食品業界システム導入事例：業務用生中華麺製造卸売｜株式会社瑞穂食品工業様　システム導入事例

取引先ごとの注文条件を加味した、EC受注を実現
取引先の発注漏れやミスを防ぎ、自社ともにストレスフリーに

導入の背景

全国のラーメン店から、ランチ営業後に集中する電話・FAX注文対応が煩雑に

「麺屋棣鄂（めんやていがく）」の屋号で知られ、京都で中華麺を製造する瑞穂食品工業。“オーダーメイド麺”を強みに全国のラーメン店を顧客に持ち、その名は業界のみならず、一般のラーメンファンにまで浸透。背景には、ラーメン店のこだわりに徹底的に応える、多品種少量生産というスタイルがある。取引先は、2022年9月時点で全国に約700店、麺の品目数は約250アイテムにのぼる。

業務上課題だったのは、取引先からの注文を電話やFAXで受けており、受注対応が煩雑になっていたことだ。ラーメン店からの注文はランチ営業後に集中しやすく、電話対応が重なってしまう。さらに、取引先ごとに異なる注文条件を記憶したうえでの対応が必要で、対応者の経験に依存していた。

導入の決め手

同業他社からの紹介で、BtoB ECと販売管理システムの一括導入を決定

そこで、先にアイルのBtoB EC「アラジンEC」を利用していた、同業の「山栄フーズ社」に相談。アイルを紹介され、同業の導入実績に安心感のあった「アラジンEC」の導入を決定。

さらに、当時利用していた市販の販売管理システムを、アイルの販売管理システム「アラジンオフィス for foods」に入れ替えることも決意。販売管理システムとBtoB ECは連携が必須になる。アイル1社から両システムを導入することで、システム同士がよりスムーズに連携できることや、トータルサポートによる安心感が決め手になった。

導入の効果

複雑な重量計算や、取引先ごとの注文条件を加味した受注がシステム化され、属人化を解消

2021年10月、両システムが本稼働した。取引先には、近いエリアから徐々にEC経由での注文を案内し、稼働から9か月時点で約2割の取引先がECで注文している。伸びしろは大きいが、すでに負荷軽減を実感しているという。
1つは、重量計算が自動化されたことにある。配送業者は一度の配送に重量制限があるため、同社はそのルールに基づき、取引先ごとに注文可能な重量を設定している。麺の種類によって1玉のグラム数が異なるなか、以前は電話やFAXで受けた注文内容を同社で計算し、重量が合わないと取引先に修正依頼の連絡を入れていた。現在は、取引先ごとの注文条件をシステムに登録し、重量計算を自動化。取引先が注文画面で注文可能数を確認できる。

営業部の辻氏は、「このシステム化は苦労したところですが、その甲斐あって、人の経験に頼らず正確に注文を受けられるようになりました」と話す。
自動化されたのは重量のみならず、配送方法の選択や、最短発送日、自社配送分の注文最低ロット数など、条件が複雑でこれまで人が考えていた内容は全てシステムに登録。ルール上不可能な取引先の要望は、注文画面で選択できないよう自動制御されるため、確認や修正の連絡が不要になった。

総務部の相河氏は、「取引先さまのエリアによって配達可能日が異なり、エリアによって自社配送にするか配送業者を利用するかが異なるなど、細かい配送ルールが多くあります。今まで新人スタッフは全て覚える必要がありましたが、現在は取引先の情報によってシステムが判断してくれるので、属人化が解消されました」と話す。

取引先の発注漏れやミスを防止でき、自社・取引先ともにストレスフリーに

受注業務がFAX・電話からECに置き換えられたことで、相河氏は「何よりも、入力ミスがゼロになったことが嬉しいですね。取引先さまが入力された注文内容がそのまま売上伝票に反映されるので、我々はワンクリックで済みます。以前は私を含む4名が受注担当でしたが、私が抜けられるようになり、マネジメント業務に専念できています」と話す。

辻氏は、「取引先さまにとっても利便性が高いと思います。電話回線が埋まって注文できず、そのまま発注を忘れてしまうということも防げますし、取引先さま側で注文履歴を確認できるので、発注ミスも防げます。当社側も、EC画面で締め時間を過ぎた注文を制御できるようになり、取引先さまとともにストレスフリーになったと思います。でも、システム化したからといって杓子定規にはならないよう、取引先さま視点での柔軟な対応は心がけていますね」と語った。

「アラジンオフィス」への入れ替えで、取引先ごとの柔軟な対応を自動化

販売管理システムを「アラジンオフィス for foods」に入れ替えたことも、日々の細かい業務効率化につながっている。
「現金売上リストを出力できるので、配達員が持ち帰ってくる集金金額との突き合わせがしやすくなりました。未回収リスクが削減されています」と相河氏。
さらに、システム上で帳票の軽微な変更を利用者側でできる機能を利用し、納品書と領収書を一括で出力できるよう設定している同社。
辻氏は、「領収書の出力を自動化できたのは、かなり便利です。今までは、朝6時から伝票入力し、7時の出荷までに間に合わせる必要があり苦労していました。複写印刷のコスト削減にもなっています」と話す。

また、納品書に単価を印字しないでほしいという取引先の要望や、取引先により商品名が異なる場合の明細表示にも対応できるようカスタマイズ。これまで人の手で対応していたことをシステム化し、工数を掛けず正確に取引先ごとの柔軟な対応を実現した。

今後の展望

販売管理システムとBtoB EC、ハード機器までアイルが問い合わせ窓口に
営業のヒアリング力と、エンジニアの具現化力を評価

アイルのアフターサポートについては、「2つのシステムと、パソコンやサーバなどハード機器も全て、アイルさんに問い合わせられるのは心強いですね。急に配線の接触不良でサーバダウンしてしまったときも、すぐに対応してもらえました。サポートフリーダイヤルが土曜日も営業してくれていることも助かります」（相河氏）と評価する。

辻氏は、「導入決定後の打ち合わせで感じたのは、アイルさんの営業担当者のヒアリング力と、エンジニアの要望を形にする能力の高さですね。営業の方もシステム知識が深いので話が早く、後々“言った・言わない”のトラブルが起こらないよう、随所で共通認識を持たせながら進めてくれました。システムに詳しくない我々にも納得がいくよう機能の可否を説明してくれ、要望の実現が難しい場合も、“こうすればできる”と代替案をくれたのもありがたかったです。今後も導入時には予想できなかった事象が起こることもあるかもしれませんが、その都度カスタマイズを追加していけるのがありがたいと感じています」と語った。

麺業界のなかでも、中華麺は店主やファンのこだわりが色濃く、“オーダーメイド麺”はニーズにマッチしているという。
知見社長は、「当社は、横のつながりが強いラーメン店さんの口コミで広がってきました。これまで納得がいく麺と出会えなかったラーメン店さんの、最後の駆け込み寺のような存在でありたいという思いが原点にあり、“自家製麺代行”の意識で取り組んできました。今後も製麺業界のリーディングカンパニーとしてラーメン店さんに寄り添いながら、業務管理体制もブラッシュアップしていければと思います。その第1弾が、アイルさんのシステム導入でした。引き続き業務効率化と取引先さまへのサービスレベル向上を目指していきたいですね」と語る。

今後も同社は、ラーメン店に寄り添う職人技術と、その裏側を支えるIT活用の両輪で、業界を率いる存在を目指し続ける。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。

2022年9月8日/食品産業新聞にて掲載・2022年10月1日/月刊麺業界にて掲載