販売管理システム（ソフト）

販売管理システムについて

販売管理システムとは、見積業務や受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、販売業務の一連の流れを管理し、業務を効率化するためのシステムです。

販売管理ソフト

販売管理とは

販売とは、商品を顧客に売る活動のことを指します。販売管理と一口にいっても、業務内容は見積業務、受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、多岐に渡ります。販売管理は、業界・業種を問わず行わなければならない、商品を販売するまでの業務にかかわる一連の流れの管理のことを指します。「商品」というと衣類や食品などの有形商材をイメージする方が多いかもしれませんが、サービスや情報などの無形商材も、もちろん販売管理が必要です。

販売管理は企業活動において、重要な業務の一つです。販売管理は、営業部門、製造部門、販売・購買部門だけでなく、経理管理部門や物流部門、マーケティング部門など、企業におけるさまざまな部門と繋がっており、企業において核となる業務となります。この販売管理業務が正しく行われていないと、企業活動が成り立ちません。
そのため、業務に合わせた販売管理を行うことは、企業において必要不可欠なものなります。一つの商品を販売するまでに、各業務・各部門が連携して業務を進めなければならないため、正確な販売管理を行うことが求められます。

各企業に合わせた適切な販売管理を行うことで、各フェーズにおける管理をしっかりと無駄なく行うだけでなく、業務効率化や利益率の向上、人件費・残業時間の削減、さらに近年ではテレワークや在宅勤務など、働き方改革の後押しにも繋がります。

販売管理業務は、一連の流れをそれぞれ理解・把握した上で管理を行い、連携しなくなくてはならないため、ミスが増えたり、煩雑になるケースも少なくありません。
販売管理を行う方法は複数ありますが、上記のような課題を解決するために、販売管理ソフトや販売管理システムを導入するなど、販売管理業務のシステム化を進める企業が増えてきています。各業界・業種・業態、各企業の課題解決やビジネス戦略に合わせることができ、業界特有の商習慣などにも対応している販売管理システムをきちんと見極めることが大切です。

販売管理システムのメリット

販売管理システムを導入する最大のメリットは「業務効率化」です。業務時間の短縮や、業務の精度向上など、業務効率化が実現すれば生産性向上へ繋がり、結果的に企業全体のコストカットに繋がります。
販売管理業務の中には、見積業務、受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、多くの業務が含まれます。これらの管理内容すべてに専任担当者を設け、人の手で管理を行うには相当な労力と時間が必要になります。また、人の手での作業となると、どうしてもミスが発生する可能性が出てきます。その点、販売管理業務をすべてまとめてシステム化することができれば、人為的ミスを防ぐだけでなく業務時間も短縮できます。

また、販売管理システムでは各業務をデータ化することができるため、一連の流れをまとめて管理することができたり、データ処理を素早く行うことが可能です。各業務をデータ化することができれば、例えば複数拠点がある場合でも各業務データ情報を可視化することができるようになるため、企業全体・グループ全体での販売管理業務の情報共有が可能です。販売管理システムは販売業務のフローを標準機能としてパッケージ化しているものも多いので、それぞれの業務を紐づけて管理することができます。また、商品の販売データを分析したり、レポートを作成する機能がついているものもあり、経営戦略・ビジネス戦略にも役立ちます。特に最近では、「働き方改革」の一環として、在宅勤務やテレワークを導入する企業も増えてきていますが、販売管理システムを導入し業務効率化を実現できれば、働き方改革の取り組みの一つにもなります。実際に販売管理システムを導入した企業からは「集計作業がスピーディーになった」「データ分析の時間が短縮できた」「本社と工場の情報を一元管理することができるようになった」「手作業・煩雑だった業務をシステム化できた」「業務負荷を大幅削減できた」「残業時間が1/6になった」「業務スピードとサービスが向上した」など、販売管理業務をシステム化したことによって、多くのメリットがあったという意見が多数見受けられます。
販売管理システムには多くの種類がありますので、自社に合った販売管理システムを見極め、導入することが大切です。

販売管理システム（ソフト）の比較ポイント

販売管理システムにはたくさんの種類があります。業界・業種・業態に特化した販売管理システム・パッケージもあれば、それぞれの企業規模・売上規模に合わせた販売管理システムもあります。価格帯は家電量販店などで手に入れることのできる比較的安価なものもあれば、大企業が多数導入しているERPシステム（基幹業務システム。生産管理・販売管理・購買管理・在庫管理・人事会計管理など、多数の機能が統合されているパッケージシステム）と呼ばれる高価なシステムもあり、導入形態もインターネット環境があれば利用できるクラウド型、カスタマイズが柔軟なオンプレミス型、費用を抑えて導入できるパッケージ型、自社業務に合わせたスクラッチ型など、組み合わせもさまざまですので、その種類をあげると枚挙にいとまがありません。

販売管理システムの導入を検討する際は、それぞれの企業での選定ポイントが重要になってきます。企業によって重要視するポイントはそれぞれ異なると思いますが、基本的に押さえておきたいポイントは、「予算に合うか」「機能内容が自社に合っているか」「柔軟なカスタマイズができるか」「（ハンディーターミナルなど）各種システム連携が可能か」「業種・業態・業界に特化したシステムか」「企業規模に合っているか」「導入後のサポート体制がしっかりしているか」「自社に合った提案をしてくれるか」「クラウドやオンプレミスなど導入形態に合っているか」「使い勝手が良いか」などがあげられます。
例えば機能面では、自社に必要な機能を洗い出す必要があります。現状、自社で抱えている業務課題は何なのか？というところを明確にすることが大切です。安価な販売管理システム（販売管理ソフト）は、シンプルで一般的な販売管理を行える機能構成となっているものが多いですが、業務に合わせづらくカスタマイズなしでは運用できないケースが多いです。反面、大手向けのERPパッケージはコストも高く標準機能が多いものの、すべてを活用しきれず自社に合わせたカスタマイズをしようと思っても追加費用が高く融通が利かない、という声も耳にします。 ここでは3つのポイントに絞って、比較ポイントをご紹介します。

課題に適した機能があるか

販売管理業務の中でも、各企業によって課題に感じる部分は異なります。請求業務に課題を持っている企業、在庫管理に課題を持っている企業、売上管理に課題を持っている企業など、課題はさまざまです。「販売管理システム」と呼ぶものであれば、販売管理業務を一通り網羅している機能が入っていますが、販売管理システムを導入する前に、自社の課題に合わせた課題を解決できるイメージを持てる販売管理システムを導入することが必要となってきます。もし複数の販売管理システムと比較検討する際は、このようなポイントを判断軸の一つとして持っておくことが大切です。

機能が自社に合っているか、柔軟なカスタマイズができるか

販売管理システムを導入しても、自社の業務に合った機能が入っていなければ、例えば別でさらにシステムを導入する必要があったり、Excelで管理する必要があったりと、二度手間になってしまうという事態が起こりかねません。そういったリスクを回避するために、導入する前に販売管理パッケージの基本機能を把握し、もしパッケージだけではどうしても自社業務をカバーしきれないということであれば、自社業務に合わせたカスタマイズができるかどうかを確認する必要があります。システムを開発している企業によって、カスタマイズが得意なところもあるので、販売管理システムを導入する前にこちらのポイントも確認しておきましょう。

業界・業種・業態に特化したシステムか

販売管理システムを選定する際に、業界・業種・業態に特化しているシステムかどうかということはとても重要なポイントになります。なぜなら、業界・業種・業態によって業務内容が異なるため、それに合わせた販売管理が必要になってくるためです。
例えばファッション業界であれば、カラー・サイズ（SKU）管理が必要になってきたり、食品業界では賞味期限や軽減税率の管理が必要になってきます。業態でも製造、卸、小売、サービス、工事など多岐に渡ります。それぞれに特化した販売管理システムを選択することで、コストや工数を削減することに繋がります。

ここでは一例を記載しましたが、実際に販売管理システムを導入検討する際は、どのポイントを重要視するかによって候補となるシステムも変わってきますので、まずは自社の課題をしっかりと分析・把握したうえで、情報収集をすることをお勧めします。

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