事務用品や自社工場で使用する車整備用備品、販売促進商品などの販売の導入事例｜株式会社ヤナセウェルサービス様　システム導入事例

販売管理システムとグループ内Web購買システムを刷新
複雑な本社会計システムとの連携も実現

導入の背景

グループ内1,000以上の部門から備品を受注
本社の会計システムとの連携がネックに

外国車・輸入車を販売するヤナセのグループ会社で、ヤナセグループ全体の購買部門にあたるのが、ヤナセウェルサービスだ。全国のヤナセ販売店に、事務用品や自社工場で使用する車整備用備品、販売促進商品など、運営に欠かせない備品全般を提供している。

同社は、全国の販売店をはじめ、グループ内およそ1,000以上の部門からの注文に対応し、仕入、在庫管理、発送手配などを担う。さらに、ヤナセ本社の総務部門に成り代わっての会計処理など、業務に複雑なルールがある。以前は20年以上前にフルスクラッチで構築した自社の販売管理システムと、Accessの売上管理システム、グループ内のWeb購買システムを利用していたが、それぞれ別会社が構築したものであるに加え、その古さから不便が多かったという。
取締役で営業部部長の舟橋氏は、「以前の販売管理システムは保守も切れており、不具合があると社員が手作業で修正している状況で、不安定でした」と振り返る。
営業課の小林氏は、「何千にもおよぶ注文を一手に受けており、間違いなく商品を割り振らないといけないので、膨大な時間が掛かります。売上締日前後の月末・月初は残業もやむを得ませんでした。1台のシステムを交代で利用していたこともあり、非常に非効率的でしたね」と話す。
しかし、同社の販売管理システムは、本社独自の会計システムと連携する必要があった。その複雑さから、システムの入れ替えはハードルが高かったという。

導入の決め手

2016年、販売管理システムとWeb受発注システムを1社で提供するアイルに問い合わせた同社。同社独自の商習慣に合わせた販売管理システムと、グループ内購買システムとして利用するWeb受発注システムの構築、加えて、販売管理システムにWeb受発注システムと本社の会計システムを連携できることが分かった。
舟橋氏は、「当初は自社の複雑な仕組みや、社内担当者はシステムに明るくない者も多いのが不安点でした。複数社と話したなかで、アイルの担当者は要望をシンプルに受け取ってくれ、分かりやすく説明してくれたことに安心しましたね」と話す。
同年秋、「アラジンオフィス」と「アラジンEC」の導入を決定した。

導入の効果

月末処理時間は1/2になり、残業削減
データの取り出し・追加が容易になり、会計ミスも防止

翌年の2017年冬、両システムが稼働。販売管理システムを「アラジンオフィス」に入れ替え後、売上締日が集中する月末の残業が削減されている。
舟橋氏は、「以前は月末から月初にかけて、1週間ほど受注処理に付きっきりでしたが、現在は月内の3、4日で終えられるようになり、業務時間は1/2になりました」と話す。
受注業務の時間が半分やそれ以下になった分、他の業務に広く手を出せるようになったという。

安定稼働までの約1年間は、アイル担当者とのディスカッションを重ねたという。
会計業務を担う営業課の河東氏は、「正直、アイルの担当者と意見がぶつかることもありました。当社では当たり前のやり方が、上手く通じずにもどかしいこともありましたね。当社の会計は非常に細かく複雑で、既存の会計システムとの連携は難しく、アイルさんも理解するのは大変だったと思います。でも、互いに歩み寄ったあの時間があったことで、良いシステムが完成したと感じています」と振り返る。

現在は会計処理のミス削減や、効率化を実感しているという。
河東氏は、「システムのデータを容易にExcelへエクスポートできるので、細かく検証しやすくミスの防止につながっています。新商品が増えてもデータの追加がしやすく、各部署の担当者が便利に使えています。『早く帰れるようになった』と喜んでいるのもよく聞きますね」と微笑んだ。

発注担当者もお買い物サイト感覚で操作可能に
売上・在庫状況、実績データの見やすさも好評

以前から、販売店からの注文は、ヤナセグループのWeb購買システムから受けていた。「アラジンオフィス」の導入に伴い、この購買システムも「アラジンEC」に刷新。発注担当者からの評価も上々だという。

舟橋氏は、「画面が見やすく、お買い物サイト感覚で操作できるので使いやすいようです。さらに、発注側も各商品の売上や在庫状況、自部門が何をどれだけ購入しているかの実績データを見やすいのも良いですね」と話す。
小林氏は、「人に優しい操作性やデザインだと思います。グループ内の担当者はITスキルもさまざまですが、皆が同じ土俵に立ち、間違いなく受発注のやり取りができています」と話す。
さらに、「アラジンEC」はトップ画面へ告知や商品を自由に掲載できるため、「新商品のお知らせや各課の取り組みなどをアナウンスできるので、グループ内で情報を共有できるのが助かっています」と続けた。

サポートダイヤルは「笑顔を感じる対応」
ディスカッションを重ね、アイルの自社理解度は100％

アイルの対応についても、「サポートフリーダイヤルはいつ何度掛けても、明るく応対してくれます。電話なので顔は見えませんが、笑顔を感じますね。システムは機能性に加えて、そこに付随する担当の方々の対応力が重要だと思います。当社の業務は難しい部分も多かったと思いますが、現在アイルさんの理解度は100％だと言えます」（小林氏）と話す。
河東氏は、「土曜日に急遽問い合わせた際も、窓口の方がスムーズに応対してくれました。さらに週明け、専任担当の方からも『大丈夫でしたか』と改めて連絡をもらい、アイルさん内で情報を共有し合って丁寧に対応してくれたことが嬉しかったですね」と語った。

全国に上質な車と、車のある豊かな暮らしや夢を提供し続けているヤナセグループ。ヤナセウェルサービスは、その基盤を支えている。さらに同社の基盤を支えるアイルとともに、今後もグループ全体の円滑な業務をサポートし続けていく。

アイル営業より

システム刷新時は、これまでの業務の流れが適切か、簡素化できることはないかなど、業務を見直し、効率化を図れる貴重なタイミングです。
同社の新システムご検討の動機は前システムの老朽化でしたが、当社はシステム刷新にあたり、既存機能を踏襲するだけではなく、より利便性を向上すべく取り組みました。
結果、ご要望であったグループ独自の会計システムとの連携に加え、従来は非効率的だった各販売店からの注文手配、各部署への商品割り振りなどを効率化でき、非常に良かったと思います。

また、今回は当社の強みでもある、販売管理システムとWeb受発注システム、セットでのご提案でした。
Web受発注システムの一般的な活用方法は、対外的な取引先との受発注に利用し、社内の基幹システムと連携するパターンです。しかし同社は、グループ会社内での備品の取引に利用されています。このように、企業さまごとのご要望や業務・業態に合わせて、臨機応変に対応できる点も、当社の強みです。
「アラジンEC」については、商品検索や実績集計のしやすさに加え、各販売店の方にも操作性をご評価いただけ、嬉しく思います。

同社にとって20数年振りのシステム刷新を、当社1社でご提案・ご導入・運用サポートさせていただけ、大変光栄に思います。
今後も同社のさらなるご発展のお手伝いができるよう、関係者一同サポートさせていただきます。

（システムソリューション部/竹下）

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。