在庫管理とは?重要性とメリットについて

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在庫管理

在庫管理の基本について。在庫管理をするにあたって、押さえておきたいポイントや、各在庫管理方法の特徴やメリット・デメリットについてご紹介します。

在庫管理について

在庫管理について

在庫とは?

在庫とは、素材(原材料)・仕掛品・製品(商品)など、企業や団体、組織が所有している流動的な資産を指します。
業種によって在庫の種類が異なり、小売業の在庫の場合は商品を販売するために仕入れたもののうち、店舗やネットショップなどの店頭には並べず、バックヤードと呼ばれる自社の倉庫などの場所に保管しているものを指します。製造業の在庫は、素材(部品や原材料)、仕掛品、完成品など主に3種類に分類され、商品によってはそれぞれの在庫管理方法も異なる場合があります。

在庫管理とは?

在庫管理とは、状況に合わせて商品(製品)の在庫品の数量を適切になるように管理することを指し、企業にとって重要な要素の一つです。在庫管理をすることによって、実店舗やECサイト・ネットショップなどにおける店舗や倉庫での商品(製品)の在庫切れが起こるリスクや、逆に大量の在庫を抱えてしまうことによる多額の出費を防ぐことができます。適切な在庫管理を行わないと機会損失がうまれる恐れや、逆に無駄なコストや時間を費やすことになってしまうので、自社に合った適切な在庫管理を行うことが重要になります。

在庫管理の重要性

正確な在庫管理が行えていないと、企業にとっての利益や経営状況にも影響を及ぼす恐れがあります。
在庫管理を人力で行うにはどうしても限界があります。Excelや無料ソフトを使用して在庫管理を行うこともできますが、商品(製品)の種類や点数が多かったり、企業によって在庫管理の方法が異なる場合もあるため、多かれ少なかれ課題が出てきてしまったり、本来はもっと利益を見込めるはずだったのに…といった機会損失が発生するリスクにも繋がりかねません。そのため、正確な在庫管理を実現し、業務を効率化するために、在庫管理システムやハンディターミナルなどのシステム(ソフト)やツールなどを利用することが一般的に多くなってきました。在庫管理システムが導入できていない企業、もしくは現状使用している在庫管理ソフト・在庫管理システムに課題や不満がある場合、現状の課題を洗い出し、予算との兼ね合いも考えながら自社に合った在庫管理システムを比較・検討していくことが重要です。

在庫管理の基本

在庫管理を行うにはさまざまな方法があります。Excelを使って在庫管理を行ったり、市販の在庫管理ソフトを購入したり、自社の業務内容に合わせてカスタマイズした在庫管理システムを導入したり、など。どの方法においてもメリット・デメリットがありますが、適切な在庫管理を行うために、適切な在庫管理を行うためにどの方法が自社の運用に合っているのか、見極めることが大切です。リアルタイムに適切な在庫管理を行うことで、定期的に発生する棚卸業務においても必ず役立ちます。

  • Excelでの在庫管理
  • 市販ソフトでの在庫管理
  • 在庫管理システムでの在庫管理

在庫管理の目的

在庫の過不足によって企業の資金は大きく変動します。在庫を抱え過ぎてもコストがかかり、在庫が不足しても機会損失へと繋がってくるため、バランスを見て適切な在庫管理を行うことが必要不可欠です。卸売・小売業では商品(製品)数を数えれば把握することができますが、製造業では製品を製造するため、「部品」「原料・材料」や「半製品」といった在庫もでてきます。在庫管理は業種や業態によって種類も異なり、商品(製品)や業務フローによって管理方法も変わってくるため、企業に合わせた在庫管理をする必要があります。

企業にとって適切な在庫管理をするために必要なことはいくつかありますが、例えばさまざまなシステムやツールと連携が可能な在庫管理システムを導入することがあげられます。
例えば、在庫管理システムとバーコードを活用したハンディターミナルとの連携についてあげると、単純な在庫管理だけでなく、棚卸管理・入出荷検品管理・入出庫管理など、より精度の高い在庫管理を行うことが可能になります。バーコードをハンディターミナルで読み取り、データを在庫管理システムに取り込み連携させることで、在庫データに反映することが可能となり、より手軽に業務効率化を実現できます。
その他にも、WMS(倉庫管理システム)との連携もあげられます。倉庫管理システムとは、商品における入出庫管理や在庫管理のほか、入荷、検品、ピッキング、梱包、出荷など、倉庫内での一連の作業を管理するシステムです。WMSの導入で、在庫管理システムの導入のみでは補えない倉庫での管理を行うことができます。WMSと在庫管理システムを連携することによって、物流だけでなく各業界に合わせた倉庫業務の管理を実現できます。
在庫管理システムの中には、このように適切な在庫管理を実現するために、より便利になるツールやシステムとの連携が標準でできるものもありますので、複数の在庫管理システムを比較検討する際にはこのような観点から探すことも必要です。

また、多くの企業でよく耳にするのは、在庫管理業務が「属人化」されているということです。特に複雑な在庫管理が必要な業界・業種によく多くみられます。企業にとって、在庫管理業務のスペシャリストがいることはメリットになるかもしれませんが、すべてが属人化してしまうと、何かトラブルなどがあった際に在庫管理業務はもちろん、その他の業務も停滞してしまう恐れがでてきます。そうならないために、企業全体もしくは部署・チーム単位で在庫管理業務のやり方をルール化し、そのルールを現場に徹底させることが大切です。

在庫管理の課題と解決法

在庫管理業務では、業界や業種・業態、また各企業によってそれぞれ課題がある場合が多いです。在庫管理をする方法(手書き、Excel、市販ソフト、在庫管理パッケージシステム、ERPなど)によってその課題解決方法は異なりますし、管理方法によっては課題が解決できないこともあります。
課題内容の一例を挙げると、「セット品やロット品(同一商品の別原価)の在庫管理を行いたい」「物流在庫と資産在庫の把握ができていない」「未来の在庫数(予定在庫)の管理を行いたい」「在庫管理の精度を上げたい」「過剰在庫(余剰在庫)がある」「預り在庫の管理がしたい」「在庫データと実際の在庫数にズレが生じている」など。企業によって業界・業種・業態も違えば、取り扱っている商品・製品ももちろん異なってくるので、それぞれに合わせた課題は必ず出てきます。

ここでは、在庫管理システムを利用した課題解決方法を一部紹介します。

セット品やロット品(同一商品の別原価)の在庫管理を行いたい

在庫管理システムにて、一商品(製品)に対して構成品の登録をすることができるので、商品に紐づいた構成品の在庫管理が可能。

物流在庫と資産在庫の把握ができていない

在庫管理システムにて、資産在庫・物流在庫どちらも把握することが可能。積送中の在庫も資産として在庫管理ができ、積送中の商品の一覧出力も可能。

未来の在庫数(予定在庫)の管理を行いたい

在庫管理システムにて、発注残・受注残を加味した管理を行うことが可能。在庫不足をなくすことができます。

在庫管理の精度を上げたい

在庫管理システムにて、不動在庫、過剰在庫、適正在庫割れ・発注点割れなどの管理を行うことが可能。

預り在庫の管理がしたい

在庫管理システムにて、預り在庫を設定し管理することが可能。

複数拠点や箇所にまたがる在庫管理を行いたい

在庫管理システムにて、倉庫別、エリア別、拠点別、棚番別など、複数箇所での在庫管理が可能。

在庫不足を起こさないように計画的在庫管理を行いたい

在庫管理システムにて、倉庫別・商品別に適正在庫や発注点を設定することが可能。その際にリードタイムの設定をすることで、より精度の高い在庫管理を実現可能。また、発注点割れや適正在庫割れ一覧から発注処理を行うことが可能。

在庫確保をしたい

在庫管理システムにて、確保在庫はもちろん、現在庫から確保在庫を除いた有効在庫数の管理が可能。

<ファッション業界>

委託先の在庫管理を行いたい

在庫管理システムにて、出荷した時点で在庫・売上(移動)データが更新されるため、正確な在庫管理が可能。在庫を各得意先・店舗に自動で振分けし、倉庫に対しての出荷指示を行うことができます。

出荷業務や在庫管理における倉庫との連携をスムーズにしたい

在庫管理システムにて、本部の在庫管理ができることはもちろん、委託店舗ごとの在庫管理、売上管理が可能。滞留在庫・客注時に各場所の売上・在庫状況を確認し、移動をかけることが可能。委託先の在庫が可視化できることで、機会損失を減らすことができます。

店舗から本部への報告業務を効率化したい

店舗で接客時に随時入力することによって、内容がリアルタイムに在庫管理システムのデータへ反映されるため、二度手間で報告資料を作成することがなくなります。

その他にも、紳士服卸・小売の「売上をたて納品書をベースにピッキングを行っていたが、入力時に設定した売上日まで在庫が落ちないため、他の得意先から注文が入った場合売上目前であれば在庫があると思い、注文を受けていた」という企業。こちらはシステム導入により、出荷指示をした段階でフリー在庫数をマイナスにすることができるため、間違えて注文することがなくなり、さらにハンディターミナルを連携したことによってその倍で間違いに気づくことができました。在庫データを引き落とすのは出荷確定時になりました。ハンディ検品機能も含めて、在庫管理システムを導入したことによって、より在庫精度が高くなり効率化に繋がりました。

<食品業界>

不定貫商品の在庫を重量と数量で見れるようにしたい

在庫管理システムにて、商品ごとに不定貫管理設定が可能。不定貫商品に関しては数量・重量を独立して入力することができるため、在庫もそれぞれの値で管理することが可能。

ハンディターミナルを活用して出荷業務を行いたい

ハンディターミナルと在庫管理システムを連携することで、出荷の検品を行うことが可能。これにより棚卸業務も効率化ができます。製造・加工が入る業務の場合でも、出来高の登録時に製品へのロット採番と使用原料のロット引き当てが可能なため、追跡を行うことが可能です。

委託倉庫とのデータ連携を図りたい

在庫管理システムにて、受注(売上)データを倉庫側の所定のフォーマットで送り、倉庫側ではそのデータを受け取って出荷作業を行うことが可能。出荷のみならず、倉庫側で入庫したデータを受け取ることで仕入処理が自動化されたり、棚卸データを受け取ることなども可能です。

週間単位での未来の在庫を把握したい

在庫管理システムの「週間在庫問合せ」機能にて実現可能。指定した日付から先1週間の在庫の発注残・受注残を加味した形で表示できます。そのため未来在庫管理が可能となり、在庫不足をなくし機会損失を減らすことが可能です。

その他にも、総合食品卸業の企業では、「在庫切れを起こし注文を受けられず、得意先に迷惑をかけていた」という課題を持っていましたが、在庫管理システムを導入することによって売上計上・仕入計上・発注計上にて入力したデータを指定した日付から1週間単位で1日ごとの在庫を確認できるようになり、「いつどれだけ出荷するのか、入荷したのか?また、入荷予定があるのか?」を予測することが可能になり、「注文を控えるのか?それとも積極的に注文をとりにいけるのか?」などの判断を的確に行えるようになりました。過剰在庫をなくすことができ、不良在庫を抑えることにも繋がったといいます。

業界別や、よく聞く課題としていくつか課題例を挙げましたが、上記はあくまでも一例にすぎません。商品・製品の在庫を持っている企業では、何かしら在庫管理業務において課題を持っていることが多いため、課題に合わせて在庫管理を行う方法(手書き、Excel、市販ソフト、在庫管理パッケージシステム、ERPなど)を探すことが大切です。

在庫管理システムの活用

在庫管理システムは、在庫の過不足をなくすために在庫情報や入出庫情報などを入力し、正確な情報を把握・管理するためのシステムです。
在庫管理をする商品(製品)数が多い、在庫管理をする人数が複数人存在し、各在庫情報の共有がうまくできていない、といったお悩みも在庫管理システムを活用することで解決できます。各業種・業態の商習慣にのっとった企業ごとの業務フローに合わせて、適切な在庫管理を確実に行うことで、棚卸業務などをはじめとしたあらゆる業務の効率化に繋がります。

正しい在庫管理方法

どの商品(製品)が、どの場所に、どれくらいの量で、どんな状態で企業の在庫として存在しているのか。企業に合わせた適切な在庫管理を行うには、企業ごとのルールを徹底させなければなりません。そのためにはマニュアルを作成し、整理・整頓することが必要になってきます。せっかくコストを投じて在庫管理ソフト・在庫管理システムを導入したとしても、実際に使用する現場の人々が使いこなせていなければ導入した意味がありません。各々が独自のやり方で在庫管理を行ってしまっては、企業としての正確な資産情報が分からなくなってしまいます。まずは現在の状況を把握した上で、適切な在庫管理を実現するためには何が必要なのかを見極めることが大切です。

在庫管理システムには複数種類があり、量販店で入手可能な在庫管理ソフトにはあらかじめ作成されている附属のマニュアルが存在する場合があります。その場合は、在庫管理業務の担当者がそのマニュアルを確認することで、属人化することなく社内の在庫管理業務をスムーズに行うことができるでしょう。
在庫管理機能が含まれる大手向けのERPや、在庫管理機能を含めたフルスクラッチの基幹システムにもそれぞれマニュアルが存在する場合がありますので、まずは確認してみることをお勧めします。ただ、特殊な業界や業務を行っている企業では標準の在庫管理パッケージシステムの機能では補えないため、独自でカスタマイズをして必要な機能を追加している場合もあります。その場合は業務内容や課題内容に合わせて、各企業にて在庫管理業務のための独自のマニュアルを作成する必要があります。在庫管理の工程には、入荷・検品、出荷管理、セット品管理、入出庫管理などが存在し、企業によってこの工程も異なります。各工程においてルールや基準を細かく策定し、在庫管理の作業を行う人全員がマニュアルを確認することで、確実な在庫管理を実現できます。

また、四半期や半期、1年ごとなど、各企業のタイミングに合わせて棚卸作業を行うことも在庫管理を適切に行うためのポイントの一つとなります。棚卸作業を適切なタイミングで行うことによって、企業としての資産内容を把握することができます。正確な棚卸業務・在庫管理を実現することによって棚卸資産を把握できれば、商品(製品)の売上や原価、利益などの各数字が見えてくるため、経営戦略にも繋がってきます。少量であれば目視で確認したり、実際に手を動かして在庫数を確認したりすることで棚卸作業を行うことができますが、作業時間が増え人件費がかさんだり、数え間違いや記入ミスなどの人的ミスが頻発したりと効率的ではありません。そのため、正確な棚卸業務を行うには在庫管理システムやシステム連携のしやすいハンディターミナルを積極的に活用することで正しい棚卸業務を行うことができ、適切な在庫管理、業務効率化へと繋がります。

在庫管理システムについて

在庫管理システムについて

在庫管理システムの種類

「在庫管理システム」と一口に言っても、在庫管理システムにはさまざまな種類が存在します。
家電量販店で手に入れることのできる、市販の在庫管理ソフトから、大手向けの在庫管理パッケージなど。
市販の在庫管理ソフトはシンプルなものが多く、機能は最小限で決められた機能構成となっていますが、低コストで比較的導入がしやすいといえます。
大手向け在庫管理パッケージは、標準機能が多く高機能ではありますが、市販の在庫管理ソフトと比較するとコストが高く、機能が多すぎるため逆に全てを活用しきれないといったケースも考えられます。
また、在庫管理システムの中でもクラウド型、パッケージ型、オンプレミス型など、導入形態も異なります。利便性を重視するのか、コストを重視するのか、在庫管理システムを導入する際には各企業によって重視する項目も異なってくるかと思いますが、どのシステムを選んでもメリット・デメリットがあるので、慎重に選ぶことが大切です。

在庫管理システム導入のメリット

在庫管理をする必要のある商品が増え、規模が大きくなるにつれExcelでの管理には限界があります。
属人化していたり、アナログになってしまっていた部分をシステム化することによって、作業時間の短縮、業務効率化につながります。
在庫管理をするためには、倉庫費や保管費、配送費、人件費など多くの費用がかかります。そういった在庫管理をするための費用=在庫管理費は、在庫金額の15~25%くらいになるといわれていますが、在庫管理システムを導入することによってそのようなコストを削減することにもつながります。
例えば棚卸作業をする際、在庫管理システムとハンディターミナルを連携・活用することによってバーコードを読み取るだけで見間違いや書き間違い、入力間違いなど、人的ミスをなくすことができます。現在の在庫数・在庫状況を把握できるだけでなく、出荷状況も把握することができるため、リアルタイムに在庫状況を可視化することが可能になり、適正な在庫を把握することができます。
さらには、近年本格的に進められている「働き方改革」により労働時間や働き方を見直す企業が増えてきましたが、生産性向上は今後の働き方を変えていくために非常な重要なポイントになってきます。企業の中で「在庫管理」を確実なものにすることで、生産性が向上します。
商品を長期間保管していると、在庫管理がきちんとできていない商品は品質が劣化してくる恐れがあります。商品の在庫管理をすることは品質管理、つまり商品の品質を安定させることにも繋がります。特に食品業界など、消費期限がある商品などの品質管理は必須になってきますので、片方ずつの管理ではなく総合的に管理することが重要です。
また、企業として抱えている商品の在庫管理を的確に行うことにより、本来その企業が抱えるべき在庫数=適正在庫の把握が可能になります。適正在庫の把握ができていないと、余剰在庫が増えます。余剰在庫は、在庫管理がうまくできていない企業が「現在の商品の在庫数が分からないので多めにあった方が良い」というような考え方から生まれます。在庫管理を行い、企業が在庫数を正確に把握することにより余剰在庫を削減することに繋がるので、結果として機会損失を防ぐことが可能になります。
在庫管理システムを選定する際には、機能やコスト面だけでなく、自社に合った運用ができるのか、どのような活用事例や導入事例があるのかなども事前に確認しておくと、導入後のイメージも湧きやすいでしょう。

まとめ

このように卸売・小売・製造業のどの企業においても、在庫管理を怠ってしまうとコストが無駄にかかってしまったり機会損失に直接つながってきてしまうため、必要不可欠なものになります。商品・製品が多くなったり従業員規模が大きくなったりと、企業規模が大きくなるにつれてより正確性のある在庫管理が必須となってくるため、Excelのみでの在庫管理には限界がきてしまい、各企業に合わせた在庫管理ソフト・在庫管理システムを導入することが重要です。
自社に合わせた在庫管理ソフト・在庫管理システムを導入することによって、コスト削減や作業時間の短縮、業務効率化につながり、生産性が向上しますので、妥協することなく慎重に在庫管理ソフト・在庫管理システムを選びましょう。

在庫管理に最適なアラジンオフィスの「在庫管理システム」

在庫管理システム「アラジンオフィス」は、適正在庫の把握が可能で余剰在庫を削減でき、企業にとってあってはならない機会損失を防ぐことができます。さらに、未来在庫の管理を行うことにより、有効在庫数を把握することが可能。在庫管理に欠かせない棚卸業務もスピーディかつ正確に行うことが可能です。また、在庫管理システム「アラジンオフィス」は5,000社以上を超える豊富な導入実績があり、卸売・小売・製造業など、多くの業種・業態のお客様にご活用いただいております。
お客様の状況をヒアリングさせていただき、各企業様に合わせた柔軟なカスタマイズが可能なため、在庫管理を確実なものにし業務効率化を実現します。

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導入実績5000社、お客様の声から生まれた「アラジンオフィス」は、「高性能」「柔軟性」「コストパフォーマンス」に優れた販売管理・在庫管理パッケージシステムです。アパレル・ファッション業、食品業界、医療業界、鉄鋼・非鉄金属業、ねじ(金属・部品)業をはじめとする各業界特有の商習慣に対応しており、ユーザーリピート率は98.3%。

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在庫管理の基本について│販売管理在庫管理生産管理システムのアラジンオフィス
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