玩具・ジグソーパズル・ホビー・ゲーム商品などの卸売問屋の導入事例｜テイクハート株式会社様　システム導入事例

FAX受注を完全デジタル化し、作業負荷を約40％削減
請求書のWeb化で、多忙な締日の作業時間が約12分の1に

導入の背景

アナログ業務と属人化からの脱却を目指して

2002年創業、大阪府茨木市に本社を構えるテイクハート。
玩具・ジグソーパズル・ホビー・ゲーム商品などの卸売問屋である同社では、幅広い商品の取り扱いとWebを活用した受注システムの構築により、顧客がスムーズに商品発注できるよう取り組んでいる。

同社ではこれまで、市販のオフィスソフトと社長が作成したプログラムを組み合わせて業務システムを運用していた。しかし、この体制では、社長が不在の際にシステムが誤作動を起こすと業務が滞るという大きな問題に直面していた。
この属人化された状態から脱却し、より安定したシステム環境を構築する必要性を感じ、業務システムのアウトソーシングを目指してシステム導入の検討を始めた。

導入の決め手

Web受発注システムと基幹システムの柔軟な連携性と、シンプルな操作性が決め手に

複数社のシステムを比較検討し、2020年に「アラジンオフィス」と「アラジンEC」を選定した。
一番の決め手となったのは、「アラジンオフィス」と「アラジンEC」の連携性だ。

根岸社長は、「Web受発注システムと基幹システムを連携でき、一つの窓口でスムーズに対応していただけるのがアイルさんのシステムの最大の魅力でした。社員の負荷とミスの削減を目指すべく、FAXやメールでの受注をなるべく廃止してWeb受注の体制に移行することを目標に考えていました」と当時を振り返る。
さらに、「パソコン操作に不慣れな社員でも使いやすいシンプルな操作性も魅力でした」と語る。

導入の効果

Web受発注システムの活用により、社員の負荷が約40％軽減。FAX受注がゼロに

「アラジンオフィス」と「アラジンEC」の連携により、得意先がPCやスマホ・タブレットなどを利用してWeb上の「アラジンEC」で注文した受注データが、自動的に「アラジンオフィス」に伝票作成される。
ほぼ全ての得意先が「アラジンEC」を利用している同社では、社員の業務負担が大幅に軽減された。

「これまでは、お客さまからのFAXやメールをもとに受注入力する必要がありました。『アラジンEC』と『アラジンオフィス』の連携により、手入力にともなう業務負荷や転記ミスがなくなり、作業負担は約40％削減されたと実感しています。これまで10人で対応していた業務が6人で可能になる計算となり、他の業務に人員を再配置できるようになりました。営業担当者は日々の受注や仕入の確認、在庫チェックに集中できるようになり、品切れの発生率低下やレスポンスの向上にもつながっています」と、根岸社長は笑顔を見せる。
同社では、「アラジンEC」の活用により、FAX受注を廃止する目標を達成した。

在庫情報の即時連携により、取引先の利便性が向上

また、「アラジンオフィス」と「アラジンEC」の連携により、「アラジンオフィス」で管理している在庫状況がリアルタイムで「アラジンEC」に反映されることにも効果を感じている。

根岸社長は、「以前は毎日手作業で在庫表を作成・送付していましたが、その手間がなくなり業務効率化に大きく貢献しています。お客さまにとっても、常に最新の在庫情報を確認したうえで発注できるため、弊社とお客さま双方の利便性が向上したと感じています」と語る。

得意先は、PCやスマートフォン・タブレットなどのWeb上で商品を選択できるほか、注文点数が多い場合にはCSVファイルのアップロードによる発注が可能だ。

さらに、「『アラジンオフィス』上で出荷が確定すると『アラジンEC』から自動でメール送信されるため、タイムリーな出荷案内ができている点も、お客さまにとってメリットが生まれていると感じます」と根岸社長。

請求書をWeb化。多忙だった締日の作業時間が約12分の1に

「アラジンオフィス」の導入を機に、同システムと連携可能なラクス社の電子請求書発行システム「楽楽明細」を導入した。これまで時間や手間がかかっていた請求書の印刷・封入・切手貼付などの郵送業務をWeb上でのデータ送信へと切り替えたことで、大きな効果を感じているという。

根岸社長は、「これまで月に3度の締日に約12時間かかっていた作業が、1時間で終わるようになりました。また、これまでは都度請求の際に経理に発行を依頼する必要がありましたが、今は営業だけで対応可能になったことが大きいです」と話す。
さらに、「担当者の負荷が大幅に軽減され、業務の省人化につながっています。担当者が他の業務に注力する余裕が生まれており、大きな効果を感じています」と続ける。

今後の展望

さらなるデジタル化で、安定した人材確保を目指す

同社では今後「アラジンオフィス」「アラジンEC」をさらに活用して、日々の業務の大半を占める新商品の受発注業務の効率化に取り組んでいく予定だ。
特に、日々発注が発生するメーカーの新商品受発注における担当者の負担軽減を目指している。

根岸社長は、玩具業界はデジタル化が遅れている現状があると語る。
「業務効率化のためにも、デジタル化をさらに推進していく必要性を強く感じています。デジタル化することで少人数で多くの業務をこなせるようになり、人材不足の解消にもつながると考えています。また、システム導入は人材確保にも寄与しています。面接時に手作業や煩雑な業務が少ないことを伝えると、応募者の安心感につながっています。新しく入社した社員でも、システムの使い方を理解すれば一定レベルの業務をこなせるため、教育コストの削減にも貢献しています」と根岸社長。

テイクハートは今後も「アラジンオフィス」「アラジンEC」を活用しながら、“社員とお客さまがともに元気になる”未来を創り、業界の業務デジタル化をリードする存在として歩みを進めていく。

アイル営業より

テイクハートさまとは、2020年にWeb受注システムの構築に関するお問合せをいただき、Web受注の仕組みを構築し作業効率化を図り、人的ミスを減らす体制を整えたい意向のもとお打合せを開始しました。
当初はWeb受注の仕組みのみを検討されておりましたが、販売管理システムとWeb受注システムの両方を1社で提案できる点に魅力を感じていただき、「アラジンオフィス」「アラジンEC」の組み合わせで提案をさせていただきました。
以前よりFAXでの注文が多く、そのすべてを手入力で受注登録されており、業務負荷が高い状況に加え、転記ミスなども発生しておりました。
得意先さまにWeb注文をどのように行っていただけるか、受注から出荷までの流れをどのように円滑に進められるかという点を意識し、お打合せをさせていただきました。
今ではほぼ100％のWeb受注を成功されており、根岸社長からも「業務負荷が減った」とのお言葉をいただき大変嬉しく思っております。
システム導入後も継続して業務改善に意欲的に取り組まれており、今後は商品管理の幅を広げる構想もお持ちです。さらなる飛躍に向けて、引き続き全力でサポートさせていただきたいと思います。

（システムソリューション部/井川）

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。

2025年8月3日/月刊トイジャーナルにて掲載