食品業界導入事例：和菓子の製造・販売｜株式会社塩瀬総本家様　システム導入事例

クラウド移行でサーバ管理の負担・コストを削減
操作性の高さにより、受注入力の作業時間が半分に

導入の背景

オンプレミスによるサーバ維持管理が負担になり、クラウドを検討
自社の規模に最適なシステムの選定へ

株式会社塩瀬総本家は和菓子を製造・販売する老舗企業だ。現代では身近な「甘い小豆餡とその餡が入った饅頭」の創作者として、670年以上の歴史を持つ。現在は東京を中心に店舗を展開しており、オンライン販売も人気だ。

同社では業界内でも早期から販売管理システムを活用し、業務を効率化。しかし以前のシステムはオンプレミスだったため、社内でサーバを管理する必要があり、負担が大きかったという。また、業務に対して機能過多であることも課題の1つだった。

常務取締役の川島氏は、「オンプレミスでは、サーバの定期的なアップデートの手間や、維持費用がかかります。また以前のシステムはどちらかというと規模の大きい企業向けで、自社には必要以上の機能もありました。そこで時代に合ったクラウドのシステムに移行して、身軽に運用したいと考えるようになりました」と話す。
こうしてコストを抑えつつ、同社の規模に最適な形で運用可能なシステムへの移行を決めた。

導入の決め手

機能のフィット感と、担当者による業務理解の深さが決め手に

販売管理システムの選定にあたって、複数社のシステムを検討。
低コストで運用できるシステム会社もあったが専任の担当者がつかず、サポート体制に不安があった。他の会社は機能は充実していたが、コストが高く、同社にとっては必要以上のスペックを持つシステムだった。

そのなかで、「アラジンオフィス」は「機能の過不足がなく、コストと機能面のバランスが総合的に良かった」と川島氏は振り返る。

また機能性に加えて、選定の決め手となったのが担当者だったという。
「長期的に使うシステムだからこそ、担当者のコミュニケーション力も重視しています。アイルさんは営業担当の方の業務理解が深く、ニーズを掘り下げて自社に合った提案をしてくれました。業務フローの整理や要件定義などの打合せ時にはサポート担当の方も同席してくれて、話がスムーズでしたね」（川島氏）

導入の効果

「かゆいところに手が届く」機能設計で、受注入力の時間が従来の半分に

2022年に販売管理システム「アラジンオフィス」の導入が決定。
「アラジンオフィス」をクラウド上で利用可能なサービス「アラジンクラウド」を活用することで、課題であったサーバ管理の負荷が削減された。クラウドへの移行に加え、経済産業省が推進する「IT導入補助金」の利用により、コスト削減にも成功している。

また、システム操作の柔軟性により作業効率が大幅に向上したという。
特に活用しているのが「リピート機能」だ。過去伝票を呼び出して内容を再利用することができ、入力業務の簡素化につながる。

以前のシステムでは納品先の住所を1つ1つ手入力する必要があったが、今は郵便番号を入れれば自動で住所が入力される。
現場担当の丸山氏は、「お取引先さまのなかには、毎週同じ商品を決まった数で注文いただくケースもあります。リピート機能を使うことで、約半分の作業時間で入力業務を終えられるようになりました。繁忙期も余裕ができ、ほかの業務に時間を充てることができています」と実感を込める。

「アラジンオフィス」では、入力画面においてエンターキーを押した後の遷移先を、利用者側で自由に指定できる。その都度カーソルを動かして入力欄を選ぶ手間が減った。

川島氏は、「入力業務は、ボタンをクリックする、数字を打ち込む、エンターキーを押す・・・と些細な作業の積み重ねです。そのうちのどこか1つでもミスがあると、業務の遅滞や、お取引先さまにご迷惑をお掛けすることにもつながってしまいます。エンターキーを押した後の遷移先に無駄がないだけで作業スピードが格段に上がります。こういったかゆいところに手が届く設計が『アラジンオフィス』の良さです」と微笑む。

過去データがピンポイントで検索でき、即時確認が可能に
サポートの対応スピードも評価

さらに過去の売上データを、日にち指定で絞り込んで検索できるようになったことも大きい。
「特に、お取引先さまから金額についてお問合せをいただく際に活用することが多いですね。以前は月までしか指定できなかったため、確認のために一旦折り返す必要がありました。今ではピンポイントで検索できるので、その場で即答できるようになりました」（丸山氏）

サポートの対応スピードも以前より格段に上がったという。
以前はサーバの障害でシステムが急にフリーズすることがあり、翌日まで使えないこともあった。丸山氏は、 「その日は作業ができないため、翌日に2日分仕事が溜まってしまうこともあり、復旧後の処理が大変でした。『アラジンオフィス』導入後、一度問い合わせた際にはすぐにレスポンスがあり、その日のうちに解決しました。サポート体制の手厚さを実感しています」と笑顔を見せた。

今後の展望

仕入・在庫管理までシステム活用の幅を広げ、フードロスの削減へ

今後同社では、「アラジンオフィス」活用の幅をさらに広げ、仕入や在庫まで一貫して管理していきたいという。

「一気通貫でシステム管理することでお金の流れがわかるし、無駄なコストが削減できますよね。物価高の影響もあるので、食材は無駄なく仕入れてロスを減らしたいと思っています。あとはオンラインの注文内容もシステムに自動で取り込むようにして、入力作業の負荷を削減したいですね」（川島氏）

南北朝時代から現代へと長きにわたる歴史を積み重ねてきた同社。その伝統を受け継ぎながら、時代の変化に応じた新しい挑戦を続けていく。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。