販売管理とは？目的や業務の流れを解説│販売管理システム「アラジンオフィス」

販売管理とは？

販売管理とは、商品を販売するまでの業務にかかわる一連の流れの管理のことを指します。商品販売について5w1H（何を・誰に・いつ・どこで・いくつ・いくらで）で状況を把握し、代金の回収要否や回収状況も管理します。
具体的な業務として見積業務、受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、多岐に渡ります。販売管理は、業界・業種を問わず行わなければならないものです。「商品」というと衣類や食品などの有形商材をイメージする方が多いかもしれませんが、サービスや情報などの無形商材も、もちろん販売管理が必要です。

販売管理の必要性

販売管理は企業活動において、重要な業務の一つです。販売管理は、営業部門、製造部門、販売・購買部門だけでなく、経理管理部門や物流部門、マーケティング部門など、企業におけるさまざまな部門と繋がっており、企業において核となる業務となります。この販売管理業務が正しく行われていないと、企業活動が成り立ちません。そのため、業務に合わせた販売管理を行うことは、企業において必要不可欠なものなります。一つの商品を販売するまでに、各業務・各部門が連携して業務を進めなければならないため、正確な販売管理を行うことが求められます。

各企業に合わせた適切な販売管理を行うことで、各フェーズにおける管理をしっかりと無駄なく行うだけでなく、業務効率化や利益率の向上、人件費・残業時間の削減、さらに近年ではテレワークや在宅勤務など、働き方改革の後押しにも繋がります。

販売管理業務は、一連の流れをそれぞれ理解・把握した上で管理を行い、連携しなくなくてはならないため、ミスが増えたり、煩雑になるケースも少なくありません。
販売管理を行う方法は複数ありますが、上記のような課題を解決するために、販売管理ソフトや販売管理システムを導入するなど、販売管理業務のシステム化を進める企業が増えてきています。各業界・業種・業態、各企業の課題解決やビジネス戦略に合わせることができ、業界特有の商習慣などにも対応している販売管理システムをきちんと見極めることが大切です。

販売管理業務のシステム化

販売管理業務の課題

販売管理業務のプロセスを踏まえると、これらの一連の流れをExcelのみの管理や手作業で行うには限界があります。時間や工数、人件費がかかってくるだけでなく、人的ミスが発生する恐れやその人がいないと業務がまわらない＝属人化となる可能性もでてきます。販売管理業務をシステム化することで、それらの課題を解決し、業務効率化・人件費などコスト削減を実現することができます。

販売管理システムによって課題を解消

販売管理業務に含まれるさまざまな管理業務をデータ化・システム化することによって、それぞれの管理を点で行っていたものが、一つの流れとして線で管理することができるようになります。また、Excelや手作業など、アナログで管理していたものをシステム化することで、リアルタイムでの管理や拠点をまたいで管理をすることも可能です。自社に合った販売管理システムを導入するには、専任の担当をつけたり安定稼働するまで時間がかかったり、コストも発生してくるため、決裁権を持つ上層部だけでなく、実際に作業をする現場メンバーにも意見を聞いたうえで導入することが望ましいでしょう。

販売管理システムのメリット

業務効率化

販売管理システムを導入する最大のメリットは「業務効率化」です。業務時間の短縮や、業務の精度向上など、業務効率化が実現すれば生産性向上へ繋がり、結果的に企業全体のコストカットに繋がります。

人為的ミスの予防

販売管理業務の中には、見積業務、受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、多くの業務が含まれます。これらの管理内容すべてに専任担当者を設け、人の手で管理を行うには相当な労力と時間が必要になります。また、人の手での作業となると、どうしてもミスが発生する可能性が出てきます。その点、販売管理業務をすべてまとめてシステム化することができれば、人為的ミスを防ぐだけでなく業務時間も短縮できます。

データの可視化・共有

販売管理システムでは各業務をデータ化することができるため、一連の流れをまとめて管理することができたり、データ処理を素早く行うことが可能です。各業務をデータ化することができれば、例えば複数拠点がある場合でも各業務データ情報を可視化することができるようになるため、企業全体・グループ全体での販売管理業務の情報共有が可能です。販売管理システムは販売業務のフローを標準機能としてパッケージ化しているものも多いので、それぞれの業務を紐づけて管理することができます。

生産性向上

商品の販売データを分析したり、レポートを作成する機能がついているものもあり、経営戦略・ビジネス戦略にも役立ちます。特に最近では、「働き方改革」の一環として、在宅勤務やテレワークを導入する企業も増えてきていますが、販売管理システムを導入し業務効率化を実現できれば、働き方改革の取り組みの一つにもなります。実際に販売管理システムを導入した企業からは「集計作業がスピーディーになった」「データ分析の時間が短縮できた」「本社と工場の情報を一元管理することができるようになった」「手作業・煩雑だった業務をシステム化できた」「業務負荷を大幅削減できた」「残業時間が1/6になった」「業務スピードとサービスが向上した」など、販売管理業務をシステム化したことによって、多くのメリットがあったという意見が多数見受けられます。

販売管理システムには多くの種類がありますので、自社に合った販売管理システムを見極め、導入することが大切です。

販売管理の業務フロー

販売管理とは、商品を販売するまでの業務にかかわる見積・受注・出荷・売上・在庫・購買管理など一連の流れの管理のことを指しますが、販売管理業務の大まかな流れとしては、受注管理→出荷管理→請求管理→在庫管理→仕入管理といったものになります。

受注管理

注文を受ける業務で、見積りの作成や納期管理、手配管理まで含まれます。
注文を受けて終わりではなく、契約内容と照らし合わせてどの商品を、いつまでに、どれくらい必要なのかを確認し、取引先と密に連絡を取って受注管理を行う必要があります。見積りの作成では、取引先によって商品内容、数量、納期がそれぞれ異なってくるため、要望に合わせて見積書を作成します。見積書は一度だけでなく、さまざまな状況に合わせて複数回作成することも少なくありません。その見積書をもとに取引先との契約締結が完了したら、確定した注文内容に合わせて正確な受注管理を行わなければなりません。納期管理などの管理をしっかりと行うことが顧客管理との信頼関係にもつながってきます。

出荷管理

受注を受けたあと、受注した商品を出荷するまでに発生する業務を指します。
出荷管理の業務は、出荷指示書などの作成や出荷処理、出荷履歴の確認が含まれます。納品日や納品場所に合わせて配送の手配も必要になってくるので、正確性が重要となる業務です。

請求管理

請求管理とは、取引先との取引が発生してから、代金を回収するまでの一連の流れのことを指します。業務内容としては、請求情報の管理、請求締切処理や請求データの作成・請求書の発行、入金管理、支払管理などが含まれます。
まずは請求先ごとの請求内容を確認・確定してから請求書の作成・発行、請求書の送付業務を行い、その後、請求に対する入金管理・回収管理、支払管理を行う流れとなります。入金管理・回収管理では、請求した金額に対しての入金の有無、締日・回収日の確認、また、請求金額と実際の入金金額が合っているか、回収種別などの確認を行いますが、正確な入金・回収管理を実現するために、消込業務を行って売掛管理を行う必要があります。

在庫管理

在庫管理とは、状況に合わせて商品（製品）の在庫品の数量を適切になるように管理することを指します。
在庫管理をすることによって、商品の在庫切れが起こるリスクや、逆に大量の在庫を抱えてしまうことによる多額の出費を防ぐことができます。正確な在庫管理を行うために、トレーサビリティやセット品管理ができたり、さまざまな在庫一覧表を出せたりするなど、各企業によって管理方法は多岐にわたります。在庫管理では、ハンディターミナルやバーコードなどを活用することで、さらなる業務効率化を実現できます。予定在庫（未来在庫）、資産在庫、物流在庫、倉庫別在庫、預り在庫、滞留在庫などが存在しますが、過剰な在庫を抱えすぎず、機会損失にならないよう適正な在庫管理を行うことが大切です。

仕入管理

商品を仕入れる際に行う管理を指します。仕入管理の中には、発注管理や入荷管理が含まれます。
商品を製造するため、必要な原材料や部品などを仕入る際に発注業務が発生し、発注が確定したあとに入荷・検収業務が発生します。こちらが必要としてた商品なのか、数量は合っているのか、納期は正しいのかなど確認する必要があります。

販売管理システムを選ぶ際のポイント

販売管理システムにはさまざまな種類がある

販売管理システムにはたくさんの種類があります。業種・業界に特化した販売管理システム・パッケージもあれば、それぞれの企業規模・売上規模に合わせた販売管理システムもあります。価格帯は家電量販店などで手に入れることのできる比較的安価なものもあれば、大企業が多数導入しているERP（基幹業務システム。生産管理・販売管理・購買管理・在庫管理・人事会計管理など、多数の機能が統合されているパッケージシステム）と呼ばれる高価なシステムもあり、導入形態もインターネット環境があれば利用できるクラウド型、カスタマイズが柔軟なオンプレミス型、費用を抑えて導入できるパッケージ型、自社業務に合わせたスクラッチ型など、組み合わせもさまざまですので、その種類をあげると枚挙にいとまがありません。

販売管理システムの導入を検討する際は、それぞれの企業での選定ポイントが重要になってきます。企業によって重要視するポイントはそれぞれ異なると思いますが、基本的に押さえておきたいポイントは、「予算に合うか」「機能内容が自社に合っているか」「柔軟なカスタマイズができるか」「（ハンディーターミナルなど）各種システム連携が可能か」「業種・業態・業界に特化したシステムか」「企業規模に合っているか」「導入後のサポート体制がしっかりしているか」「自社に合った提案をしてくれるか」「クラウドやオンプレミスなど導入形態に合っているか」「使い勝手が良いか」などがあげられます。

販売管理システムの選び方の例：機能面

例えば機能面では、自社に必要な機能を洗い出す必要があります。現状、自社で抱えている業務課題は何なのか？というところを明確にすることが大切です。安価な販売管理システム（販売管理ソフト）は、シンプルで一般的な販売管理を行える機能構成となっているものが多いですが、業務に合わせづらくカスタマイズなしでは運用できないケースが多いです。反面、大手向けのERPパッケージはコストも高く標準機能が多いものの、すべてを活用しきれず自社に合わせたカスタマイズをしようと思っても追加費用が高く融通が利かない、という声も耳にします。

一例として機能面について記載しましたが、実際に販売管理システムを導入検討する際は、どのポイントを重要視するかによって候補となるシステムも変わってきますので、まずは自社の課題をしっかりと分析・把握したうえで、情報収集をすることをお勧めします。

販売管理についてのまとめ

販売管理の目的から、販売管理システムといったツールの活用について大まかに説明しましたが、販売管理の重要性を認識したうえで、まずは自社の体制や業務内容に合わせてどのような販売管理を行うべきかを考えていくことが大切です。
ビジネス戦略に合わせた販売管理をしっかりと行うことで、業務効率化を実現し、企業にとっての最大利益を生み出すことにつながっていくでしょう。