業務用イス及びテーブルの製造・販売の導入事例｜株式会社オーツー様　システム導入事例

本社と工場のスムーズな連携と意識改革を実現。
大量に手書きしていた工程表の作成が、ワンクリックに

導入の背景

アイルと他社の違いは、徹底した業務ヒアリング

オーツーが大阪府八尾市に構える本社オフィスは、明るいフローリングにカラフルな椅子や北欧風のソファが映え、機能性とともに洗練さとあたたかみがある。これらの椅子やソファは同社の商品。同社は企業や飲食店、商業施設などに椅子・ソファやテーブルを提供している。輸入品を扱うほか、顧客企業の要望に合わせたオーダーメイド品を、本社に隣接した工場で製造。「世の中にないものは創り出す」というコンセプトを掲げ、企画から製造の全工程、販売までを一気通貫で手掛けている。本社はオフィス兼ショールームとして、2018年に改築。製造の過程から商品の活用イメージまで、トータルで見せられる環境を整えた。

受注生産の管理は煩雑だが、同社は以前まで販売管理のみシステムを使用し、生産管理はアナログだった。生産管理のシステム化と、生産・販売管理の連携を目指し、2015年にシステムの入れ替えを検討し始めた。OA機器で付き合いのあるシステム会社など複数社を比較した中で、アイルの「アラジンオフィス」を選定。

導入の決め手

その決め手は、「他社より格段に深い業務ヒアリング」と、梶原弘隆社長は振り返る。「正直、価格は他社でもっと安いところもあった。でもアイルは、こちらが機能に合わせるのではなく、業務の流れを崩さないシステムの構成を念頭に置いてくれた」と話す。取締役管理部長の辻村由吏氏は、「アイルの営業担当者は、社員よりも業務に詳しいのではないかと思うくらい。業務フローを深く理解していないと作れない提案書に驚いた」と話す。取締役の中島有紗氏は、「『この部分はもっとこうできるのでは』などの改善提案をもらえ、現在の業務を見直す機会になった」と話す。また、「多機能の生産管理システムも見たが、自社には販売管理メインの『アラジンオフィス』に、カスタマイズで生産管理機能を加えるのがマッチしていた」と振り返った。

導入の効果

工場の生産進捗と負荷状況を可視化。工場スタッフのモチベーションアップも目指す

生産管理は初のシステム化で苦労もあったというが、アイル担当者への信頼は厚い。梶原社長は、「アイルのエンジニアは噛み砕いて説明してくれる。誰が営業なのか区別がつかないくらい、誰もが堅苦しくなくコミュニケーションがとりやすい」と実感を込めた。

2017年に「アラジンオフィス」へのシステム入れ替えが完了。以後は、販売管理と生産管理が連携した。以前まで工場スタッフは、作業に掛かった時間を工程指示書に書き込み、完了した作業に線を引き捺印することで生産進捗を記録していた。そのため、本社でリアルタイムに進捗を把握できないだけでなく、「次第に工程指示書が書き込みだらけになり、混乱の元になっていた」と辻村氏は話す。

現在は、工場スタッフが現品票のバーコードを読み取れば、該当の工程が完了した旨がシステムに表示される。中島氏は、「システム上で企業名を検索すれば、出荷日や生産進捗を一目で見られるようになり、自分が手配していない顧客企業からの進捗確認や納期変更の問い合わせにも素早く回答できる」と話す。

工場の負荷状況も可視化された。工程班ごとの負荷がグラフで参照でき、人員・業務振分の参考になる。「見るのが日課になっている」と辻村氏。梶原社長は、「いずれは班ごとの売上も可視化していきたい。適切な人事評価につなげて、工場スタッフのモチベーションになれば」と語った。

毎日大量に手書きしていた工程表の作成を、ワンクリックで実現

「アラジンオフィス」の導入後、手書き作業は一切なくなった。同社は以前まで、全体の工程指示書と商品ごとに貼る現品票を、1人の業務担当者が大量に手書きしていた。「担当者は書きすぎて腱鞘炎になってしまったこともある」と梶原社長は話す。

現在はシステムに受注入力すると、自動的に製造日程や工程、材料発注などの指示書が作成されるようにシステムをカスタマイズ。業務担当者の負荷は大幅に削減された。

同社の成功の背景には、年数をかけ、段階を追った業務改変がある。梶原社長は、「手書きもしていなかったところから、コンサルタントに相談しながらまずはアナログで生産管理を始めた。一通り経験してきた積み重ねが、『アラジンオフィス』の適切なカスタマイズにつながった」と語った。

スムーズな情報共有が、ミスの防止や意識改革に

管理のベースが紙からシステムになったことで、社内の連携もスムーズになった。辻村氏は、「今まで工程やスケジュールの変更があれば、その都度全ての工程表を書き直さなければならず、全部署を修正して周っていた」と振り返る。現在は納期や工程の変更も、システムのデータを修正すれば全社が即時に最新情報を参照でき、伝達漏れや認識違いを防げている。また、仕入商品の入荷状況も一目で分かるため、「仕入商品のトラブルも事前にチェックでき、お客さまに迷惑を掛けずに対処できる」と梶原社長は話す。

全社や個人の詳細な実績データが参照できる効果も大きい。以前は手探りにExcelで集計していたというが、「今は、分析データを自由に集計してグラフを出力できる『汎用集計表』が活躍している」と中島氏。

さらに、以前は計上するまで見られなかった売上データが、現在は受注入力した時点で見込売上として見え、目標に対する進捗が分かるため戦略もたてやすい。

実績のリアルタイム共有は、営業担当者の意識改革にもつながった。梶原社長は、「営業個人のリアルタイムの実績を見込決定率まで詳細に見られるようになったので、社内で『誰々に抜かされた！』などの会話が飛び交うようになった。『アラジンオフィス』画面にあるメッセージ表示機能を活用して、営業順位をリアルタイムに共有したりしている」とほほ笑んだ。

今後の展開

オリンピックと「働き方改革」需要に、万全の態勢で臨む

2020年の東京オリンピックに向けた建築ラッシュや、「働き方改革」によるオフィスのカフェ化などが追い風になり、2018年現在注文が相次いでいる同社。梶原社長は、「管理をより強化し、システムも随時ブラッシュアップしたい。万全の体制でオリンピックまでフル稼働させていく」と語る。

同社は今後も、システムの活用により本社・工場スタッフが連携し、無駄な労力を削減しながら、顧客企業の心地良い空間づくりを叶える商品提供に全力を注いでいく。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。