フローリングの専門メーカーの導入事例｜株式会社イクタ様　システム導入事例

在庫確保・受注業務の負荷が下がり、残業がほぼゼロに
在庫確認がスムーズになり顧客対応の品質が向上

導入の背景

約200種類の在庫管理の効率化を目指して

1958年創業、愛知県瀬戸市に本社を構えるイクタは、天然の木にこだわった商品開発を強みとする高品質なフローリングの専門メーカーだ。上質な暮らしを彩るための多様なニーズに応える同社は、天然の木を使った製品が約7割を占め、約200種類もの製品を揃えている。

しかし、同社が長年使い続けていた業務システムは動作が遅く、在庫状況の把握に時間がかかることが大きな課題となっていた。スピーディな在庫確認ができないことで、販売機会を逃してしまう懸念もあった。
営業部 販売事務チームリーダーの那須氏は「お客さまからの電話お問合せの最中に、約1分間ほど在庫確認のための“間”が生じていました。お待たせしてしまうので確認してから折り返すケースもありました」と当時を振り返る。

導入の決め手

柔軟なカスタマイズ性と、担当者の業務への深い理解が決め手に

同社では、2021年に「アラジンオフィス」の導入を決定した。フローリング専門メーカーならではの業務フローや、得意先ごとの取引ルールにも細やかに対応できる柔軟なカスタマイズ性が決め手となった。

加えて、アイル担当者の業務への深い理解と提案力も後押しになったという。
専務取締役の石川氏は、「アイルさんは当社の実態や業務の流れを細かい部分までヒアリングしてくださり、どのようなシステムであれば便利になるかを考えて提案してくださいました」と語る。

導入の効果

在庫確認がスムーズになり、顧客対応の品質が向上

以前のシステムでは、約200種類に及ぶ製品のロット管理に課題を抱えていた。
これまでは製品を生産しロットが増えるたびに商品コードを増やす運用だったため、同じ商品でもロットが異なると別の商品として扱われ、在庫検索や実績集計が煩雑になっていた。

「アラジンオフィス」導入により、1つの商品コードに対してロットを増やすという正しい運用に変わったことで、在庫を正確かつスピーディに把握できるようになった。那須氏は「これまで約1分かかっていた作業が、1秒に短縮されました。お客さまからのお問合せにもその場ですぐに回答できるようになり、顧客対応の品質が向上しました」と語る。

また、外回り中の営業担当者からの問合せにも即座に対応できるようになった。
「営業担当者と、お互いにストレスなくスムーズな業務連携ができるようになりました。確認にかかる時間が軽減されたことで、依頼された以上の資料を準備するゆとりも生まれました」と、那須氏は笑顔を見せる。

カスタマイズ機能で、在庫キープや商品の振り替え作業が短縮化

これまで煩雑だった在庫の確保（キープ）と受注のプロセスも、大幅に簡素化された。
同社では、得意先や営業担当者からの依頼で受注前に商品を確保する際に、システム上で「キープ入力」を行っている。以前のシステムでは3段階の作業が必要だったが、「アラジンオフィス」導入後は、キープ入力したデータをそのまま正式な受注に反映できるようになり、複数のステップが1段階で完結するようになった。

石川氏は「出荷予定先の順番を急に入れ替える場面が生じても、一連の伝票を一括して変更できるカスタマイズ機能を活用することでスムーズな対応が可能になりました。これはできないだろうと諦めていた『こうなったらいいな』という現場の要望が、当社の業務に合わせたカスタマイズをしていただいたことで思い通りに実現できました」と笑顔を見せる。

また、導入後のアフターフォローについても高い評価をしている。
那須氏は「導入して終わりではなく、アフターフォローも充実しているので助かっています。分からないことや試してみたいことなどを気兼ねなく聞け、レスポンスも非常に早く助かっています。伝えたいことを汲み取ってもらえて、阿吽の呼吸でコミュニケーションを取れる安心感があります」と実感を込める。

帳票作成ツールを活用し、実績資料がワンタッチで出力可能に

現場の効率化にとどまらず、経営力の強化においても効果を実感している。

標準機能の帳票作成ツール「アラジンデザイナー」を活用し、実績資料の出力がスムーズになった。
このツールは、データ出力する項目をシステム利用者が自由に設定できる。
データ集計の条件や表示項目をあらかじめ設定しておくことで、各業務の明細表や集計表、順位表、推移表などの実績資料をワンタッチで出力できる。

石川氏は「これまではイメージしていなかったような事実が数字で見えるようになり、多くの気づきを得られるようになりました。エリア別の販売実績を分析するなどし、営業戦略に生かしています」と話す。

今後の展望

残業がほぼゼロに。社員が気持ちよく働ける環境づくりを目指して

今後の展望として、「人手不足が課題となるなかで、社員が気持ちよく働けて、長く続けてもらえるような会社を目指しています」と石川氏は語る。

社員の働く環境を改善する一因として、「アラジンオフィス」も一端を担っているという。
那須氏は、「残業時間がかなり減り、チームみんなが基本的には定時で帰れるようになりました。早く帰れるようになった分、ライフスタイルが少し豊かになりました」と笑顔を見せる。
業務の煩雑さが解消され時間的な余裕ができたことで、心理的なゆとりも生まれ、仕事とプライベートのバランスを取りやすくなったという。

また、誰でも使いやすいシステムは、属人化の解消や新人教育の負荷軽減にもつながっている。
さらに、「アラジンオフィス」導入を機にクラウド型システムに移行したことで、災害などによる業務停止や日々のデータ喪失の心配がなくなり、BCP（事業継続計画）対策の効果も大きく感じているという。

150年以上の長い歴史のなかで、住まいの豊かさを支えてきたイクタ。
今後も「アラジンオフィス」を活用し進化を続けながら、未来へと歩みを進めていく。

アイル営業より

イクタさまは、2022年からアラジンオフィスをご利用いただいております。
当時は、機能面や動作面などが原因で問合せへの回答に時間がかかり、業務が滞っていることが大きな課題としてありました。また、先日付の注文や予約のような相談が多く、生産予定も加味した在庫の推移や予定管理が非常に重要でした。

業界構造による複雑な商流や商品の管理方法など特徴もありましたが、それらを理解するところから丁寧にヒアリングすることを意識し、またアラジンオフィスの柔軟性を活かしてご提案をさせていただきました。
結果的に、現在は残業が無くなったなどのお声をいただけて大変嬉しく思います。
導入に向けての打合せにおいては皆さま前向きに取り組んでいただき、レスポンスも早かったため非常にスムーズに進められたことを覚えています。

また社員の皆さまがいつも明るく礼儀正しいのがとても印象的で、会社の取り組みや行事なども多く、社員の方を思う企業文化・学ぶべき社風であるといつも感じます。

今後も、システムを通じてイクタさまのさらなる成長を支えるお手伝いができれば幸いです。

（システムソリューション部/稗田）

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。