販売管理とは?基本の解説と管理プロセスの解説

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販売管理とは?

販売管理とは。販売管理についての基本の解説と販売管理プロセスのについての解説です。販売管理の目的、販売管理業務のシステム化、メリット、システムを選ぶ際のポイントについて。

販売管理について

販売管理について

販売管理とは?

販売とは、商品を顧客に売る活動のことを指します。販売管理と一口にいっても、業務内容は見積業務、受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、多岐に渡ります。販売管理は、業界・業種を問わず行わなければならない、商品を販売するまでの業務にかかわる一連の流れの管理のことを指します。「商品」というと衣類や食品などの有形商材をイメージする方が多いかもしれませんが、サービスや情報などの無形商材も、もちろん販売管理が必要です。

販売管理は企業活動において、重要な業務の一つです。販売管理は、営業部門、製造部門、販売・購買部門だけでなく、経理管理部門や物流部門、マーケティング部門など、企業におけるさまざまな部門と繋がっており、企業において核となる業務となります。この販売管理業務が正しく行われていないと、企業活動が成り立ちません。 そのため、業務に合わせた販売管理を行うことは、企業において必要不可欠なものなります。一つの商品を販売するまでに、各業務・各部門が連携して業務を進めなければならないため、正確な販売管理を行うことが求められます。

各企業に合わせた適切な販売管理を行うことで、各フェーズにおける管理をしっかりと無駄なく行うだけでなく、業務効率化や利益率の向上、人件費・残業時間の削減、さらに近年ではテレワークや在宅勤務など、働き方改革の後押しにも繋がります。

販売管理業務は、一連の流れをそれぞれ理解・把握した上で管理を行い、連携しなくなくてはならないため、ミスが増えたり、煩雑になるケースも少なくありません。 販売管理を行う方法は複数ありますが、上記のような課題を解決するために、販売管理ソフトや販売管理システムを導入するなど、販売管理業務のシステム化を進める企業が増えてきています。各業界・業種・業態、各企業の課題解決やビジネス戦略に合わせることができ、業界特有の商習慣などにも対応している販売管理システムをきちんと見極めることが大切です。

販売管理の目的

受注から出荷管理、請求・入金管理、在庫管理など、販売業務にかかわる一連の流れを管理することを「販売管理」といいます。販売管理を行う最大の目的は、このような一連の流れを把握・分析し正確に管理を行うことで、企業活動を効率化し、企業にとって最大の利益を生み出すことです。また、業務効率化を実現することで、顧客満足度向上にもつながります。

販売管理システムについて

販売管理システムのメリット

販売管理システムを導入する最大のメリットは「業務効率化」です。業務時間の短縮や、業務の精度向上など、業務効率化が実現すれば生産性向上へ繋がり、結果的に企業全体のコストカットに繋がります。

販売管理業務の中には、見積業務、受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、多くの業務が含まれます。これらの管理内容すべてに専任担当者を設け、人の手で管理を行うには相当な労力と時間が必要になります。また、人の手での作業となると、どうしてもミスが発生する可能性が出てきます。その点、販売管理業務をすべてまとめてシステム化することができれば、人為的ミスを防ぐだけでなく業務時間も短縮できます。
また、販売管理システムでは各業務をデータ化することができるため、一連の流れをまとめて管理することができたり、データ処理を素早く行うことが可能です。各業務をデータ化することができれば、例えば複数拠点がある場合でも各業務データ情報を可視化することができるようになるため、企業全体・グループ全体での販売管理業務の情報共有が可能です。販売管理システムは販売業務のフローを標準機能としてパッケージ化しているものも多いので、それぞれの業務を紐づけて管理することができます。
また、商品の販売データを分析したり、レポートを作成する機能がついているものもあり、経営戦略・ビジネス戦略にも役立ちます。特に最近では、「働き方改革」の一環として、在宅勤務やテレワークを導入する企業も増えてきていますが、販売管理システムを導入し業務効率化を実現できれば、働き方改革の取り組みの一つにもなります。実際に販売管理システムを導入した企業からは「集計作業がスピーディーになった」「データ分析の時間が短縮できた」「本社と工場の情報を一元管理することができるようになった」「手作業・煩雑だった業務をシステム化できた」「業務負荷を大幅削減できた」「残業時間が1/6になった」「業務スピードとサービスが向上した」など、販売管理業務をシステム化したことによって、多くのメリットがあったという意見が多数見受けられます。

販売管理システムには多くの種類がありますので、自社に合った販売管理システムを見極め、導入することが大切です。

販売管理のプロセス

販売管理では、企業の資産である商品の流れの管理と、その商品の代金の流れの管理をする必要があります。販売業務を行うにあたって、まずはどのように商品を販売し、企業として利益が生まれているのか、一連のプロセスを理解しておくことが大切です。
販売管理業務に含まれる業務は複数ありますが、大枠としてとらえると「販売管理」「出荷・入荷・在庫管理」「購買管理」の3つに分類されます。

「販売管理」からみていくと、まずは見積管理からです。商品の見積をして見積書の発行、その後受注管理へ進みます。受注管理には納期管理や手配管理も含まれます。受注処理が完了すると、次は出荷処理や発注管理、売上管理へと続きます。売上管理のあとは請求管理、最終的に得意先の入金管理や回収管理などの売掛管理へと繋がっていきます。

「出荷・入荷・在庫管理」では、先ほどの受注管理を受けて出荷管理・出荷指示が必要になります。また、後ほど出てくる「購買管理」に含まれる発注管理を受けて入荷管理を行います。在庫管理では、必要に応じてハンディターミナルやバーコードなどを活用することで、さらなる業務効率化を実現することも可能になります。在庫管理では企業として過剰な在庫を抱えすぎず、機会損失に繋がりかねない在庫不足を防ぐために適正な在庫管理を行うことが大切です。在庫の中には、予定在庫(未来在庫)、資産在庫、物流在庫、倉庫別在庫、預り在庫、滞留在庫と呼ばれる在庫が存在します。商品の入出庫・棚卸管理もこちらにて行います。

最後に「購買管理」では、納期管理などを含む発注管理から始まりますが、先ほどの入荷管理・処理や、仕入管理に繋がり、支払管理、支払管理を含む買掛管理へと繋がります。

3つの大枠の管理以外では、得意先の管理、商品管理、単価管理も基本情報として必要です。
より確実な販売管理を行うために、どのフェーズにおいても、分析業務を行うと良いでしょう。担当者別・仕入先別・商品別など、さまざまな項目において細かい分析を行うことで、どの業務に力を入れるべきなのか、どこを改善すべきなのかなど、客観的な視点から業務改善を行うことができます。
業種・業態によっては、上記管理だけでは業務内容に対応しきれない場合があります。例えば、貿易業務を行っている企業では、別途輸出入管理を行う必要がでてきます。貿易・輸出入管理では、国内だけではなく国外取引も発生したりと特殊な業務内容も多いため、基本的な販売管理業務以外で細かい管理が必要となってきます。
また、製造業では、販売管理の中に生産管理・製造管理を組み込む必要があります。製造業の中でも社内製造なのか外注製造なのか、また、製造指示や工程指示、工程進捗管理など、基本の販売管理業務には含まれていない管理が必要不可欠となります。

基本の販売管理業務はどの企業も大きくは変わりませんが、業界・業種・業態によっても販売管理業務の中に追加される業務管理も出てきますので、基本を押さえたうえでどのような業務が自社にとって必要なのかを考え、洗い出すことが大切です。

販売管理にシステムついて

販売管理業務のシステム化

販売管理業務のプロセスを踏まえると、これらの一連の流れをExcelのみの管理や手作業で行うには限界があります。時間や工数、人件費がかかってくるだけでなく、人的ミスが発生する恐れやその人がいないと業務がまわらない=属人化となる可能性もでてきます。販売管理業務をシステム化することで、それらの課題を解決し、業務効率化・人件費などコスト削減を実現することができます。販売管理業務に含まれるさまざまな管理業務をデータ化・システム化することによって、それぞれの管理を点で行っていたものが、一つの流れとして線で管理することができるようになります。また、Excelや手作業など、アナログで管理していたものをシステム化することで、リアルタイムでの管理や拠点をまたいで管理をすることも可能です。自社に合った販売管理システムを導入するには、専任の担当をつけたり安定稼働するまで時間がかかったり、コストも発生してくるため、決裁権を持つ上層部だけでなく、実際に作業をする現場メンバーにも意見を聞いたうえで導入することが望ましいでしょう。

販売管理システムを選ぶ際のポイント

販売管理システムにはたくさんの種類があります。業種・業界に特化した販売管理システム・パッケージもあれば、それぞれの企業規模・売上規模に合わせた販売管理システムもあります。価格帯は家電量販店などで手に入れることのできる比較的安価なものもあれば、大企業が多数導入しているERP(基幹業務システム。生産管理・販売管理・購買管理・在庫管理・人事会計管理など、多数の機能が統合されているパッケージシステム)と呼ばれる高価なシステムもあり、導入形態もインターネット環境があれば利用できるクラウド型、カスタマイズが柔軟なオンプレミス型、費用を抑えて導入できるパッケージ型、自社業務に合わせたスクラッチ型など、組み合わせもさまざまですので、その種類をあげると枚挙にいとまがありません。

販売管理システムの導入を検討する際は、それぞれの企業での選定ポイントが重要になってきます。企業によって重要視するポイントはそれぞれ異なると思いますが、基本的に押さえておきたいポイントは、「予算に合うか」「機能内容が自社に合っているか」「柔軟なカスタマイズができるか」「(ハンディーターミナルなど)各種システム連携が可能か」「業種・業態・業界に特化したシステムか」「企業規模に合っているか」「導入後のサポート体制がしっかりしているか」「自社に合った提案をしてくれるか」「クラウドやオンプレミスなど導入形態に合っているか」「使い勝手が良いか」などがあげられます。

例えば機能面では、自社に必要な機能を洗い出す必要があります。現状、自社で抱えている業務課題は何なのか?というところを明確にすることが大切です。安価な販売管理システム(販売管理ソフト)は、シンプルで一般的な販売管理を行える機能構成となっているものが多いですが、業務に合わせづらくカスタマイズなしでは運用できないケースが多いです。反面、大手向けのERPパッケージはコストも高く標準機能が多いものの、すべてを活用しきれず自社に合わせたカスタマイズをしようと思っても追加費用が高く融通が利かない、という声も耳にします。

一例として機能面について記載しましたが、実際に販売管理システムを導入検討する際は、どのポイントを重要視するかによって候補となるシステムも変わってきますので、まずは自社の課題をしっかりと分析・把握したうえで、情報収集をすることをお勧めします。

業種・業態別システムのご紹介

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販売管理とは?基本の解説と管理プロセスの解説|販売管理在庫管理生産管理システムのアラジンオフィス
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