ヘアケア製品などの美容メーカーの導入事例｜テクノエイト株式会社様　システム導入事例

販売・在庫管理とBtoB EC、倉庫システムを連携
業務管理をアイルに相談できる安心感で、本業に集中

導入の背景

販売管理とWeb受注システム、送り状システムが点在。手動のデータ取り込みに苦労

サロン専売のオリジナルブランド「oggi otto（オッジィオット）」をはじめ、天然由来成分のヘアケア製品を手掛けるテクノエイト。最先端のケアテクノロジーと、植物が持つ力を組み合わせた製品力でファンを拡大し、全国のサロンで取り扱われている。
同社の業務管理には、市販の販売管理ソフトと、サロンからの注文を受ける同社開発のWeb受注システム、さらに倉庫では配送会社の送り状発行システムを利用していたが、それぞれが別に動作していた。
森専務取締役は、「各システムに受注データや出荷データを取り込むために、都度CSVデータを出力して、手動で取り込む手間がありました」と振り返る。
同社の「oggi otto」ブランドは、サロンからの注文を100％システム経由で受けている。しかし、独自開発のWeb受注システムは専任担当者のみが詳細を把握していたため、何かあると担当者を呼び出す必要があり属人的だったという。
さらに、在庫管理はExcelに手入力しており、リアルタイムに把握できず目視で確認していた。
物流課長の内田氏は、「注文は増える一方なのに管理が追いつかず、終わりの見えない出荷作業を続けている日々で、心にも余裕がありませんでした」と話す。

導入の決め手

唯一現場を見てくれたアイルに、業務システムのトータルサポートを依頼

2017年末、アイルの販売・在庫管理システム「アラジンオフィス」と、BtoB専用ECパッケージ「アラジンEC」の導入を決定。2019年2月から両システムと送り状発行システムが連携し、本稼働した。
森専務取締役は、複数のシステム会社でコンペをしたなかでのアイルへの決め手を、「アイルさんだけが出荷場まで親身になって見てくれて、最初から違いを感じましたね。システムに詳しい者がおらず不安でしたが、こちらの意図を汲んで難しい言葉を使わずに話してくれました」と話す。
理美容業界への導入実績が豊富で、サロンに商品販売する業務の流れを把握し、販売管理とEC注文の連携にも強いアイル。それぞれが別に動いていた業務システムを連携し、データが自動で取り込まれる体制を整えた。

導入の効果

同一サロンからの注文伝票がまとまり、出荷作業がスムーズに
サロンへのサービスレベルも向上

現在は、市販の販売管理ソフトから入れ替えた「アラジンオフィス」により、正確な在庫管理が可能になった。さらに、独自開発のWeb受注システムを「アラジンEC」に入れ替えたことで、注文可能件数の上限を1日単位で設定可能になり、事前にその日の注文数を把握できている。
以前は在庫以上の注文が入り、サロンに在庫切れの旨を電話連絡するようなこともあったが、現在は「アラジンオフィス」で在庫をリアルタイムに把握し、「アラジンEC」で在庫分の注文数を設定できる。
内田氏は、「今は1人ひとりが考えて動く余裕が出たことで、以前より出荷件数は30％増になりました」と話す。

また、「アラジンEC」ではサロンごとの注文履歴が見られるため、サロンからの注文状況の問い合わせにも即対応できるようになった。サロン側も注文画面から着日指定やキャンペーン情報の確認が可能だ。
「サロンさまから使いやすいと言ってもらえて、どこのECサイトを使っているのか聞かれたくらいです」（森専務取締役）という。

加えて、効果を大きく実感しているのが出荷時の同梱処理だという。これまでは、同一サロンからの注文が時間差で複数回に渡る場合、伝票が別に発行されてしまい、出荷場で気づき慌てて商品を同梱していた。
総務課課長の増南氏は、「先にピッキングしたサロンさまからの注文が再度入っていることに気づくと、先にピッキングした分を探して…とかなりアナログで、出荷漏れのリスクもあり非効率的でした」と振り返る。
現在は、注文の締め時間を1日2回設定し、締め時間内の同一サロンからの注文は1伝票にまとまり、送料も自動計算されるため、出荷業務がスムーズになった。

契約書と納品書をデータ化。紙の書類と月約30時間の送付作業を削減

さらに同社は、ペーパーレスの工夫もしている。以前から注文は紙を使わずシステムで受けていたものの、新規取引の際は紙の契約書を取り交わしていた。アイルに相談し、EC画面上に契約書を表示し、新規取引先が同意することで注文画面にログインできる仕組みを構築。
森専務取締役は、「紙の契約書を見せていた以前より、税務調査もかなりスムーズになりました」と話す。
また、「アラジンオフィス」のカスタマイズにより、代理店にFAX送付していた納品書もメールでデータ送信できるようにした。
増南氏は、「1日1時間半ほどかけてFAXしていた作業が不要になりました。送り間違いのないよう神経を使っていたのが、今はワンタッチで正確に送信できるようになり、月30時間ほどは業務削減されました」と話す。

サポートセンターの対応に感動。業務の相談はまずアイルにできる安心感

アイルに業務システム周りをトータルで相談できるメリットを、森専務取締役はこう話す。
「ベースになる販売管理システムとBtoB ECをしっかり作りこんで連携していることで、外部システムと連携する際もスムーズになりました。アイルの担当エンジニアの方が他社との打合せに都度入ってくれて、3社の架け橋を担ってくれます。当社の業務システムを全て把握してもらえている安心感は大きいですね。アイルさんと当社はワンチームだと思っています」。
さらに、サポートサービスの重要性も語る。
増南氏は、「アイルさんのサポートセンターは、いつどなたが出ても親切に対応してくれて、上手く説明できなくても話を理解してくれることに感動します。システムについて100％勉強しきれていなくても、サポートダイヤルに電話すれば教えてくれるので助かっています」という。

今後の展開

システム導入の意義は「本来の業務に集中できること」
今後もアイルとワンチームでDXに取り組む

従来から、丁寧な梱包がサロンに評価されているという同社。事務作業が効率化したことで、梱包作業により手をかけられるようになったという。
森専務取締役は、業務をシステム化する意義を「本来の業務に集中できるようになることが最も大切だと考えています。我々の使命は、ヘアケアブランドを通してサロンさまやサロンのお客さまの課題解決に向き合うこと。データの手入力や紙の発送、システムの勉強などに時間をつかうのではなく、我々本来の業務に100％のパワーを注げるようになったことが、一番の効果でした」と語る。
業務管理システムを整理しアナログ作業をデジタル化したことで、“顧客への価値創造”という生産性がある本来の業務に注力でき、まさに業務のデジタル変革「DX（デジタルトランスフォーメーション）」を実現した同社。
同社と同様、アイルも単なるシステムの提供ではなく、その先の「企業の経営力向上」が使命だ。両社が互いに通じる思いに共感しながら、今後もワンチームとしてより良い業務環境の実現に取り組んでいく。

アイル営業より

システム導入前はシステムに対する苦手意識をお持ちだった同社ですが、ご担当者さまが社内業務に精通し、課題や今後のビジョンを明確にお持ちでした。そのため、我々は同社と理想のゴールをすり合わせ、それらをシステムにしっかり落とし込み、皆さまに抵抗なくシステムを使いこなしていただくことを重視して努めました。

結果、理美容業界に多くある、キャンペーン時の受注対応や出荷作業の効率化といった課題を解決し、日々の業務効率化につなげることができました。社内のDX化を達成できたと喜んでいただけたことを、何よりも嬉しく思います。

すでに新たな取り組みもご相談いただいており、当初のシステムへの苦手意識が考えられないほど、業務改善に前向きに取り組んでおられる皆さまの姿が、我々の大きなやりがいにつながっています。
引き続き、テクノエイトさまが業界をけん引される存在になれるよう、最適なサービスを心がけてまいります。

（システムソリューション部/柴田）

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。