自動車補修用資材製造・販売の導入事例｜株式会社ソーラー様　システム導入事例

本社と工場の連携で、業務スピードとサービスが向上
時間外勤務が削減され、システムの費用対効果に満足

導入の背景

業務の停滞に危機感をもち、生産・販売管理の連携を決意

1958年の設立以来、ポリエステルパテ、シーリング材、塗膜研磨剤のトップメーカーとして、自動車補修材料で培った樹脂合成技術と分散・乳化技術をベースに、作業性を追求した幅広い製品と技術を生み出してきた株式会社ソーラー。強みである塗装下地剤を中心に、自動車補修から各車両の製造ライン、NC旋盤等の工作機械、楽器、家具といった木製品まで、さまざまな製品に同社の塗料や技術が取り入れられている。

現・代表取締役である清水知幸氏は、2013年に後継者として経営業務を担うために同社に入社。その際、自社システムの立ち遅れが原因で、業務が停滞しがちになっていることに気づいたのが、システムの入れ替えを検討するきっかけとなった。当時は、生産管理に事務処理用のオフコンを、販売管理に他社の古いシステムを10年来利用していたが、生産管理と販売管理が連携していないため、本社と工場でリアルタイムに情報共有ができていなかった。「10時30分と14時の1日2回、本社から送られてくる受注データを待たなければ、工場では出荷作業に着手できず、製造スケジュールも立てられない。待機時間を無駄に浪費していた。本社でも製造の進捗が見えないため、取引先から在庫の有無に関する問い合わせがあってもすぐに答えられなかった」。これらを原因とする業務の停滞に危機感を覚えた清水社長は、業務効率化を目指すべく新システムの導入に取り掛かった。相談を持ち掛けた取引銀行からコンサルティング会社を経由して、アイルを紹介された。

導入の決め手

カスタマイズの柔軟性と、最小限の機能からスタートできる安心感がポイントに

新システム導入にあたって、長く取引をしてきた既存のシステム会社からは、大手向けのパッケージシステムの提案を受けた。しかし、システムのフレームと自社の会社規模がマッチしておらず、運用が難しいと判断し、採用を見送ることに。対して、アイルの「アラジンオフィス」の採用を決意したのは、元々中小企業向けに作られたシステムで会社規模にも最適であったこと、必要な機能のみで構築でき、業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる点が気に入ってのことだった。「多種多様な商習慣のパターンを考慮して組み上げられたシステムで、機能の柔軟性が評価できた。『アラジンオフィス』のルールに合わせて自社のルールを整備していけば、業務をしやすくなりコストが抑えられるという期待もあった。他社の事例も聞くなかで、「人」で行う部分も大切にしながら、システムで処理してしまえばいい業務からまずは導入していくことに決めた」と清水社長。アイルの担当者による「最小限のカスタマイズからスタートして、自社のニーズに合わせて少しずつ機能を拡張していく方法もある」という説明に共感が持てたことも導入の後押しとなった。

導入の効果

業務スピードが上がり、1日2時間以上の時間外勤務削減。注文当日の出荷対応も可能に

2014年3月の導入決定から、約1年。綿密な打ち合わせとシステムの設計を経て、2015年5月に「アラジンオフィス」が稼働した。稼働後は、生産管理と販売管理が連携したことによって、本社と工場がリアルタイムに情報共有できるようになった。面倒な入力作業やデータの煩雑なやり取り、データが送付されてくるまでの待機時間がなくなったことで、時間外勤務が大幅に削減。「導入前は、17時終業にもかかわらず、受注データの集計や売上の処理に18時半ごろまでかかっていた。また、売上金額が確定するのも翌日だった。それが、現在は16時にはほとんどの事務作業が終わる。工場でも、以前は本社から受注データが届くのが16時で、それを待って出荷作業をスタートしていた。現在は受注状況が正確に把握でき、リアルタイムに処理できるので、16時半に作業が終わっている」と清水社長。

作業が効率化されたことで出荷スピードが速くなり、以前までは受注日の翌日出荷だったバラ注文も、当日出荷が可能になった。「当日出荷も、当初は当日の朝11時までの注文としていたのを、さらに広げて現在はお昼いっぱいまで受け付けている。ケース注文に関しては、15時まで受付が可能になった」と話す。

取引先に対してより親切なサービスが可能になり、同社もさらに積極的に受注を取っていこうという社内の気運が高まっているという。

事務・営業担当が優先度の高い業務に専念。システムの費用対効果に満足

システムを導入したことで、データの入力作業など営業事務に関わっていた人員を生産部門へと再配分できるようになり、生産強化を図れている。清水社長は、「本社と各事業所の事務要員を7名から4.5名体制に、工場の生産管理要員を7名から5名体制にすることができ、システム導入の投資額に見合う効果は十分に得られた」とほほ笑む。

さらに、営業が本社へ提出するために各自で売上実績をカウントして、手入力で集計していた売上報告書も不要となった。「アラジンオフィス」で全国の各事業所の売上集計ができるようになったからだ。「導入後は、営業から売上報告書を提出してもらうのではなく、私から各営業に対して実績を発信している。売上の集計や実績報告書の作成など、営業に課せられていた面倒な作業負担がなくなり、本来の営業活動に専念できる環境を整えられた」と清水社長は語る。

今後の展開

“余計な提案”をしないアイルを信頼し、コーポレートサイトのリニューアルも依頼

アイルのサポート対応について、清水社長は「わからないことがあっても、9割は電話一本でスピーディーに解決する。問合せのたびに窓口の方に事細かに状況を伝えなくても、問合せ対応の履歴からこちらの状況をすぐさま把握してもらえるので待たなくて済む」と話す。

2019年2月に完成したコーポレートサイトのリニューアルをアイルに依頼したのも、これまでのアイルの提案スタイルや素早いサポート対応への信頼感と安心感からだ。「私の中で、アイルはもともと的を射た提案をしてくれる会社という認識があり、サイト制作の件も私から依頼した。当社の業務内容はすでに知り尽くしてくれているため、一から説明する必要もない。本当に必要なことだけに絞って提案してくれ、逆に『これはやらない方がいい』と不要なものははっきり教えてもらえるので、頼りになる」と振り返る。

「少子化や自動車離れ、技術革新など、塗料メーカーを取り巻く環境は変化してきている。だからこそ、あえてシンプルにやるべきことを絞り、より専門性を高めていくことで企業力を強化していく」と清水社長。そのためにも、近いうちに「アラジンオフィス」をカスタマイズしてシステムを拡張し、さらに業務を効率化させ、会社基盤を強化していく考えだ。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。