カテーテル・チューブ・医療用のシステムや消耗品など販売の導入事例｜シーマン株式会社様　システム導入事例

ECサイトを活用した見積依頼作成で、月70時間の
業務削減。残業ゼロと、病院への迅速対応を実現。

導入の決め手

グループ会社間の業務処理が連動。適切な発注管理で在庫切れも防止

1974年設立のシーマンは、カテーテル・チューブ・医療用のシステムや消耗品などを、循環器内科、放射線科など幅広い分野の病院へ販売している。グループ会社のスーガンが輸入した機器を販売するほか、医療現場のニーズを反映した自社開発の造影剤自動注入装置「ゾーンマスター」シリーズも展開。使いやすさにこだわり、ミスの許されない医療現場を陰で支えている。

成長を続ける中で、業務の課題は深刻化していた。ロジスティックセンター物流部部長の菅原康文氏は、「以前の基幹システムだけでは満足に在庫管理できず、欠品が出やすかった。欲しいデータも欲しいときに出てこない。しかし、改善を図る暇もなかった」と振り返る。シーマン・スーガン間のシステムが連携しておらず、両社で同じ作業が発生していたのも非効率的だった。

改善策を模索していた折に、「Windows XP」が保守切れとなった。それに伴い、当時の基幹システムの更新を前提に、念のために複数のシステム会社から見積をとった中の1社がアイルだったという。「アイル担当者はこちらの言いたいことを理解してくれ、波長が合うと感じた」と菅原氏。最大の決め手は、「とにかく熱意を感じたこと」とほほ笑む。費用対効果が見えにくいシステム投資に慎重になる中で、同じ金額でやれることの多さもポイントになり、2013年夏に「アラジンオフィス」の導入を決定した。

「アラジンオフィス」導入の効果

「アラジンオフィス」が稼働後は、シーマン・スーガンの業務が一元化された。シーマンのシステム上で発注処理をすれば、スーガンのシステム上で受注データが作成され、出荷時にはスーガンの売上データがシーマンの仕入データとして自動で取り込まれるというように、両社の処理が連動するようになった。「グループ会社ならではの効率化を図れた」と菅原氏。以前までは複数のシステムが別々に動いていたのが、「アラジンオフィス」に一本化されたことでデータ集計も容易になった。

また、売上推移や販売予想数をもとにした発注点を商品ごとに設定し、適切なタイミングで適切な量の発注を可能にしたことで、在庫切れによる機会損失も防げるようになった。在庫切れの際も、その商品情報と注文元の病院情報などを、担当営業にワンタッチで通知可能。事務担当者が営業担当者宛にメールを作成する手間が削減された。

「アラジンEC」導入の効果

ネットショッピングの感覚で、簡単に見積依頼作成が可能に。月70時間の業務削減で、残業ゼロに

さらに同社は、2015年にアイルが提供するBtoB ECシステム「アラジンEC」も導入。独自のカスタマイズにより、それまで営業担当者が大きく時間をとられていた、見積依頼の作成時間が3分の1に短縮。業務時間は1か月70時間ほど削減され、残業はゼロになった。

同社は、病院ごとに異なる複数の商品をセットで販売することが多い。セットは400～500種類に及び、見積依頼の作成にはメーカー1社に対し30分ほど時間が掛かっていた。複数社へ相見積をとる際はそれだけ作業時間も倍増する。資材チームでは、営業担当者が作成した見積依頼が販売先の要望通りになっているかをチェックする手間もあった。菅原氏は、「見積が届けばまた営業担当者に共有して…という流れで、納品までにどうしても時間が掛かってしまっていた」と振り返る。

そこで「アラジンEC」を活用し、ECサイトで欲しい商品をカートに入れていくイメージで、営業担当者が見積依頼する商品にチェックを入れていく仕組みを構築した。システム画面上ではメーカー別に比較できるよう、商品が写真入りで一覧になっており、複数メーカーへの見積依頼も瞬時に可能。メーカー1社に対し30分掛かっていた見積依頼が、現在は30分で3社分可能になり、資材チームでのチェックも不要になった。

さらに、メーカーから見積が届けば依頼した営業担当者に通知されるため、社内で伝え忘れたりメールが埋もれたりすることがなくなり、納品までがスピーディーになった。菅原氏は、「以前は業務が22時半まで掛かる者や、1か月の残業時間が70時間に及ぶ者もおり、人事担当者が頭を抱えていた。それが今では、残業がゼロになった」と顔をほころばせる。「ここまで目に見えて業務負荷が下がるとは、想像以上だった。内部統制は大変だったが、思い切って進めて良かった。会社からも高く評価してもらっていて、アイルの担当者には感謝の思い」とほほ笑む。

アラジンオフィス/アラジンEC　導入の効果

ルートセールス先で発注・在庫確認が可能になり、サービスレベルが向上

「アラジンEC」は見積依頼の作成に留まらず、ルートセールスでも活用。営業先の病院でタブレットを使用し、その場でサンプル発注や在庫確認が可能になった。以前のように、外回りから帰社後にメールで発注する手間が不要になった。営業担当者が「アラジンEC」に発注データや補足コメントを入力すれば、そのまま基幹システムの「アラジンオフィス」にも取り込まれる。事務担当者がシステムに入力する必要もなくなり、ミスも削減された。病院への対応が素早くなり、サービスの向上にもつながっている。菅原氏は、「『アラジンオフィス』も『アラジンEC』もアイルが開発しているので、連携に無駄なコストが掛からずに済んだ。何か起こったとしても、どちらのシステムに原因があるか分からないような不安もない」と話す。また、「人を増やすほど人件費は増え続けてしまう。その分の業務をシステムに任せられるようになり、初期投資と一定のランニングコストで済むのはコスト面でも大きい」と語った。

今後の展開

自社に関わる縁を大切に、引き続き現場の声を業務改善に生かす

「アラジンEC」は営業担当者の意見をもとに、アイルに都度相談してブラッシュアップしている。菅原氏は、「アイルは営業担当者・サポート担当のエンジニアも皆、要望に対して適切な対応をしてくれる。人は出会うべくして出会うと思っていて、アイルとも運命的な巡り合わせのように感じている」と話す。アイルへの要望については、「この良い付き合いをずっと続けていけたら」と語った。

自社に飛び込みで来る営業に対しても、会社名ではなく個人名で呼ぶよう心掛けるなど、人対人の付き合いを大切に考えている菅原氏。病院のドクターやその先にいる患者はもちろん、社員、そしてメーカーやアイルのような取引先など、自社に関わる全ての縁を大切にしながら、今後もより良いサービスや業務の形を追求していく。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。