食品業界システム導入事例：ワイン、食材の輸入・国内販売｜株式会社フードライナー様　システム導入事例

FAX受注のデジタル化、見積・輸入業務の効率化を実現
空いた時間で、柔軟な顧客対応が可能に

導入の背景

輸入管理システムと販売管理システム、2つのシステムへの二重入力が課題

1970年創業、兵庫県神戸市に本社を構える貿易商社、フードライナー。イタリアを中心に、ヨーロッパからワインや食材を専門に輸入し、国内販売している。日本国内でも3本の指に入るほど、いち早くイタリアからの輸入に特化したことが特徴で、業界ではパイオニア的な存在として信頼を集めている。

仕入先のほとんどが海外である同社。これまでは、輸入管理システムと販売管理システム、2つのシステムを併用していた。そのため、輸入管理システムにデータを入力した後に、販売管理システムにも同じ内容を手入力する手間がかかっていたという。
輸入業務を担当する松下氏は、「二重入力の負荷が高く、入力に時間がかかっていました。入力間違いなど、人為的なミスが起きるリスクがあったことも課題になっていました」と振り返る。

導入の決め手

輸入管理と販売管理を1つのシステムで管理できる「アラジンオフィス」
自社の業務に合わせた柔軟なカスタマイズができることも決め手に

2つのシステムへの二重入力が課題だった同社。「アラジンオフィス」では、輸入管理と販売管理ともに対応していることが決め手となり、2019年に導入を決定。

加えて、以前のシステムでは、自社の業務に合わせたカスタマイズがしづらく、業務上の不便があってもシステムの機能に合わせて運用していたことも大きな課題だったという。
営業部の井中氏は、「アイルさんは、柔軟に要望を聞いてくださり、自社の業務に合わせたカスタマイズにも対応していただけることが大きな決め手になりました」と話す。

さらに、システム導入当時の対応について、「以前のシステムベンダーは、伝えきれていなかった要望を伝えると『もう遅い』と断られることもありましたが、アイルさんは柔軟に打合せを重ねて、親身に対応してもらえました」と振り返る。

導入の効果

BtoB EC「アラジンEC」の活用で、月に約8時間の業務削減
手作業でのFAX仕分け・返信、受注入力が不要に

得意先からの注文件数が多く、そのほとんどがFAXだった同社。受注業務の担当者は、FAXの仕分けや返信、システムに注文情報を入力をするのに手一杯で、余裕がなかったという。
BtoB EC専用パッケージ「アラジンEC」を導入し、得意先がWebで商品を注文・在庫確認できるようになった。さらに「アラジンオフィス」と連携し、セットで活用することで、業務が大幅に効率化されたという。

業務課の藤田氏は、「お客さまが『アラジンEC』に入力された注文データが、そのまま『アラジンオフィス』に連携されるので、FAXの仕分け作業や、システムに商品・納品先・数量などの注文情報を手入力する作業が不要になりました」と語る。
また、「アラジンEC」の機能で、お客さま自身が商品の在庫状況を確認でき、注文完了後は確認メールが自動返信されるため、「お客さまへの欠品・納期連絡などの返信FAX業務も不要になり、月に8時間ほど業務時間が削減できました。空いた時間で、入力の再チェックやほかの業務ができています」と話す。　

導入の効果は、社内業務の効率化だけでなく、お客さまへのサービス面にもあらわれているという。
藤田氏は、「FAXをもとに受注入力するのと比べ、文字の読み間違いや入力間違いなどによるミスを防ぐことができるので、お客さまに正確に商品をお届けできるようになりました」と語る。
さらに、「以前までは入力に必死で余裕がなく、締切時間を過ぎたご注文は一律で翌日出荷に回さざるをえませんでした。しかし、『アラジンEC』で業務を効率化できたことで、顧客の状況に応じた柔軟な対応をする余裕が生まれ、お客さまにも喜んでいただけていると思います」と笑顔をみせる。

営業の見積を「アラジンオフィス」で一元管理。社内でのスムーズな共有が可能に

営業部の井中氏は、「これまで、見積書は営業担当者が個々にExcelで作成・管理していましたが、『アラジンオフィス』で一元管理が可能になり、社内で情報を共有しやすくなりました」と話す。

見積を「アラジンオフィス」に入力すれば、簡単に過去の履歴データを検索できるので、他部署との連携もスムーズになったという。
「以前までは、過去の見積について業務課から確認されたら、見積書のExcelを探してメールで送付していました。手間がかかるうえ、外出中だと迅速な対応が難しいことが課題でした」と、井中氏は振り返る。
「現在は、営業担当者がおよその見積時期などを伝えれば、業務課の担当者自身がデータを検索して確認できるようになり、双方にとってスムーズになりました」と語る。

輸入商品ならではの原価計算や、入荷予定の管理を、システムで実現

輸入業務でも、システム活用の効果を実感しているという。
マーケティング部の松下氏は、「『アラジンオフィス』の『輸入諸掛入力』機能で、海上運賃や関税など、輸入商品の仕入にかかった費用を入力することで、商品の原価に輸入経費を上乗せできています。さらに、業務課が売上入力すると、システム上で粗利の確認ができて大変便利です」と語る。

また、輸入商品の入荷予定・在庫の管理もスムーズになっているという。
松下氏は、「輸入課が発注入力したデータが『入荷予定管理表』に反映され、他部署のメンバーでも簡単に確認できます。お客さまから営業宛てにお問合せがあった際にも、営業担当者自身が在庫状況や入荷予定を確認できるので、スムーズなご回答を実現できています」と笑顔をみせる。

今後の展開

創業50周年を越え、約半世紀ものあいだイタリア製品の輸入販売に特化してきたフードライナー。
お客さまからの長年の信頼を守りつつも、「変化」と「挑戦」のモットーを掲げ、新たな試みにもチャレンジしていく考えだという。

「アラジンEC」と「アラジンオフィス」の活用によって、アナログ業務をデジタル化し、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」を実現した同社。
これからも、システム活用によって効率化できた時間を生かして、新たな企業価値を生み出しながら、信頼の歴史を重ねていく。

アイル営業より

初めて事務所にお伺いした際は、明るい雰囲気で非常に活気がある会社だという印象を受けました。辻本具美社長の明るく元気な雰囲気が、そのまま会社の雰囲気になっているように思いました。
ヒアリングをさせていただくと、FAX注文が非常に多い点、そして、輸入システムと販売管理システムの2つのシステムでの管理になっており二重入力が発生している点に課題を感じておられました。
そのため、当社の「アラジンEC」と「アラジンオフィス」の活用によりメリットがでると思い、すぐにご提案させていただきました。
インタビューでもお話しいただいていますが、非常に満足いただいているとのことで、嬉しく思います。
今後は、得意先さまの「アラジンEC」の利用率の向上につながる取り組みや、請求-入金データの消込システムのご導入など、さらに効率化につながるようなご提案をしていきたいと思います。

（システムソリューション部/山本）

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。