棚卸とは？目的や流れ、よくある課題から効率化の方法まで解説

企業が棚卸を行う4つの目的

棚卸は、単に在庫を数える作業ではなく、企業の財産状況と経営成績を正確に把握するための、会計上・経営上不可欠なプロセスです。ここでは、棚卸が持つ4つの主要な目的について解説します。

帳簿と実在庫数の照合

棚卸を行う第一の目的は、帳簿上の在庫数と実際の在庫数を照合し、その不一致（棚卸減耗）を確認することです。実在庫の数値が帳簿と合わない場合、原因を追求し、売上計算や在庫管理の不備を見直す必要があります。正確に行うことで、経済損失を防ぐだけでなく、企業の信用を保つことにも繋がります。

在庫の破損や損耗等の状態確認

在庫品は時間経過や取り扱いによって破損や劣化が生じることがあります。棚卸では、商品の状態を確認するとともに、不良品や損耗品の特定も行います。これにより、現状に即した正しい在庫管理が実現します。

在庫の過不足の確認

過剰在庫が発生すれば資金繰りに影響を与え、不足があれば販売の機会を失うリスクがあります。棚卸によって適正在庫の維持に必要なデータを得ることで、効率的な商品調達計画を立てることができます。

決算へ向けた期末商品棚卸高の算出

企業の決算手続きにおいては、期末商品棚卸高を正確に算出する必要があります。この数値は、売上総利益や売上原価を計算する上で基盤となるデータです。棚卸を適切に行うことで、経営の透明性を高め、正確な利益計算につなげることができます。

棚卸を行う方法

実在庫をカウントする棚卸の実地調査には、主に「タグ方式」と「リスト方式」という2つの手法があります。

タグ方式での棚卸

タグ方式は、棚卸を行う商品の一つひとつに、「棚卸票」と呼ばれる連番管理されたタグを取り付けていく方法です。担当者は、商品をカウントしながら品名や数量をタグに記入し、記入済みのタグを回収します。最後に、回収したタグの情報を集計して在庫総数を確定させます。

商品に直接タグを付けるため、数え漏れや重複カウントが起こりにくい点が特長ですが、タグの作成・貼付・回収・集計といった作業に多くの工数がかかる点が課題です。

リスト方式での棚卸

リスト方式は、事前に棚卸リストを用意し、そのリストに記載された商品と保管場所（ロケーション）を頼りに、担当者が現物をカウントして実数を記入していく方法です。

帳簿上の在庫数と実数を比較しながら作業を進めるため、差異をその場で発見しやすい点が特長です。ただし、リストに記載のない商品が別の場所に置かれていた場合に発見が遅れたり、広大な倉庫で多数の品目を扱っている場合にリスト上での確認作業が煩雑になったりするという課題があります。

棚卸の一連の流れ

棚卸を正確かつ効率的に行うには、事前の計画と準備が不可欠です。ここでは、多くの企業で採用されている一般的な棚卸のプロセスを、5つのステップに分けて解説します。

スケジュールの決定

棚卸を行う際はまず、スケジュールを決定することが重要です。通常は決算時期に合わせて行いますが、業界や企業によっては月次や四半期ごとに棚卸を実施する場合もあります。
スケジュールを決める際には、繁忙期など現場の負担が増加しない時期を選ぶことが推奨されます。また、作業担当者の役割分担や、当日の作業マニュアルもこの段階で準備します。

棚卸の方式を選択

スケジュールが決まったら、計画に基づき、棚卸をスムーズに進めるための準備を行います。具体的には、棚卸票や棚卸リストの用意、筆記用具やハンディターミナルといった備品の確保などです。また、作業効率を高めるため、事前に倉庫内を整理整頓し、通路を確保しておくことも重要です。

在庫のカウント

計画書とマニュアルに従い、実際の在庫をカウントする作業（実地棚卸）を行います。2人1組で作業にあたり、1人がカウントし、もう1人が記録・確認するといったダブルチェック体制を敷くことで、人的ミスを抑制します。

在庫の仕分け

カウントの際に、破損や陳腐化している商品がないかどうかも確認していきます。品質状態を記録し、問題のない在庫と仕分けをして別の場所に保管するなどしておきます。

棚卸結果の確認

実地棚卸でカウントした数量を集計し、「帳簿在庫」の数量と比較します。差異がある場合は、その原因を調査・特定し、必要に応じて帳簿の修正を行います。この差異分析を通じて得られた知見は、将来の在庫管理プロセスを改善するための貴重なデータとなります。

棚卸在庫の評価方法の種類

棚卸で確定した在庫数量は、最終的に会計上の資産価値として評価する必要があります。企業会計原則では、棚卸資産の評価方法として「原価法」と「低価法」が定められています。

原価法での評価

原価法とは、在庫資産をその取得原価（仕入価格や製造原価）で評価する方法です。どの時点の原価を用いるかによって、さらに以下のような計算方法に分かれます。

• 先入先出法： 「先に仕入れたものから先に出庫される」と仮定し、期末在庫は最も新しく仕入れたものの原価で評価する方法。
• 移動平均法： 仕入の都度、在庫の平均単価を算出し、その平均単価で評価する方法。

原価法は、客観的な取得原価に基づいて評価するため、計算の信頼性が高い点が特長です。一方で、原価自体が変動する場合は、評価基準にずれが生じやすいという点がデメリットと言えるでしょう。

低価法での評価

低価法とは、在庫資産の「原価」と、期末時点の「時価（売却可能価額）」を比較し、いずれか低い方の金額で評価する方法です。これは、会計における「保守主義の原則」に基づくもので、資産の過大評価を防ぎ、企業の財務状況をより堅実に示すことを目的としています。

例えば、トレンドの移り変わりが激しいアパレル商品など、在庫の時価が仕入時よりも下落している場合に、その損失を早期に財務諸表へ反映させることができます。その一方で、価格変動が頻繁に起きない商品に対しては、原価法と比べて煩雑になる場合もあります。

企業の棚卸で頻出する課題

棚卸は、企業の正確な資産状況を把握するために不可欠な業務ですが、そのプロセスには多くの課題が潜んでいます。ここでは、多くの企業が棚卸の際に直面する、代表的な3つの課題を解説します。

手作業によるミスの発生

棚卸リストを紙で出力し、目視で商品を数え、手書きで数量を記録する、といった従来のアナログな手法は、数え間違い、転記ミス、集計エラーといったヒューマンエラーの温床です。

これらのミスは、帳簿在庫と実在庫の差異を生み、在庫データの信頼性を根本から揺るがす原因となります。また、在庫品が多い場合ほど、一つひとつの正確に確認することが難しくなります。小さなミスの積み重ねが大きな問題を引き起こすこともありえます。

棚卸による時間と労力の負担

商品のカウント、記録、データ入力、帳簿との照合といった一連の作業は、非常に多くの時間と労力を要します。特に、取扱品目が多い、あるいは倉庫や店舗の規模が大きい企業では、全従業員が休日出勤や長時間労働を強いられるケースもあります。この負担が原因で、作業ミスや効率の低下が深刻化するケースも少なくありません。

棚卸中の営業・入出庫停止による販売機会損失

正確な棚卸を行うため、作業期間中は店舗の営業や倉庫の入出庫を一時的に停止することが一般的です。しかし、この業務停止は、本来得られるはずだった売上を失う「販売機会の損失」に直結します。特に、ECサイトと実店舗を運営している場合など、ビジネスを24時間止められない業態にとって、この機会損失は深刻な経営課題となります。

棚卸の課題を解消し効率的に行う方法

前述のような課題は、企業の収益性を悪化させる要因となり得ます。これらの課題を解決し、棚卸を効率的に行うためには、「業務プロセスの見直し」と、より根本的な解決策である「システムの活用」という2つのアプローチが考えられます。

事前の棚卸計画をより練っておく

効率的な棚卸の第一歩は、緻密な事前計画にあります。棚卸の実施日時、責任者、作業担当者の役割分担などを明確に定義した計画書を作成します。
また、作業マニュアルを整備し、事前に共有することで、当日の作業がスムーズに進みます。倉庫内の整理整頓や、棚卸対象外の物品を移動させておくといった準備も、作業効率を大きく左右します。

自社に合った棚卸方法を選定する

棚卸には、商品にタグを付けていく「タグ方式」や、在庫リストを基に確認する「リスト方式」といった手法があります。また、全在庫を一度に数える「一斉棚卸」に対し、範囲を区切って定期的に行う「循環棚卸」という方法もあります。
自社の取扱品目や事業形態を考慮し、最も負担が少なく、精度の高い棚卸が実現できる方法を選定することが重要です。

棚卸作業の流れを見直す

当日の作業手順を標準化し、無駄をなくすことも効率化に繋がります。例えば、2人1組でカウントと記録を分担するダブルチェック体制を徹底する、ロケーションごとに担当エリアを明確に分ける、といったルールを設けることで、作業の重複や漏れを防ぎ、精度を高めることができます。

在庫管理システムを導入する

上記のような運用改善は有効ですが、手作業が介在する限り、ヒューマンエラーや作業負荷を完全にゼロにすることは困難です。根本的な課題解決を目指すには在庫管理システムの導入・刷新が最も効果的です。

在庫管理システムを活用することで、在庫情報をデータで一元管理することができます。バーコードやRFIDなどの活用により、正確な在庫数をリアルタイムに記録し、棚卸作業の時間短縮と精度向上を実現します。

在庫管理のデジタル化で棚卸をより効率的に

手作業での棚卸は、多くの時間と労力を要するだけでなく、人的ミスという根本的な課題を抱えています。販売・在庫管理システム「アラジンオフィス」は棚卸をはじめとした在庫管理業務のプロセスをデジタル化し、非効率的な棚卸業務を抜本的に改革します。

ハンディターミナル連携機能により、現場で読み取りをしたバーコードやRFIDの情報が直接在庫データに反映されます。この仕組みが、手作業によるカウントミスや転記漏れを防ぎ、棚卸にかかる時間を大幅に短縮します。これにより、棚卸のための営業停止といった機会損失も最小限に抑えることが可能です。

さらに、「アラジンオフィス」は、蓄積された正確な在庫データを基に、在庫回転率や歩留まり率などの分析なども行えます。棚卸を単なる「年に一度の確認作業」から、日々の経営判断に活かせる「戦略的な業務」へと昇華させ、企業の競争力強化を支援します。

まとめ

本記事では、棚卸が単なる在庫の数量確認ではなく、企業の正確な利益と資産を確定させるための重要な経営業務であることを解説しました。棚卸の手作業によるミスや膨大な工数、それに伴う販売機会の損失といった課題は、多くの企業にとって悩みの種ですが、これらは適切な計画とシステムの活用によって解決できます。

「アラジンオフィス」の導入により、棚卸を「コストのかかる義務」から「価値を生む経営活動」へと転換させることができます。棚卸業務を抜本的に改善したいとお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。