食器業界システム導入事例：株式会社ナガヨ様　システム導入事例

コストを抑えながら自社業務に最適なシステムを構築！
誰でも使えるシステムで、残業時間の削減や売上強化へ。

株式会社ナガヨは昭和40年創業、業務用厨房用品などを取り扱う卸売販売企業。食器レンタルのパイオニアとして長年実績を重ねている。取扱商品点数が多いため負荷のかかる業務管理を簡素化すべく、システムを入れ替えた。自社の業務に適したシステムを構築することで、業務負荷の軽減を実現している。

導入の背景

システムに合わせて人が動いており、不便に感じていた

前システムのリース切れが近づいていたことが、システム更新のきっかけであった。前システムはパッケージシステムであったため出来ることが限られており、自社の業務にはフィットしていなかった。「システムに合わせて人が動いていた。そのため時間的コストもかかっていた」と総務・管理部本沢氏は語る。

またハードとソフトの保守体制が別々となっていた点も、不便に感じていた要素の一つ。障害発生時に窓口が分かれていることに煩わしさを感じていたため、システムの入れ替えの検討を始めた。

選定時には「コスト」と「人」の部分を重視

システム選定時まず重視したのは、自社の業務フローに合うかどうか。アイルのシステムはパッケージシステムを基本とし、必要な機能だけカスタマイズで追加できるため、コストを抑えながらも自社に最適なシステム導入ができた。前システムは必要のない入力項目が多く、使っていない機能も多かったため、割高に感じていたという。

結果的に最も重視したのは「人」の部分。もちろん機能面も重要だが、その機能も「人」が使うものであるし、導入に至るまでも「人」が関わる。提案段階で、電話やメールのみでやり取りをする会社もあったが、「顔が見える安心感は大事」と本沢氏。

「その点アイルはフットワークが軽く、ちゃんと足を運んでいた」。システムは入れて終わりではなく、使いこなせて始めて価値がある。導入後のサポートなども考えると、その会社の営業スタイルやシステムに対する考え方なども含め、「人」の部分を重視して選んだ。

導入の効果

誰でも使えるシンプルなシステム構成により情報共有、対応スピードの向上

新システム「アラジンオフィス」を導入し、業務の効率化が実現できたと本沢氏は語る。「自社の業務フローに合わせたシステム構築ができたため、効率が上がった」。

システムがシンプルで使いやすいため、担当者のみならず誰でもシステムが使えるようになったことも、業務効率化につながった。それまで社内オペレーターに頼んでいたデータ出力や登録作業なども、営業が自分でできるようになり業務がスピーディになったという。

誰でも使えるという点では、営業本人しか分からない売上などがなくなり、誰でも同じ情報を共有できるようになった。システム上にある履歴や実績であれば検索して調べられるため、得意先からの問合せに誰でも対応できる。問合せの電話でも、それまでは一旦折り返しにすることが多かったが、今は担当者でなくてもパソコンで調べながら問合せの対応ができるようになった。直接言われたわけではないが、得意先に対しての出荷スピードは上がったと感じている。

商品登録時の「リピート機能」も便利な機能。サイズ違いなどの似たような商品を登録する際は、元の商品データをリピートして使い、商品コードやサイズのみを書き換え別商品として登録ができる。「前のシステムではサイズ違いの商品といっても１から登録していたため、ずいぶん登録作業が楽になりストレスなく作業が進むようになった」と本沢氏。

見積り作成作業などを省力化、残業時間 1.5時間/日 の削減につながる

残業時間の削減も、目に見える導入成果の一つ。特に事務作業の多い日や繁忙期の残業が減った。「一人当たり1日1時間半くらい残業時間が削減できたのは大きい」と捧社長は導入効果を語る。「社員が辞めた後、新たに採用しなくても業務を回すことができている」とのことであり、業務がスリム化し無駄な作業が減ったことを表している。

見積作成も以前より時間がかからなくなった。Excelシートを工夫した成果もあるがシステムも効果をもたらしている。システム上にある過去の見積を検索、修正して出せるようになり、スピーディな対応ができるようになった。

システムを上手く活用すると、無駄な業務を省くだけではなく、データを蓄積でき次へ活かせることもメリットだと捧社長・本沢氏は感じている。手書きだとその場だけのための作業となってしまうが、システムは入力を積み重ねるとデータを次に活かすことができる。

今後の展開

社外からのアクセス対応、WEB受発注など更なる効率化で売上強化へつなげていく

システム導入により業務負荷の削減を実現しているが、更なる効率化を次のステップとして考えている。１つは社外からでもシステムにアクセスできるようにすること。営業担当者が出先で見積書・資料などをその場で作成したり、過去販売履歴を検索したりすることで、業務のスピードアップを図ろうとしている。

もう１つは、WEB受発注システムの活用。導入の予定はまだないが、ゆくゆくはWEB上で受発注を行うことで、事務作業を軽減させたいと本沢氏は語る。WEB上での受発注は得意先・仕入先にとっても効率化となるため、その点でも実現させると効果は大きい。

対応スピードが上がることは売上アップにつながると本沢氏は考える。スピードアップは競合他社との差別化につながるためだ。システム活用により対応の迅速化・正確化を行うことで、売上を強化していく。

戦略的なシステム活用で経営を強化

株式会社ナガヨは販売部とレンタル部に事業が分かれおり、現在システムはレンタル部には入っていないが、販売部と同じシステム「アラジンオフィス」の導入に向けて準備中である。販売部・レンタル部を同じシステムで統一させることで、全社的な数字が統合しやすくなる。それにより、全社の数字データをもとに、どう売上アップにつなげるか、より戦略的に考えることができる。システム活用により業務の効率化を図るのみではなく、データの分析・対応の迅速化により売上強化へとつなげるつもりである。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。