食品業界システム導入事例：麺・スープ・チャーシューをはじめとしたラーメン材料全般の卸｜有限会社山栄フーズ様　システム導入事例

FAX注文の伝票入力時間が、最大約10時間短縮
受注対応における、社員教育・確認時間・ミスが削減

導入の背景

取引先1,000店から届くFAX注文の伝票入力が、深夜まで及ぶことも

京都のラーメン材料専門問屋である山栄フーズは、全国のラーメン店に向け、麺・スープ・チャーシューをはじめとしたラーメン材料全般を卸している。取引先は、個店から50店舗ほどのチェーン店まで1,000店舗以上。通常は材料を個別に調達するとコストがかさむが、取引先の意向に合わせて全材料をワンストップで提供できるのが強みで、取扱商品は4,000点ほどに上る。

創業社長の山本雅明氏の前身は、屋台のラーメン屋。ラーメン店の苦労が分かるからこそ、材料卸に留まらず、ラーメン店主の新商品の相談や、ラーメン店立ち上げの相談にも応じる。

「やりたいラーメンによって、こんなチャーシューが合うのではなどアドバイスさせてもらっています。必ずしも取引になるとは限らないけれど、当社の理念は『ラーメン店の経営支援』。そこにつながるのであれば、できる限りサポートします」と、山本社長は語る。

同社がもう一つ大切にしているのは、「スタッフ全員が経営者」という意識だ。スタッフに役割分担はなく、経理・ピッキング・配送など、業務全てを全員で担当できるよう教育している。しかし、続々とラーメン店が増えるなかで取引先数も拡大し、業務量も増えるばかり。限られた人手では、どうしても業務時間が伸びてしまっていた。

取締役の山本幹子氏は、
「取引先からFAXで届く注文の伝票入力に、深夜0時まで掛かることもありました。夜中発送なのですが、運送屋さんが伝票待ちということもしばしば。朝からずっと入力していても終わらず、途方に暮れていました」と振り返る。

そこで、注文をWeb上で受けられないか検討。2018年春にアイルに問い合わせた。

導入の効果

BtoB ECと販売管理システムをアイルから導入
システム連携で、伝票入力時間が1時間ほどに

2018年11月、アイルのBtoB EC「アラジンEC」と、食品業向け販売管理システム「アラジンオフィス for foods」の導入を決定。以前までは市販の販売管理システムを利用していたが、販売管理システムもBtoB ECとともにアイル1社から導入した。それにより、取引先がECサイトから発注したデータが、連携している販売管理システムに取り込まれ、伝票が自動で作成される。同社の最大の課題であった、膨大な量の伝票作成が不要になることが決め手だった。さらに、重視したのはサポート体制だ。

「システムは一度導入すれば長いお付き合いになるので、使いやすさや価格だけでは決められません。いろいろな会社を比較しましたが、営業の方の対応に一番信用があり、会社さん自体がしっかりしていて、末永くサポートしていただけると思えたことが一番でした」（山本社長）

2019年7月に両システムが稼働。2019年11月時点で、約5割の取引先がFAXからEC注文に移行した。そのため現在は、正午の注文締切以降、１時間ほどで伝票入力が終わるように。その後すぐにピッキング作業に入れるため、17時前後には作業が終わり、スタッフが早く帰れるようになったという。

「今後、取引先のEC注文率が8割くらいまで伸びれば、事務員の業務は大幅に減ります」（山本取締役）
「人件費でいえば、3名分以上は削減できるのではと思いますね」（山本社長）
と、EC注文のさらなる浸透に期待を寄せている。

取引先の小規模な店舗でも、スマートフォンで発注可能
誤発注・誤発送を防ぎ、FAX用紙のコスト削減にも

取引先からの注文をBtoB ECで受けるようになったことでのメリットは、知識や経験にかかわらず、誰でもすぐに受注対応できるようになったことも大きい。

「同じ商品でも、お客さまによってさまざまな言い方があります。例えば、豚の『丸骨』は、『ゲンコツ』と言う方も『足骨』と言う方もいるのです。同じ『胴ガラ』にも、細かい種類が複数あります。今までは、これを全て事務員に教えないといけませんでした。それが今は、お客さまがEC上で選択された商品が、自動で伝票に反映されて、それをもとにピッキングすれば良いので、教育や確認の時間も、ミスも減りました」（山本取締役）

取引先のEC利用についての反応は、
　「最初こそ戸惑われたお客さまもいましたが、慣れればお客さま自身が便利になるので、問題は出ていません。お客さまからしたら、手書きでFAXを送っていたのが、今はパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでも発注できます。お客さま自身で注文履歴も確認できるので、誤発注も減っています」と山本社長。
取引先には個店のラーメン店も多く、狭い店内でもスマートフォンで発注できるのは、サービスの差別化につながっている。

また、以前に大手の取引先から、その取引先で使用している受発注システムの利用を依頼されたが、後日「やはり『アラジンEC』を使うので大丈夫」と言ってもらえたという。

「理由は分かりませんが、『アラジンEC』が使いづらいわけではないのは確か。大手の取引先にも進んで使っていただけているのは嬉しい限りです」（山本取締役）

さらに、細かいことのようで見過ごせないのが、FAX用紙の利用が削減されたことだ。

「以前まではFAX用紙が大量に必要で、補充も保存も破棄も、とても手間が掛かっていました。破棄にもシュレッダーにかける必要がありますから、時間が掛かるのです」（山本取締役）

ペーパーレス化が進むことで、コストや手間が削減され、執務スペースも整理される。些細に感じることでも、日常的な苦労が削減されることで、業務全体のスピードアップにつながる。

今後の展開

遠隔操作サポートに安心
今後もラーメン店の経営をワンストップで支援

重視していたサポート体制にも、実感を込めて「満足」と語るのが山本取締役。

「『アラジンオフィス』は遠隔操作対応をしてもらえるので、電話でも今自分が見ている画面を共有できるのがありがたいですね。当社担当のエンジニアさんがいないときでも、電話に出られた方が画面を見て、こちらが困っていることを汲み取って対応してくれるので、解決が早いです」

今後も引き続き、段階を追ってシステムをブラッシュアップさせていく同社。ハンディターミナルを導入し、商品の在庫管理・ピッキングをバーコードで行う計画もあがっている。

また、会社としても新たなチャレンジを見据えている。

「ラーメン店の人材不足を解消するため、グループ会社『株式会社サンセイ』を立ち上げました。ベトナムの料理学校と提携しており、卒業生をラーメン店に紹介する人材支援を考えています」と山本社長。
味や材料はもちろんのこと、働く人も支援し、ラーメン店をワンストップで支えていくという。

同社の理念と同じく、アイルも「単なるシステム屋ではなく、コンサルティング寄りのワンストップでの業務支援」を理念に掲げている。通ずる部分の多い両社は、今後も二人三脚でより良いシステム環境を追求していく。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。

2019年12月5日/食品産業新聞・2019年12月号/月刊麺業界にて掲載