販売管理とは？目的や業務の流れを解説│販売管理システム「アラジンオフィス」

販売管理とは？

販売管理とは、商品を販売するまでの業務にかかわる一連の流れの管理のことを指します。商品販売について5w1H（何を・誰に・いつ・どこで・いくつ・いくらで）で状況を把握し、代金の回収要否や回収状況も管理します。
具体的な業務として見積業務、受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、多岐に渡ります。販売管理は、業界・業種を問わず行わなければならないものです。「商品」というと衣類や食品などの有形商材をイメージする方が多いかもしれませんが、サービスや情報などの無形商材も、もちろん販売管理が必要です。

販売管理の必要性

販売管理は企業活動において、重要な業務の一つです。販売管理は、営業部門、製造部門、販売・購買部門だけでなく、経理管理部門や物流部門、マーケティング部門など、企業におけるさまざまな部門と繋がっており、企業において核となる業務となります。この販売管理業務が正しく行われていないと、企業活動が成り立ちません。そのため、業務に合わせた販売管理を行うことは、企業において必要不可欠なものなります。一つの商品を販売するまでに、各業務・各部門が連携して業務を進めなければならないため、正確な販売管理を行うことが求められます。

各企業に合わせた適切な販売管理を行うことで、各フェーズにおける管理をしっかりと無駄なく行うだけでなく、業務効率化や利益率の向上、人件費・残業時間の削減、さらに近年ではテレワークや在宅勤務など、働き方改革の後押しにも繋がります。

販売管理業務は、一連の流れをそれぞれ理解・把握した上で管理を行い、連携しなくなくてはならないため、ミスが増えたり、煩雑になるケースも少なくありません。
販売管理を行う方法は複数ありますが、上記のような課題を解決するために、販売管理ソフトや販売管理システムを導入するなど、販売管理業務のシステム化を進める企業が増えてきています。各業界・業種・業態、各企業の課題解決やビジネス戦略に合わせることができ、業界特有の商習慣などにも対応している販売管理システムをきちんと見極めることが大切です。

販売管理の目的

受注から出荷管理、請求・入金管理、在庫管理など、販売業務にかかわる一連の流れを管理することを「販売管理」といいます。販売活動は営業部門だけでなく、商品開発部門、設計・デザイン・製造（生産）部門、経理部門など、企業全体として多くの部署が関わってくるため、それぞれが必要な情報を正確に把握するためにも販売管理は必要です。
販売管理を行う最大の目的は、このような一連の流れを把握・分析し正確に管理を行うことで、企業活動を効率化し、企業にとって最大の利益を生み出すことです。

利益向上につながる販売管理

正確な販売管理が実現できれば、収支の状況を可視化することができ、企業全体での損益を把握することができます。
商品ごとに、いつ、誰が、誰に、いくらで販売し売上や利益はどれくらい出たのか、仕入や在庫状況はどうか、といった管理をしっかりと行うことで全体の損益を把握することができれば、次の計画としていつ、どの商品に、どれくらいコストを投下するべきかといった経営戦略を考えることもできます。販売管理を行い企業の業務効率化が進むことで、ヒューマンエラーも減り、残業時間や人件費も削減され、結果として企業全体のコストダウン、利益向上へとつながります。

顧客満足度向上にもつながる販売管理

また、販売業務の効率化は顧客管理にも密接に関係しています。販売管理の中でも、各商品の在庫状況を把握し、売上管理・分析がしっかりとできていれば、そこから顧客ニーズを汲み取ることができ、顧客が何を求めているのか予測することができます。このような管理を行うことで、最終的には顧客満足度向上にもつながります。

販売管理システムのメリット

業務効率化

販売管理システムを導入する最大のメリットは「業務効率化」です。業務時間の短縮や、業務の精度向上など、業務効率化が実現すれば生産性向上へ繋がり、結果的に企業全体のコストカットに繋がります。

人為的ミスの予防

販売管理業務の中には、見積業務、受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、多くの業務が含まれます。これらの管理内容すべてに専任担当者を設け、人の手で管理を行うには相当な労力と時間が必要になります。また、人の手での作業となると、どうしてもミスが発生する可能性が出てきます。その点、販売管理業務をすべてまとめてシステム化することができれば、人為的ミスを防ぐだけでなく業務時間も短縮できます。

データの可視化・共有

販売管理システムでは各業務をデータ化することができるため、一連の流れをまとめて管理することができたり、データ処理を素早く行うことが可能です。各業務をデータ化することができれば、例えば複数拠点がある場合でも各業務データ情報を可視化することができるようになるため、企業全体・グループ全体での販売管理業務の情報共有が可能です。販売管理システムは販売業務のフローを標準機能としてパッケージ化しているものも多いので、それぞれの業務を紐づけて管理することができます。

生産性向上

商品の販売データを分析したり、レポートを作成する機能がついているものもあり、経営戦略・ビジネス戦略にも役立ちます。特に最近では、「働き方改革」の一環として、在宅勤務やテレワークを導入する企業も増えてきていますが、販売管理システムを導入し業務効率化を実現できれば、働き方改革の取り組みの一つにもなります。実際に販売管理システムを導入した企業からは「集計作業がスピーディーになった」「データ分析の時間が短縮できた」「本社と工場の情報を一元管理することができるようになった」「手作業・煩雑だった業務をシステム化できた」「業務負荷を大幅削減できた」「残業時間が1/6になった」「業務スピードとサービスが向上した」など、販売管理業務をシステム化したことによって、多くのメリットがあったという意見が多数見受けられます。

販売管理システムには多くの種類がありますので、自社に合った販売管理システムを見極め、導入することが大切です。

販売管理の業務フロー

販売管理とは、商品を販売するまでの業務にかかわる見積・受注・出荷・売上・在庫・購買管理など一連の流れの管理のことを指しますが、販売管理業務の大まかな流れとしては、受注管理→出荷管理→請求管理→在庫管理→仕入管理といったものになります。

受注管理

注文を受ける業務で、見積りの作成や納期管理、手配管理まで含まれます。
注文を受けて終わりではなく、契約内容と照らし合わせてどの商品を、いつまでに、どれくらい必要なのかを確認し、取引先と密に連絡を取って受注管理を行う必要があります。見積りの作成では、取引先によって商品内容、数量、納期がそれぞれ異なってくるため、要望に合わせて見積書を作成します。見積書は一度だけでなく、さまざまな状況に合わせて複数回作成することも少なくありません。その見積書をもとに取引先との契約締結が完了したら、確定した注文内容に合わせて正確な受注管理を行わなければなりません。納期管理などの管理をしっかりと行うことが顧客管理との信頼関係にもつながってきます。

出荷管理

受注を受けたあと、受注した商品を出荷するまでに発生する業務を指します。
出荷管理の業務は、出荷指示書などの作成や出荷処理、出荷履歴の確認が含まれます。納品日や納品場所に合わせて配送の手配も必要になってくるので、正確性が重要となる業務です。

請求管理

請求管理とは、取引先との取引が発生してから、代金を回収するまでの一連の流れのことを指します。業務内容としては、請求情報の管理、請求締切処理や請求データの作成・請求書の発行、入金管理、支払管理などが含まれます。
まずは請求先ごとの請求内容を確認・確定してから請求書の作成・発行、請求書の送付業務を行い、その後、請求に対する入金管理・回収管理、支払管理を行う流れとなります。入金管理・回収管理では、請求した金額に対しての入金の有無、締日・回収日の確認、また、請求金額と実際の入金金額が合っているか、回収種別などの確認を行いますが、正確な入金・回収管理を実現するために、消込業務を行って売掛管理を行う必要があります。

在庫管理

在庫管理とは、状況に合わせて商品（製品）の在庫品の数量を適切になるように管理することを指します。
在庫管理をすることによって、商品の在庫切れが起こるリスクや、逆に大量の在庫を抱えてしまうことによる多額の出費を防ぐことができます。正確な在庫管理を行うために、トレーサビリティやセット品管理ができたり、さまざまな在庫一覧表を出せたりするなど、各企業によって管理方法は多岐にわたります。

仕入管理

商品を仕入れる際に行う管理を指します。仕入管理の中には、発注管理や入荷管理が含まれます。
商品を製造するため、必要な原材料や部品などを仕入る際に発注業務が発生し、発注が確定したあとに入荷・検収業務が発生します。こちらが必要としてた商品なのか、数量は合っているのか、納期は正しいのかなど確認する必要があります。

販売管理のプロセス

販売管理では、企業の資産である商品の流れの管理と、その商品の代金の流れの管理をする必要があります。販売業務を行うにあたって、まずはどのように商品を販売し、企業として利益が生まれているのか、一連のプロセスを理解しておくことが大切です。
販売管理業務に含まれる業務は複数ありますが、大枠としてとらえると「販売管理」「出荷・入荷・在庫管理」「購買管理」の3つに分類されます。

販売管理

「販売管理」からみていくと、まずは見積管理からです。商品の見積をして見積書の発行、その後受注管理へ進みます。受注管理には納期管理や手配管理も含まれます。受注処理が完了すると、次は出荷処理や発注管理、売上管理へと続きます。売上管理のあとは請求管理、最終的に得意先の入金管理や回収管理などの売掛管理へと繋がっていきます。

出荷・入荷・在庫管理

「出荷・入荷・在庫管理」では、先ほどの受注管理を受けて出荷管理・出荷指示が必要になります。また、後ほど出てくる「購買管理」に含まれる発注管理を受けて入荷管理を行います。在庫管理では、必要に応じてハンディターミナルやバーコードなどを活用することで、さらなる業務効率化を実現することも可能になります。在庫管理では企業として過剰な在庫を抱えすぎず、機会損失に繋がりかねない在庫不足を防ぐために適正な在庫管理を行うことが大切です。在庫の中には、予定在庫（未来在庫）、資産在庫、物流在庫、倉庫別在庫、預り在庫、滞留在庫と呼ばれる在庫が存在します。商品の入出庫・棚卸管理もこちらにて行います。

購買管理

最後に「購買管理」では、納期管理などを含む発注管理から始まりますが、先ほどの入荷管理・処理や、仕入管理に繋がり、支払管理、支払管理を含む買掛管理へと繋がります。

3つの大枠の管理以外では、得意先の管理、商品管理、単価管理も基本情報として必要です。
より確実な販売管理を行うために、どのフェーズにおいても、分析業務を行うと良いでしょう。担当者別・仕入先別・商品別など、さまざまな項目において細かい分析を行うことで、どの業務に力を入れるべきなのか、どこを改善すべきなのかなど、客観的な視点から業務改善を行うことができます。
業種・業態によっては、上記管理だけでは業務内容に対応しきれない場合があります。例えば、貿易業務を行っている企業では、別途輸出入管理を行う必要がでてきます。貿易・輸出入管理では、国内だけではなく国外取引も発生したりと特殊な業務内容も多いため、基本的な販売管理業務以外で細かい管理が必要となってきます。
また、製造業では、販売管理の中に生産管理・製造管理を組み込む必要があります。製造業の中でも社内製造なのか外注製造なのか、また、製造指示や工程指示、工程進捗管理など、基本の販売管理業務には含まれていない管理が必要不可欠となります。

基本の販売管理業務はどの企業も大きくは変わりませんが、業界・業種・業態によっても販売管理業務の中に追加される業務管理も出てきますので、基本を押さえたうえでどのような業務が自社にとって必要なのかを考え、洗い出すことが大切です。

販売管理業務のシステム化

販売管理業務の課題

販売管理業務のプロセスを踏まえると、これらの一連の流れをExcelのみの管理や手作業で行うには限界があります。時間や工数、人件費がかかってくるだけでなく、人的ミスが発生する恐れやその人がいないと業務がまわらない＝属人化となる可能性もでてきます。販売管理業務をシステム化することで、それらの課題を解決し、業務効率化・人件費などコスト削減を実現することができます。

販売管理システムによって課題を解消

販売管理業務に含まれるさまざまな管理業務をデータ化・システム化することによって、それぞれの管理を点で行っていたものが、一つの流れとして線で管理することができるようになります。また、Excelや手作業など、アナログで管理していたものをシステム化することで、リアルタイムでの管理や拠点をまたいで管理をすることも可能です。自社に合った販売管理システムを導入するには、専任の担当をつけたり安定稼働するまで時間がかかったり、コストも発生してくるため、決裁権を持つ上層部だけでなく、実際に作業をする現場メンバーにも意見を聞いたうえで導入することが望ましいでしょう。

Excelでの販売管理

販売管理を行う方法はいくつかありますが、方法の一つとして「Excel」での販売管理も可能です。しかし、Excelで販売管理を行うにはメリットもデメリットもありますので、十分理解したうえで行わなければなりません。
検索エンジンで「Excel 販売管理」と検索すると、無料のテンプレートが配布されているサイトもいくつかあります。Excelがインストールされているパソコンされあれば、そちらをダウンロードして利用することもできますし、自作で販売管理表などを作成して販売管理を行うことも可能です。
このように、管理を行いたいタイミングで手軽に販売管理を行うことが可能な点と、コストをかけずに販売管理を行えるという点はメリットといえるでしょう。

Excelでの販売管理を行う際の課題

メリットがある反面、Excelで販売管理を行うには課題やデメリットももちろん存在します。

リアルタイムで情報の更新ができない

Excelで販売管理を行ってしまうと、リアルタイムで情報の更新ができません。例えば販売管理を行う担当者が複数名いた場合に、社内のパソコンで各自が販売管理を行ってしまうと、更新するタイミングもバラバラだったり、上書き保存する際に数字がずれてしまったりといったことが起こる可能性が出てきます。Excelを使用していると、上書き保存ではなく各自が新しいファイルを複数作成してしまったり、既存ファイルを複製して保存していってしまうとどれが過去のファイルでどれが最新のファイルか分からない…といったことを経験したことがある人も少なくないでしょう。手作業でのExcel管理はあまり推奨できません。

管理する項目が多すぎる

「販売管理」と一口に言っても、その中身は細かく分かれ、それぞれ管理が必要になってきます。販売管理には、見積業務や受注業務から出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務など、販売業務の一連が含まれます。そのため、Excelで管理を行うとなると細分化していく必要があり、煩雑になる恐れが出てきます。また、販売管理をする対象製品の数や種類が多ければ多いほど、よりExcelでの販売管理は複雑になり、難易度が高くなります。

属人化になってしまう

Excelに関しては関数知識など高度な機能を使える人とそうでない人がいたり、属人的な管理となってしまう可能性も捨てきれません。Excelの基本的な知識があれば管理ができる可能性もありますが、関数や高度な機能を利用していないと、より細かく複雑な管理を行うことはなかなか難しいかもしれません。

Excelで販売管理を行う際には、メリット・デメリットをしっかりと理解して行うことが大切です。

Excelでの販売管理で必要な表

販売管理を行うためには複数の項目が必要になってきますが、関数などを利用して表を作成することで効率よく販売管理を行うことが可能です。下記では2つの管理表をご紹介します。

在庫管理表

管理したい製品の正確な種類や数を記録して管理するための表です。
入荷や出荷をした際に、現在何がどこにいくつ存在するのか、といったことを把握できます。在庫管理表は関数を利用したり、商品を一目で判別するために画像を挿入したりと工夫することで、よりスムーズな在庫管理を行うことができます。

売上管理表

売上管理表では、収益やかかった経費から利益などを計算することが可能です。
商品名や商品番号、原価、販売価格などの項目を作成し、それぞれ設定する必要がありますが、売上管理表も無料のテンプレートが配布されていることも多いので利用してみてはいかがでしょうか。

販売管理システムを選ぶ際のポイント

販売管理システムにはさまざまな種類がある

販売管理システムにはたくさんの種類があります。業種・業界に特化した販売管理システム・パッケージもあれば、それぞれの企業規模・売上規模に合わせた販売管理システムもあります。価格帯は家電量販店などで手に入れることのできる比較的安価なものもあれば、大企業が多数導入しているERP（基幹業務システム。生産管理・販売管理・購買管理・在庫管理・人事会計管理など、多数の機能が統合されているパッケージシステム）と呼ばれる高価なシステムもあり、導入形態もインターネット環境があれば利用できるクラウド型、カスタマイズが柔軟なオンプレミス型、費用を抑えて導入できるパッケージ型、自社業務に合わせたスクラッチ型など、組み合わせもさまざまですので、その種類をあげると枚挙にいとまがありません。

販売管理システムの導入を検討する際は、それぞれの企業での選定ポイントが重要になってきます。企業によって重要視するポイントはそれぞれ異なると思いますが、基本的に押さえておきたいポイントは、「予算に合うか」「機能内容が自社に合っているか」「柔軟なカスタマイズができるか」「（ハンディーターミナルなど）各種システム連携が可能か」「業種・業態・業界に特化したシステムか」「企業規模に合っているか」「導入後のサポート体制がしっかりしているか」「自社に合った提案をしてくれるか」「クラウドやオンプレミスなど導入形態に合っているか」「使い勝手が良いか」などがあげられます。

販売管理システムの選び方の例：機能面

例えば機能面では、自社に必要な機能を洗い出す必要があります。現状、自社で抱えている業務課題は何なのか？というところを明確にすることが大切です。安価な販売管理システム（販売管理ソフト）は、シンプルで一般的な販売管理を行える機能構成となっているものが多いですが、業務に合わせづらくカスタマイズなしでは運用できないケースが多いです。反面、大手向けのERPパッケージはコストも高く標準機能が多いものの、すべてを活用しきれず自社に合わせたカスタマイズをしようと思っても追加費用が高く融通が利かない、という声も耳にします。

一例として機能面について記載しましたが、実際に販売管理システムを導入検討する際は、どのポイントを重要視するかによって候補となるシステムも変わってきますので、まずは自社の課題をしっかりと分析・把握したうえで、情報収集をすることをお勧めします。

販売管理についてのまとめ

販売管理の目的から、販売管理システムといったツールの活用について大まかに説明しましたが、販売管理の重要性を認識したうえで、まずは自社の体制や業務内容に合わせてどのような販売管理を行うべきかを考えていくことが大切です。
ビジネス戦略に合わせた販売管理をしっかりと行うことで、業務効率化を実現し、企業にとっての最大利益を生み出すことにつながっていくでしょう。