鉄鋼・非鉄業システム導入事例：非鉄伸銅品材料販売｜株式会社西山商店様　システム導入事例

ミルシートのデータ化で、出荷時の自動発行が可能に！タブレット端末を活用し、外出先でもデータを参照。

導入の背景

鉄鋼・非鉄業界に特化したシステムを、コストを抑えて導入。

非鉄伸銅品材料販売を行う、株式会社西山商店は昭和26年に設立。当初は銅合金を柱に販売していたが、時代の流れと共に現在はアルミニウム、ステンレス鋼、特殊鋼、樹脂など様々な材質を取り扱っている。正しい知識と誠実な対応で、ニーズに合った商品を提供することを理念としている。

以前の基幹システムはロット管理や重量計算ができず、トレーサビリティや出荷作業に多大な労力が必要だった。相場の乱高下が激しい非鉄金属伸銅品業界に適していなかった。

複数社のシステムを見た中で、鉄鋼・非鉄業向け基幹システム「アラジンオフィス」は鉄鋼・非鉄業界を知った上で設計されていることが感じられた。他社だと要望を言えばその分だけ機能追加となり、コストが掛かってしまう。「アラジンオフィス」には利用したい機能がほとんど入っていたため、機能追加でコストが膨らむことはなかった。ロット管理や重量計算に加え、ミルシートもデータで管理できることが決め手となり、2009年1月に導入に至った。

導入の効果

単体重量が明確になり、正確な本数で出荷が可能。

ロット管理によって、ミスの防止と業務負荷の軽減が実現できた。同じ製品でもロットによって価格が違う中、「アラジンオフィス」導入後は誤出荷を何度も防げているという。「システムを入れてから、出し間違いや在庫が足りないということはまずない」と西山栄一取締役営業部長。前システムでは単価と個数のみしか把握できなかったが、単体の重量が明確になったことで、本数への換算も可能になった。一本足りない、といった本数の間違いにも気づけることは大きいという。

発注業務においては、どこへ何を、いつどれだけ発注したという履歴を皆で共有できるようになり、とても効率的になったという。発注した人が不在でも、発注したか否かをシステム上で即座に確認できるようになった。

販売管理に紐づいたミルシートデータで、製品情報も素早く参照。

ミルシートのデータ管理は、業務改革の一翼を担うこととなった。「アラジンオフィス」ではミルシートをスキャンして登録し、同時に品種・寸法・入荷日など最小限の情報を入力しておくことで、必要なミルシートを検索して参照することができる。

販売管理システム上でミルシートを紐づけられるようになったため、出荷時にミルシートを同時発行できるようになった。「最初はミルシートの情報を入力するのは大変だろうと思っていたが、毎日やっていけばそうでもない。その手間よりも、その後が断然楽になった。とにかく早い」と西山取締役営業部長。このミルシート管理の利便性は、メーカーにも驚かれる。ミルシートを画面上で参照しながら製品の成分の話をすると、「うちの画面にも出てこないのになぜわかるのか」と羨ましがられるのだという。

システムで会社の信用が築き上げられるように。

管理体制の向上は、西山商店の信用も築き上げている。得意先にとって、同社からの製品は必ず、チャージ番号やロット番号まで明確であるという点は安心感に繋がる。「この業界は信頼を売っている世界でもある。正確なものを決まった形で確実に届ける、という一つのサービスが実現できている」と、西山社長。「得意先に安心して買ってもらえるようになったことは大きい。システムが西山商店の信用の一つになった」とも語った。さらに、「同業社がうちのシステムを活用している姿を見たら、早さに驚くと思う。システムに惚れるんじゃないかな」と笑顔で話した。

タブレット端末を活用し、配達時にデータを見ながら営業活動が可能に。

2014年2月からは、タブレット端末を活用して外出先からでもシステムのデータ参照が可能になった。以前から西山取締役営業部長が描いていた構想をアイルに相談し、形にした。アイルが提供しているデータ参照クラウドサービス「アラジンスマート」を、鉄鋼業向けにカスタマイズして導入。品種ごとの在庫状況や、販売・発注履歴、得意先への見積などをどこでも見られるようになり、さらなるサービスの向上と事務作業の削減を実現している。

以前は、配達時に得意先から在庫の有無や入荷予定を聞かれると、社内に連絡して確認する必要があった。現在は、配送トラック1台ずつにタブレット端末を設置。配達時に在庫状況や入荷予定情報を参照しながら注文を受けられるようになった。それにより、得意先から電話で注文を受けることがほぼなくなり、事務員も電話対応の時間を削減できている。同時に、得意先が電話で注文する手間も削減できた。得意先からの在庫問合せにも配達時に即答できるようになりサービスが向上。配達先でタブレット端末を使いこなすことで、得意先に対し“最新の管理体制を整えている”ことを見える形で伝えられているという。

今後の展開

心のこもったサービスを大切にしていく。

西山商店の理念を、西山社長はこう語る。「今できる最大限のことを、誠心誠意お客さんに提供していく。重要なのは利益ばかりではない。“必要な時に手が届く”という心のこもったサービスを大切にしていきたい」。顧客満足を重視し“サービスを売る”ということに注力する方針だ。「システムは作戦を練るためのツールの一つであり、最後は人が上手く活用することが重要」と西山取締役営業部長。同社は今後も「アラジンオフィス」を最大限に利用し、自社のサービスに反映させていく。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。