結束資材・包装資材卸の導入事例｜株式会社ヤナギダ様　システム導入事例

「アラジンオフィス」と「楽楽明細」の連携で請求書などの
郵送業務が半分以下に時間短縮。帳票のデジタル化を契機に、社内外でさらなるデジタル活用を推進

「アラジンオフィス」と「楽楽明細」の連携を開始した背景

限られた人員で、毎月1000件以上の請求書などの郵送業務に対応
人手不足とコロナウイルスの影響により限界を感じていた

製品の梱包・運搬になくてはならない、業務用のゴムバンドやスズランテープ、包装紙などといった結束資材、包装資材を卸している株式会社ヤナギダ。その歴史は長く、2022年には創業92年を迎える老舗企業だ。

同社は、2010年に販売・在庫管理パッケージシステム「アラジンオフィス」を導入。当時それぞれ別システムで管理していた購買、在庫、債務管理の一元化に成功する。2019年には、「アラジンオフィス」のバージョンアップと合わせてオプション機能である「生産管理機能」も追加し、同社で一部手掛けている製造業務の効率化を実現した。

同社における次なる課題は、請求書や納品書といった帳票の発行・送付だった。

「アラジンオフィス」導入時からシステム部門を担当している経理部課長の新井章善 氏は「これまでは担当者が毎日2時間ほど、約1週間かけて請求書・納品書の郵送業務にあたっていました。本社では担当者が2人と人数が限られているなか、日々の業務もこなしながらの対応になるので、月初はいつも大変でした」と振り返る。

郵送業務だけに人員を割くことは難しい。負荷軽減のための対応策を考えていたところ、郵送業務の担当者のうち1人が担当を離れることになり、毎月1人で1000社を超える取引先に帳票を郵送しなければならなかった。通常業務に加え、郵送業務まで手が回らず休日に処理することもあったという。

さらに新型コロナウイルスの影響も業務改革の後押しとなった。コロナ下で一時在宅勤務へ移行していたが、郵送業務のためには出社が必須だ。
出社の機会が減っているなかで郵送業務に割く時間が取れず、業務に支障が出てしまう懸念があった。

連携開始の決め手

社内外でデジタル化波及の可能性を感じ、帳票のデジタル化に踏み切る

こうした状況を踏まえ、新井氏はアイルの営業担当者に相談。すると「アラジンオフィス」とラクス社の電子請求書発行システム「楽楽明細」の連携提案を受けた。「アラジンオフィス」で発行している請求書・納品書が「楽楽明細」を通してWeb上で発行・送付できる。

「業務負荷の軽減ももちろん狙いとしてあったのですが、これが社内外でデジタル化を進めるきっかけになればと考えていました。」と新井氏は話す。

「今回の動きが成功すれば、当社のお客さまにデジタル化のメリットを感じてもらえ、今後もさまざまなデジタル化へのハードルが下げられますし、社内においても限られたリソースを振り分けしやすくなるのではないかと思いました」と続けた。

こうして「アラジンオフィス」と「楽楽明細」の連携がスタートした。

導入効果

「アラジンオフィス」と「楽楽明細」の連携により、作業時間が半分以下に
取引先のデジタル化促進にもつながる

デジタル化がまだ浸透していない業界ということもあり、どれだけの取引先に「楽楽明細」を利用してもらえるかは未知数であった。
しかし実際に連携が開始されると、わずか2か月ほどで約1100社の取引先のうち、約半分がWeb上でのやり取りに移行したという。

これまで数時間ずつ1週間かかっていた封入・郵送作業が数時間程度に短縮され、1日で完結できるようになった。通常業務に専念できる時間が増え、取引先が多い支店の担当者からは「月初がこんなに楽になるとは思いませんでした」と効果を実感する声が届いている。

新井氏は「帳票がデジタル化されたことで、伝票を紙で印刷することも少なくなりました」と話す。

以前は、「手元にないと不安だ」と紙で伝票を管理している社員も多かったが、連携後は、Web上で場所を選ばず確認でき、紛失のリスクも低いため、ペーパーレスの動きが浸透していった。

影響は、社内だけにはとどまらない。取引先からの反響も大きかったという。
「お客さまからは『こんなこともできるんだ』と驚きの声を多くいただきました。さらに『発注手段をFAXからデジタルに切り替えたいのですが、協力してもらえませんか』などと逆提案を受けることも増えましたね。そうした提案にも当社で可能な限り対応していければと考えています」と新井氏は語る。

膨大な受注残対応においても「アラジンオフィス」が力を発揮
機能強化のスピードとサポート対応を高く評価

10年以上と長年活用している「アラジンオフィス」の機能面も高く評価する。

新井氏は、「『アラジンオフィス』の導入以前も長いこと別のシステムを使っていたので、システムを入れ替えるのに少し不安もありましたが、機能強化のスピードが速く、驚きました。導入当時はカスタマイズをお願いしていた部分が、今では標準機能として実装されていることも多く、とても助かっています」と振り返る。

さらにコロナ下においても「アラジンオフィス」を活用し、混乱なく業務を進めることができたという。
コロナの影響で、価格が高騰し商品調達が困難な時期があった。受注残が溜まるなか一度に入荷する商品数は限られている。以前は、そうした在庫の振り分け方法が定められておらず、各自が担当する取引先分を各々のタイミングで取り出していたが、受注残分の在庫が確保できない恐れがあった。

そうした状況に対し、「アラジンオフィス」の「在庫引当機能」を活用することで、最適な数をそれぞれの納品先に振り分けできるようになった。

「アラジンオフィス」は、同社で一部の商品のピッキング・出荷業務に利用している委託倉庫先でも本部と連携して利用しており、力を発揮している。

「コロナの影響で、普段であればさばききれない量の受注残を抱えてしまったのですが、楽楽明細との連携に加え、『一括売上処理機能』があったことで複数の受注データを引き当ててまとめて売上処理ができるので、とてもスムーズに納品を進めることができました。導入して本当に良かったと感じましたね」と新井氏は実感を込めた。

また、サポート面についても「サポートには大変満足しています。当社の業務内容を深く理解したうえで提案してくれますし、何かあれば営業の方やシステムエンジニアの方が丁寧に対応してくれます」と話す。

「信頼性が高いのでトラブル対応でサポートをお願いしたことはありませんね。『楽楽明細』と連携する際も『状況いかがですか』と確認の電話をくれました。おかげで心配なく導入を進められ、感謝しています」と笑顔を見せた。

今後の展望

BtoB ECの活用をはじめ、さらなるデジタル化を視野に創業100年とその先へ

同社では帳票のデジタル化を皮切りに、今後BtoB ECの導入や、委託倉庫との連携強化などさらなるデジタル化を視野に入れている。

「価格競争が激しい業界で、発送費も年々上がっているなかで、いかに価格を抑えられるかが重要です。BtoB ECでコロナの状況や時間に関係なく受発注可能な仕組みを整えつつ、倉庫内の商品を効率良く発送できたらコストダウンになるし、お客さまにもメリットになりますよね」と新井氏は語る。

そうした同社の新たなステップを、「アラジンオフィス」に加え、アイルのBtoB専用ECパッケージ「アラジンEC」で支えられるよう、奮励努力していく。

創業100周年を目前に控える株式会社ヤナギダ。時代の変化や課題に応じて、柔軟に改革を進める同社は、100周年とその先へ向けて、今後もますます発展していくだろう。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。