化粧品輸入、製造、卸および販売の導入事例｜株式会社ピー・エス・インターナショナル様　システム導入事例

BtoB ECとEDIを、基幹システムと連携
受注処理を約1/2自動化し、残業削減

導入の背景

金額以上に、基本機能の充実度とカスタマイズの柔軟性を評価

全国の美容サロンや百貨店などの小売店に、オイルトリートメントをはじめとしたスキン・ボディケア商品を輸入・製造販売する、ピー・エス・インターナショナル。社名の由来ともなっているフィトアロマブランド「PAUL SCERRI（ポール・シェリー）」をはじめ、ナチュラルスキンケアブランド「trilogy（トリロジー）」など、10のブランドを取り扱う。その他、人や環境に優しい”サスティナブル“な雑貨なども展開し、人の外見のみならず、内面や環境から美しくする商品を提供し続けている。

業務管理に関しては、以前の基幹システムでは、輸入に伴い必要になる先入れ先出し管理ができていない課題があった。受注は、百貨店との取引には業界EDIを使用し、その他はFAXや電話・メールで受けていた。しかし、EDIと以前の基幹システムは連携できていなかったため、受注データは全て基幹システムに手入力する必要があった。事業成長につれシステム整備を検討し、システム会社3社で検討したなかの1社がアイルだった。

導入の決め手

その後、アイルの「アラジンオフィス」への基幹システム入れ替えと、「アラジンEC」の導入を決定。北川社長は、「実は比較した3社のなかで、金額はアイルさんが一番高かったのです。ですが、基本のパッケージ機能が充実しているうえ、カスタマイズできる範囲の広さも決め手になりました」と話す。アイルは、化粧品企業への導入実績が豊富で、基幹システムとBtoB ECシステムをどちらも自社開発で提供しているのも特徴。EDIの利用に加え、自社でのBtoB EC導入も検討していた同社にとって、基幹システムとBtoB ECを1社から導入できることは、メリットが大きかった。

導入の効果

先入れ先出し管理やEDI連携を可能にし、手作業を削減

2018年春、「アラジンオフィス」が稼働。以前までExcelで管理していた在庫管理がシステム化され、製造ロットナンバーごとの管理や、先入先出法に基づく在庫表の出力が可能になった。外部の委託倉庫のシステムと「アラジンオフィス」を連携し、出荷管理の精度も向上。経理業務もExcelを駆使していたのが、正確な数字の把握により効率化された。

サプライチェーン室サブマネージャーの笠木氏と、サプライチェーン室チーフの黛氏は、「サポートコールセンターは、いつ掛けてもほぼ100％つながるのでありがたいです。以前使っていたシステムでは、電話をしてもつながらないことが多い印象でした。遠隔で画面を共有しながら操作案内してもらえるのも分かりやすいですね」と話す。

「アラジンオフィス」は、EDIとの連携にも柔軟に対応可能。現在はシステム連携により、EDIに入った受注データが「アラジンオフィス」に自動で取り込まれるため、入力作業が不要になっている。

手動だった受注処理が約1/2自動化され、月平均で約80時間あった残業が大幅に削減

2019年5月には、「アラジンEC」が稼働。EDIを利用していない中小規模の取引先からの注文を、クローズドなECサイトで受けられる仕組みを構築した。EDIからの受注に加え、FAXで注文していた取引先が「アラジンEC」経由で注文するようになったことで、それまで手動だった受注処理が、システム稼働から1年弱の時点で約1/2自動化された。サプライチェーン室室長の榎本氏は、「受注入力の残業はなくなりましたね。FAXの通信費や紙の消費も削減されています。会社としてサスティナブルなサービスも展開しているので、業務もペーパーレスにできたのは良かったです」と話す。

同社の卸先である小売店は、百貨店からバラエティショップまで多岐にわたり、販売形態も直販と代理店販売がある。取引先ごとに掛け率が異なるため管理も煩雑だが、BtoB取引専用の「アラジンEC」は、取引先ごとに専用の発注画面を表示させられる。取引先ごとに表示する商品や価格を一度設定するだけで、毎回の確認が不要で受注時のミスを防げている。

今後の展開

さらなる受注の自動化が、今後の業務効率化の鍵に

化粧品業界はBtoBでもBtoCに近いキャンペーンが主流で、単なる値引きではなく、サンプルやテスターをつけて販売するケースが多い。「アラジンEC」はカスタマイズにより、そういった独自の販売ルールを設けるキャンペーンにも対応可能。同社も次のステップとして検討中だ。

「業務をより効率化させるには、受注の自動化が鍵」と北川社長は語る。今後、自社ブランドの輸出にも注力していくなかで、海外の取引先も「アラジンEC」を利用できるようカスタマイズも視野に入れ、スムーズな取引を目指すという。

手作業のシステム化を進め、無駄を削減してきた同社。今後は”攻め“のシステム活用を目指し、より販促や売上向上につながるアイルの提案を受けながら、さらなる事業拡大に邁進していく。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。