手すり（手摺）金具、キャスター、玄関椅子などの製造販売の導入事例｜株式会社内外様　システム導入事例

経営戦略に生かせる在庫帳票や、支払条件の自動振分を
実現。属人的な業務がなくなり、取引先対応も素早く

導入の決め手

金物業に適した、細かい機能の充実さがポイントに

床を傷つけずに省力で椅子や棚を移動できるキャスターを国内で初めて開発し、現在も約7割のシェアを誇るのが、内外だ。キャスター以外にも、手すりや昇降テーブルなど、さまざまなインテリア関連用品を取り扱う。オリジナル機能の開発にも注力しており、1か所のキャスターをロックすれば四方がロックされる「集中ロックキャスターFORTE（フォルテ）」や、折り畳み収納椅子「OLISU（オルイス）」などをはじめ、2017年時点で81件の特許を取得。「OLISU」は “椅子なのに脚がない”という利便性に加え、耐久性とデザイン性にも優れ、医療・介護現場や飲食店の待合スペース、一般家庭の玄関などで重宝されている。

管理する対象の部材は約3万点に及び、在庫管理には苦労を強いられていた。以前はオフコンを使用していたものの、在庫の動きがリアルタイムに見えずExcelを駆使していた。棚卸の把握にも2、3日掛かっていたという。管理本部本部長の西口毅氏は、「商品の特性上、在庫のサイクルも早いため、適正管理のためのシステム化は必須だった」と振り返る。

大手企業を含む数社のシステムを比較した中で、アイルの「アラジンオフィス」は金物業への十分な導入実績をもとに細かい機能まで充実しており、使いやすさとコストのバランスが最適だった。その頃、金融機関からの紹介など、アイルの名前を聞くことが重なったという西口氏。「アイルは確かだと感じた。何か引き付けられる縁があったのだと思う」とほほ笑む。そして、2014年に「アラジンオフィス」の導入を決定した。

導入の効果

経営戦略に必要な情報が集約された、独自の在庫帳票が完成

システムを導入後は、商品ごとの売上・粗利・仕入金額・在庫情報を一覧で参照できるようになった。商品の動きがリアルタイムに見え、自社の売れ筋商品や市場のニーズが分かる。売れていない商品に時間を掛けずに済み、営業戦略や開発計画にも活用できている。西口氏は、「単なる在庫帳票を超えた、あらゆる商品情報を一元化して見られるよう独自のカスタマイズを加えた『マーチャンダイズレビュー』を開発した。経営層であれば誰でも見たい管理資料になっていると思うので、広めてほしいくらい」と話す。また、ハンディターミナルを導入したことで、2、3日掛かっていた棚卸作業も数時間で終わるようになった。

さらに、売上データもリアルタイムに取り込めるようになった。以前まで出荷後でないと見られなかった上、同社は管理本部の事務所がある本館と、倉庫がある分館が徒歩数分の場所に離れており、情報のタイムラグが生じていた。現在は、検品データと同時に売上データもシステムに取り込まれるよう、カスタマイズした。「以前は月次決算が1か月遅れになることも多かったが、現在は月始めの2日・3日頃には締められている」と、西口氏はその効果を語る。

「手形」「半金半手」など場合により異なる支払条件を、システムで自動振分

支払管理の効率化も大きい。得意先や金額により、「手形」や「半金半手」など支払条件が異なるが、以前は手作業で伝票ごとに調べながら振り分けていた。「売り・買い・仕入・相殺がある上、振込手数料を引くか引かないかなども異なり、支払処理にいたるまでの時間がとにかく掛かっていた」と西口氏。現在は、これらの支払条件をシステムに一度登録すれば自動で振り分けられようになり、作業時間が大きく短縮された。

管理本部課長代理の西井英典氏は、「入金消込機能も便利。入金入力と連動して、売上伝票単位で未回収の管理ができる。以前までは得意先と自社の計上タイミングが異なると、金額が合わずに混乱することがあったが、現在は回収漏れがなくなった」と話す。

西口氏は、「今までは、これらの事務作業に時間をとられるのを非常にもったいなく感じていた。現在は、浮いた時間を生産性やサービスの付加価値を高める業務に充てられている。システム導入の大きな目標を達成できたと実感している」と語った。

属人的な業務がなくなり、取引先への対応がスピーディーに。営業活動も効率化

システムで情報を全社に共有できていることで、取引先への対応も素早くなった。商品情報には、その得意先・仕入先の情報や対応に関する特記事項などを集約できる。今までの紙のファイリングを全てデータ化でき、属人的だった取引先対応がオープンになった。西井氏は、「取引先からのお問い合わせに誰でもその場で答えられる体制になり、折り返しのご連絡でお待たせすることはなくなった」と話す。そのため、新たに「クライアントサービス」と称した営業事務専門の部署を立ち上げたという。今まで営業担当者がやっていた取引先対応や見積関連を同部署が担うことで、営業担当者は営業活動に効率的に取り組めている。

また、受注情報がリアルタイムに参照できることで、出荷の準備も前倒しで可能になった。急ぎの要望にも余裕を持って対応できている。「出荷スピードが早くなったので、得意先からもありがたいというお声があった」と西井氏は話す。

今後の展開

サポート体制に安心。心強い、愛着あるシステムをさらに成長させていく

アイルの対応について、西口氏は「サポート担当者の方々がいつもスピーディーに対応してくれて本当に助かる」と実感をこめる。「電話で上手く伝えられないときも、遠隔操作で画面を共有できるので安心。サポート体制がしっかりしており、アイルにして良かったと思っている」と顔をほころばせる。西井氏は、「もしシステムに何かあれば、自社だけでなく得意先も困らせてしまうので、スムーズに使えて安心」と話す。

同社はシステムの稼働後も、より有効活用するための社内会議を定期的に開くなど、システムのブラッシュアップを積極的に進めている。今後はより在庫帳票を見やすくするほか、見積書と原価データの連動や、在庫のロット管理なども検討しているという。西口氏は、「振り返ると、一歩一歩着実に課題を解決していけた。心強いシステムで愛着もあるので、まだまだ生かしていきたい。我々のシステムが成長することで、アイルの成長にもつながれば」と語る。

同社は単なる「ものづくり」ではなく「付加価値づくり」を目指し、使用者の使いやすさと施工者の施工のしやすさにこだわっている。管理面でもアイルとともに成長を続け、より人に優しい商品の提供に生かしていく。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。