販売管理システム（ソフト）

販売管理システムとは

販売管理システムとは、見積業務や受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、販売業務の一連の流れを管理し、業務を効率化するためのシステムです。

アラジンオフィスの販売管理ソフト

販売管理とは

販売とは、商品を顧客に売る活動のことを指します。販売管理と一口にいっても、業務内容は見積業務、受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、多岐に渡ります。販売管理は、業界・業種を問わず行わなければならない、商品を販売するまでの業務にかかわる一連の流れの管理のことを指します。「商品」というと衣類や食品などの有形商材をイメージする方が多いかもしれませんが、サービスや情報などの無形商材も、もちろん販売管理が必要です。

販売管理システムの種類

小規模向け販売管理システム

このタイプの販売管理システムは、システムにあまり費用感をかけられない企業など、小規模向けの販売管理システムです。家電量販店などで安価に手に入れることができるシステムや、初期費用が無料のシステムなど、比較的短納期・低コストで導入できますが、機能は最小限でシンプルな構成となっていることが多いです。

特定の業種向け販売管理システム

この販売管理システムは、各業界・業種・業態の商習慣に合わせて機能が備わっているシステムです。例えばファッション業界であればSKU管理、食品業界であれば賞味期限管理など、各業界によって必要な機能が異なりますが、特定の業種向け販売管理システムはその機能がパッケージ化されていることが特徴です。

汎用型の販売管理システム

この販売管理システムは、業種や業態などに関係なく、幅広い業務に対応することができる汎用的なシステムです。業務内容に合わせて、必要な項目を自由に組み合わせることができるので、より自社に合わせた業務管理が可能な販売管理システムとなります。

販売管理システムのメリット

業務効率化

販売管理システムを導入する最大のメリットは「業務効率化」です。業務時間の短縮や、業務の精度向上など、業務効率化が実現すれば生産性向上へ繋がり、結果的に企業全体のコストカットに繋がります。
販売管理業務の中には、見積業務、受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、多くの業務が含まれます。これらの管理内容すべてに専任担当者を設け、人の手で管理を行うには相当な労力と時間が必要になります。また、人の手での作業となると、どうしてもミスが発生する可能性が出てきます。その点、販売管理業務をすべてまとめてシステム化することができれば、人為的ミスを防ぐだけでなく業務時間も短縮できます。

情報の一元化・可視化

販売管理システムでは各業務をデータ化することができるため、一連の流れをまとめて管理することができたり、データ処理を素早く行うことが可能です。各業務をデータ化することができれば、例えば複数拠点がある場合でも各業務データ情報を可視化することができるようになるため、企業全体・グループ全体での販売管理業務の情報共有が可能です。販売管理システムは販売業務のフローを標準機能としてパッケージ化しているものも多いので、それぞれの業務を紐づけて管理することができます。

売上・購買データの有効活用

販売管理システムの機能の一つとして、商品の販売・購買データを分析したり、レポートを作成する機能がついているものもあり、経営戦略・ビジネス戦略にも役立ちます。分析内容も、日次、月次、推移表、順位表、グラフ化機能など、販売管理システムによってできることも異なります。データをもとに、各業務の実績表や明細表を設定できれば、会議の資料作成は印刷するだけで完了、といったものもあり、レポート作成や分析にかけていた時間を短縮することもできます。
特に最近では、「働き方改革」の一環として、在宅勤務やテレワークを導入する企業も増えてきていますが、販売管理システムを導入し業務効率化を実現できれば、働き方改革の取り組みの一つにもなります。実際に販売管理システムを導入した企業からは「集計作業がスピーディーになった」「データ分析の時間が短縮できた」「本社と工場の情報を一元管理することができるようになった」「手作業・煩雑だった業務をシステム化できた」「業務負荷を大幅削減できた」「残業時間が1/6になった」「業務スピードとサービスが向上した」など、販売管理業務をシステム化したことによって、多くのメリットがあったという意見が多数見受けられます。
販売管理システムには多くの種類がありますので、自社に合った販売管理システムを見極め、導入することが大切です。

販売管理システム（ソフト）の比較ポイント

販売管理システムにはたくさんの種類があります。業界・業種・業態に特化した販売管理システム・パッケージもあれば、それぞれの企業規模・売上規模に合わせた販売管理システムもあります。価格帯は家電量販店などで手に入れることのできる比較的安価なものもあれば、大企業が多数導入しているERPシステム（基幹業務システム。生産管理・販売管理・購買管理・在庫管理・人事会計管理など、多数の機能が統合されているパッケージシステム）と呼ばれる高価なシステムもあり、導入形態もインターネット環境があれば利用できるクラウド型、カスタマイズが柔軟なオンプレミス型、費用を抑えて導入できるパッケージ型、自社業務に合わせたスクラッチ型など、組み合わせもさまざまですので、その種類をあげると枚挙にいとまがありません。

販売管理システムの導入を検討する際は、それぞれの企業での選定ポイントが重要になってきます。企業によって重要視するポイントはそれぞれ異なると思いますが、基本的に押さえておきたいポイントは、「予算に合うか」「機能内容が自社に合っているか」「柔軟なカスタマイズができるか」「（ハンディーターミナルなど）各種システム連携が可能か」「業種・業態・業界に特化したシステムか」「企業規模に合っているか」「導入後のサポート体制がしっかりしているか」「自社に合った提案をしてくれるか」「クラウドやオンプレミスなど導入形態に合っているか」「使い勝手が良いか」などがあげられます。
例えば機能面では、自社に必要な機能を洗い出す必要があります。現状、自社で抱えている業務課題は何なのか？というところを明確にすることが大切です。安価な販売管理システム（販売管理ソフト）は、シンプルで一般的な販売管理を行える機能構成となっているものが多いですが、業務に合わせづらくカスタマイズなしでは運用できないケースが多いです。反面、大手向けのERPパッケージはコストも高く標準機能が多いものの、すべてを活用しきれず自社に合わせたカスタマイズをしようと思っても追加費用が高く融通が利かない、という声も耳にします。 ここでは3つのポイントに絞って、比較ポイントをご紹介します。

課題に適した機能があるか

販売管理業務の中でも、各企業によって課題に感じる部分は異なります。請求業務に課題を持っている企業、在庫管理に課題を持っている企業、売上管理に課題を持っている企業など、課題はさまざまです。「販売管理システム」と呼ぶものであれば、販売管理業務を一通り網羅している機能が入っていますが、販売管理システムを導入する前に、自社の課題に合わせた課題を解決できるイメージを持てる販売管理システムを導入することが必要となってきます。もし複数の販売管理システムと比較検討する際は、このようなポイントを判断軸の一つとして持っておくことが大切です。

機能が自社に合っているか、柔軟なカスタマイズができるか

販売管理システムを導入しても、自社の業務に合った機能が入っていなければ、例えば別でさらにシステムを導入する必要があったり、Excelで管理する必要があったりと、二度手間になってしまうという事態が起こりかねません。そういったリスクを回避するために、導入する前に販売管理パッケージの基本機能を把握し、もしパッケージだけではどうしても自社業務をカバーしきれないということであれば、自社業務に合わせたカスタマイズができるかどうかを確認する必要があります。システムを開発している企業によって、カスタマイズが得意なところもあるので、販売管理システムを導入する前にこちらのポイントも確認しておきましょう。

業界・業種・業態に特化したシステムか

販売管理システムを選定する際に、業界・業種・業態に特化しているシステムかどうかということはとても重要なポイントになります。なぜなら、業界・業種・業態によって業務内容が異なるため、それに合わせた販売管理が必要になってくるためです。
例えばファッション業界であれば、カラー・サイズ（SKU）管理が必要になってきたり、食品業界では賞味期限や軽減税率の管理が必要になってきます。業態でも製造、卸、小売、サービス、工事など多岐に渡ります。それぞれに特化した販売管理システムを選択することで、コストや工数を削減することに繋がります。

クラウド型かオンプレミス型か

販売管理システムを導入する際、クラウド型かオンプレミス型かの選択は重要なポイントとなります。
クラウド型は、初期コストを抑えられるメリットがあります。一方のオンプレミス型は、システムを自社で管理するため、一定の初期投資が必須となります。しかしその分、セキュリティ面での安心感は高くなります。
クラウド型かオンプレミス型かは、コスト面とセキュリティニーズを見極め、自社の経営方針に沿って慎重に検討する必要があります。

ここでは一例を記載しましたが、実際に販売管理システムを導入検討する際は、どのポイントを重要視するかによって候補となるシステムも変わってきますので、まずは自社の課題をしっかりと分析・把握したうえで、情報収集をすることをお勧めします。

販売管理システムを導入したお客様の声

食品

ほぼ人の手を介することなく発注業務を行えるようになり、担当者はその分他の仕事に時間を使えるようになりました。FAXで工場に送っていた帳票も、今では工場側で販売管理システムから出力するだけで済むようになり、情報の伝達が非常に楽になっています。
営業へのデータ共有でも役立っています。『先月の実績を知りたい』『この商品の昨年対比を知りたい』などの要望に合わせてすぐにデータ抽出でき、効率が上がりました。学校や一般企業など取引先ごとにカテゴライズして集計もできるので、戦略も立てやすいです。

ファッション・アパレル

同一商品で異なるサイズを追加生産する場合、それまでは感覚的にS、M、Lのバランスを判断していました。正確な数値で売上分析ができるようになった現在は、人気がなくて売れ残ってしまっているのか、生産数が多すぎたために売れ残っているのか、といった原因を検証しながら、販売動向に合わせて適切な生産が可能になりました。今回、在庫データが可視化されたことで、店舗間で商品を融通しあって販売ロスを防ぐことも可能になりました。また、在庫消化率を見ながら、商品企画や販売計画にも反映することも簡単になっています。さらに、チャネル別の売上げもすべてシステムからわかるため、事業戦略の立案にも貢献しています。

鉄鋼・鋼材

以前までは取引先から納期や進捗の問い合わせがくると、担当者に逐一確認する必要がありました。現在は事務担当が状況を把握できるようになったので、誰でもお客さまからの問い合わせにすぐ答えられています。社内からは「自分たちで調べられることが増えた」「材料の入荷情報もリアルタイムにチェックでき、担当者と連絡が取れずお客さまをお待たせすることがない」などの声が挙がっています。
鋼材をどんなに綺麗に曲げても、それだけで評価してもらえる時代ではありません。大切なのは、注文から納品までがスムーズであること。単価を落とすのではなく、『ここまでやってもらえるなら安い』と付加価値を感じてもらうことが必要です。販売管理システムの導入が対応力の向上につながったと感じています。

販売管理システムの連携事例

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  ハンディターミナル・バーコード活用

  在庫管理における課題・お悩みをハンディターミナル、バーコードを活用することによって解決。棚卸管理・入出荷検品・入出庫管理・工程進捗管理など、煩雑だった業務を改善・効率化。人的ミスをなくし、無駄なコスト削減にもつながります。各業種・業界での豊富な連携事例もございます。

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  パッケージカスタマイズ型Web受発注システム

  得意先からの電話やFAXによる注文・問合せ対応をWeb化することで業務の手間を大幅に削減。自社営業担当（ルートセールス等）は、外出先からスマートフォンやタブレットを使って受注入力や在庫確認が可能になるため、営業活動の効率化を実現。また、顧客の利便性も向上することから、売上アップ・他社差別化のための販促ツールとしても活用できます。

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安心してシステムをご利用いただくための万全のサポート体制

• 97.9

  2023年7月末時点

  

  アイルではシステムの操作方法やトラブル時のお問合せ窓口として、コールセンターを設けております。システムの操作が分からなくなった時や不具合が生じた時などにお問合せして頂き、迅速な対応による解決を行なっております。一般的には放棄率5～10％が目標と言われている中、アイルの放棄率はわずか2.1％（2023年7月末現在）。顧客管理システムを活用し、顧客情報の社内共有を徹底して行なうことで高水準を維持しています。

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  2023年7月末時点

  

  システム入れ替えの際に、他社のシステムではなくアラジンオフィスを再度選んで頂く”ユーザーリピート率”は『98.4%』（2023年7月末現在）。システムを導入して終わりではなく、成果が出るまでしっかりとサポートを行っているからこそ、98.4%という数字へ繋がっています。これからもサービスの向上と共に、より一層のサポート体制の強化により、ユーザー様の業務効率化支援を行なっていきます。