食品業界システム導入事例：高級食材輸入商社｜株式会社ノーザンエクスプレス様　システム導入事例

手作業で行っていた事務作業時間を1/2に削減。
検索機能を活用し、問合せ対応の迅速化につなげる。

導入の背景

手書きでの事務作業を簡略化したかった。

株式会社ノーザンエクスプレスは1988年創業の食材輸入専門商社。トリュフ、フォアグラなどの食材を世界の産地から直接輸入し、レストランやホテルへ提供している。新鮮な食材を取り扱っているために商品の回転が早く、日々の業務がとても忙しく煩雑である。その一方で、注文があると手書きでメモを作成、それを集計して出庫表を作成するといった、手間のかかる作業も多かったという。そのため業務を簡略化したいという思いがあった。

リースの契約が切れるのを機にシステムの入替えを検討。バックアップが上手くとれないこともあったため、他のシステム会社の話を聞いてみることとなった。

イージーオーダーシステムによりコストを抑えて最適なシステムを導入。

複数のシステム会社から提案を受ける中で重視したのが「手書きの出庫表をシステム化できるかどうか」。運用しやすいように、手書きで作っている出庫表に近いレイアウトにしたいという要望であった。また、得意先の指定伝票が出力できるかも選定のポイントであった。

選定時、最終的にアイルともう1社のシステムが残った。一方のシステムは、指定伝票を無制限で作成するにはコストがかかる上、完全なオーダーシステムであった。アイルのシステムはイージーオーダーとなっており、基本機能を備えたパッケージに、必要な機能だけカスタマイズで加えることが可能。コストを抑えて導入ができるため、アイルのシステムを選んだ。

導入の効果

手作業で行っていた業務をシステム化。作業時間が1/2 に。

システム導入後、便利になったと感じているのが、入金業務における銀行データの連携。前のシステムでは売上データをエクセル出力し、それを銀行データ連携用に毎回加工していた。
新システムでは売上データを銀行連携用にレイアウト設定できるため、そのまま銀行システムに連携させることが可能に。銀行用のレイアウト変更の手間が省け、作業の簡素化につながった。また、入金確認の問合せにも瞬時に回答ができるようになった。

受注業務においては、もともとは出庫表を手書きで毎日作成しており、作業に時間がかかっていた。注文のメモを元に一人が注文内容を読み上げ、もう一人が出庫表に書き込むという作業が発生。システム導入後は翌日出荷分の出庫表を自動的に作成できるようになったので、作業時間を二分の一に短縮できた。
また、売上業務に関しても、以前は出庫表を見ながら得意先・商品・数量を手入力しており、手間となっていた。今は受注入力した内容をそのまま売上に引き当てているので、作業にかかっていた時間が約半分になったという。

実績表を手軽に作成、分析もできるように。

実績表の作成にもシステムは大きな役割を果たしている。月別の売上推移表や営業担当者ごと売上実績表などの作成が可能、分析に活用している。以前は手書きの業務に時間が取られ、分析にまで手がまわらなかった。システム導入により業務が簡略化でき、分析に着手できるようになったという。

また、前システムでは出せる実績表の種類が限られていたため、見たい角度からの売上分析ができなかった。今のシステムでは、項目を自由に設定して表作成ができるため、個々人の欲しい情報ごとに、その時々で実績表作成ができるようになった。

検索機能活用により「問合せ対応のスピードアップ」､「情報の標準化」を実現。

検索機能の活用も、手作業だった業務の削減へとつながっている。注文が入っているかどうかの確認の電話がよく入るが、それまでは手書きの紙を1枚ずつめくって探していた。システム導入後は、「受注問合せ」画面ですぐに検索ができるため、素早い回答が可能となった。10分かかっていた作業が1分で済むようになり、顧客満足へも一役かっている。

「販売履歴問合せ」も便利な機能の一つ。前は履歴を調べるためには、売上明細を調べていくか、売上計上画面で1件1件見て調べており、目的の履歴を探し出すのに時間がかかっていたという。現システムでは、会社名や商品名で検索すると、一覧が表示されるため、探す手間が省け無駄な時間がなくなった。付き合いの長い得意先からは電話で「いつものフォアグラ」と注文が入るが、フォアグラでも7、8種類取り扱っているため、その得意先がいつもどのフォアグラを注文しているかを調べるのが大変であった。

システムを入れてからは、得意先名を入力して販売履歴を検索することができるため、紙の履歴の中から探す手間が省けた。また、それまでは担当者に聞かないと分からない情報などもあったが、システム上にデータが貯蓄されることで誰でもデータを見にいくことができ、情報の標準化ができたのも業務効率につながっている。

今後の展開

システム活用で顧客ニーズへの対応を高める。

「いずれはFAX注文をそのままデータ化してシステムに自動的に取り込めるようにしたい」と花岡本部長は語る。受注からの一連の流れをシステム化することで、より業務のスピードアップが図れる。ゆくゆくは市場の流れに合わせて自社でWEB受発注システムを構築していきたいと考えている。

ここ数年の景気低迷下でも利益を確保できているのは、「お客様の多様なニーズに真摯に応えてきたため」と花岡本部長は語る。不況に伴い、コストを気にする得意先もあるが、一方でより良い高級食材を求める得意先も増えているという。そういった様々なニーズにきめ細かく対応するように心がけている。

また、主に食材を「生鮮」で輸入するのも他社にはできないことであり、「差別化につながっている」という。食材を輸入するには冷凍や缶詰の場合が多いが、ノーザンエクスプレス社では保存技術を用いて生鮮の状態で輸入している。品質にこだわることも、得意先のニーズに応えることにつながる。

ノーザンエクスプレス社において、システム活用は単なる業務効率化だけではなく、迅速な対応による顧客満足度の向上、他社との差別化となっている。これからも業務の効率化、対応の迅速化を図ることで、顧客ニーズへの対応を更に充実させていきたいとのことである。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。