缶バッジやキーホルダー等のアクセサリー雑貨の製造・販売の導入事例｜株式会社ダイキ様　システム導入事例

受注入力画面のカスタマイズによって業務を効率化。
一人当たりの作業効率45％アップを実現。

導入の背景

手書きによる重複作業や転記ミスが問題になっていた

株式会社ダイキは1967年創業、缶バッジやキーホルダー等のアクセサリー雑貨の製造・販売を行っている。オリジナリティを追求し、継続的な商品開発に取り組むことで、特に品質や提案力において大手有名企業などから高い評価を得ている。

基幹システムの見直しを検討したのは2013年のこと。それまでは営業が手書きで受注伝票と加工指示書を起こし、事務員がパソコンへ入力していたが、手作業による転記ミスや見落としが後を絶たなかったという。毎月2回土曜日に会議を開き、漏れがないかのチェックや営業への指導に時間を割いていたが、なかなか改善しなかった。システムの利便性も低く、重複作業が発生する非効率な業務フローも大きな問題になっていた。

導入の決め手

見積の明快さが他社との最大の違いだった

新システムの選定は、柔軟なカスタマイズが可能なこと、近隣にサポート拠点があること、といった条件から早々に2社に絞り込み、アイルともう一社を比較する形で進められた。どちらも導入実績が豊富なシステム会社だったが、商談の進め方には大きな違いがあった。そう語るのはシステムの選定に当たった営業課の古根川氏。

「最大の違いは見積書の作り方だった。他社は、システム一式で1,000万、特別値引きマイナス200万といった大雑把な金額提示だったが、アイルは、細かいカスタマイズについても機能ごとに金額を提示していた。費用対効果を考えて機能を取捨選択することができ、これとこれを両方カスタマイズするならいくら値引きできる、といった明快な案内があって納得しやすかった。これならシステム導入後に追加カスタマイズが発生した場合も安心だと感じた。」

一方、不明瞭だった他社のカスタマイズ金額に対して説明を求めると、納得のいく回答がもらえないまま数百万円単位で値引きをされ、逆に不信感が強くなったという。「アイルの提案の方が業務への理解が深く的を射ていた。会社の体制に信頼感が持てた」と古根川氏。

導入の効果

自社向けに作り込んだシステムによって、大幅な業務効率化を果たす

2014年8月、基幹システム「アラジンオフィス」を導入。ダイキの商品はその特性上、受注から加工までの間に仕様変更が度々発生する。受注時の情報と加工指示をかける際の情報が一致せず、何度も手書き伝票での連絡が必要になることが、転記ミスや伝達漏れを引き起こしていた。これに対し、新システムは受注入力画面を大幅に変更し、同一画面で加工指示入力を行えるようにカスタマイズ。情報を一画面に集約して管理することで、人為的なミスが起こりにくい仕組みを構築した。また、営業が直接システムへ受注入力・加工指示入力をするようにしたことで、事務員が入力する手間や転記のミスも無くすことができたという。

過去の売上情報を誰でもシステムで確認可能になったことで、担当営業ではない事務員が顧客対応できるようになったことも大きい。営業課課長の芦田氏は「それまでは電話対応のために営業が常に一人は社内にいなければならなかったが、事務員が営業サポート化することで自由に外出できるようになった」と話す。

このように、一人当たりでこなせる業務量は飛躍的に増え、システム導入前は営業9名、事務員4名だった体制が、導入後は営業7名、事務員兼営業サポート4名となった。人手不足だった生産部に営業経験を持つ人員を配置でき、製販の連携強化にも寄与しているという。

「『アラジンオフィス』導入後に売上高は20％以上増加している。しかもそれを導入前より少ない人数でさばくことができており、一人当たりの作業効率は45％増加している計算になる。月2回行っていた会議もシステム導入後は不要になった。毎回約20名が参加していた会議だったので、それだけでも毎月80時間以上の節約になっている」と古根川氏は話す。

また、システムの安定稼働にはアイルのコールセンターが欠かせなかったという。「何度でも質問できるため、運用を従業員各自に委ねられた。もし回数制限があれば社内で内容を取りまとめてから聞くことになり、管理に手間がかかっていたと思う」と古根川氏。

今後の展開

可視化された問題を解消し、会社の基礎体力向上を図る

同社は今後、東京での営業活動に力を入れていく方針だ。基幹システムを「アラジンオフィス」に切り替えたことで、他のシステムとの連携が行いやすくなった。社内で活用しているスケジュール管理、顧客管理システムなどを基幹システムと連動させることで、さらなる効率化を狙っていきたいと話す。またホームページもアイルに依頼して刷新しており、それを拡張してWeb受注の仕組みを構築する準備を進めているとのこと。古根川氏は、「基幹システムの見直しによって、社内の様々な問題が見える化された。これらを一つ一つ解決していくことで会社としての基礎体力を向上させ、より一層お客様の要望に応えられる会社作りを目指したい」と語った。

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。