エクセルで在庫管理を行う際のポイントは？メリット・デメリットについても解説

在庫管理とは

在庫管理とは、商品の入庫や出庫、保管の状況を把握し、適切な在庫量を維持するための業務を指します。企業においては、在庫管理を効率化することで、物流コストの削減や業務の最適化が期待されます。

適正在庫の確保は、在庫管理の重要な要素の一つです。過剰在庫は保管コストの増加を招き、在庫不足は販売機会の損失につながる可能性があります。これらのリスクを抑えるため、正確な在庫記録と適切な管理手法が求められます。

エクセルで在庫管理を行うメリット

エクセルは、在庫管理において手軽に利用できるツールの一つです。特に小規模事業や自営業者において広く使用されています。

コストを抑えられる

エクセルで在庫管理を行う最大のメリットの一つは、導入コストを抑えられる点です。エクセルは多くの企業で標準的に導入されており、新たに専用の管理システムを導入する必要がないため、システムの導入費用や月額利用料が発生しないケースが多いです。また、新たなシステムの使い方を習得するためのトレーニングや設定に費やす時間も削減できます。小規模な在庫管理においては、エクセルの活用は経済的だといえるでしょう。

作業効率化が実現できる

エクセルの関数やマクロ機能を活用すれば、在庫データの自動計算や更新が可能です。例えば、SUM関数を使って総在庫数を算出したり、IF関数で発注点を設定したりすることで、在庫管理や発注管理に関する作業時間を短縮できます。エクセルは目的に応じたテンプレートをWeb上で入手することもできるため、初心者でもスムーズに在庫管理を始めることができます。

エクセルで在庫管理を行うデメリット

導入がしやすく作業の効率化も図れるエクセルでの在庫管理ですが、デメリットもあります。

人的ミスが発生しやすい

エクセルで在庫管理を行う場合、データ入力や関数設定を手作業で行う場面が多く、人的ミスの発生が避けられません。例えば、数値の打ち間違いや不要なデータの削除ミス、入力漏れなどが頻発する可能性があります。コピー＆ペーストなどの操作ミスによって、過去のデータが誤ったデータで上書きされるリスクもあります。
また、在庫管理表に多くの関数を使用していると、誤った数式設定による計算ミスも発生します。入力者に関数の知識がない場合、気付かないうちに数式を消したり書き換えたりといった事態も起きかねません。
一見小さなミスに見えても、在庫データは他の業務とも密接に連動しているため、単純なミスが大きなトラブルに繋がることもあります。

データ量が増えるとエクセルが重くなる

エクセルは手軽に利用できる一方で、データ量が増えると動作が遅くなり、管理が煩雑になることがあります。特に、多品種を扱う企業や管理項目が多い企業ではファイルサイズが大きくなり、開くのに時間がかかる、検索に手間がかかる、保存エラーが出てしまうといった問題が発生しやすくなります。

リアルタイムで状況を把握できない

エクセルは基本的に手動でデータを更新するため、リアルタイムの在庫状況を把握することが困難です。そのため、最新の在庫情報が反映されるまでに時間がかかり、発注や出庫の判断が遅れる可能性があります。特に在庫変動の激しい業種では、情報の遅れが業務に影響を与えることもあります。

エクセルの機能にある「共同編集」でファイル共有をすることもできますが、マクロの使用が制限されるなどの機能制限があるほか、エクセルのバージョンが古い場合は使えない、変更などの反映にタイムラグが生じるなどのデメリットもあるため注意が必要です。

エクセルで在庫管理を行う際のポイント

在庫管理表の運用ルールを定める

エクセルで在庫管理を行う際には、運用ルールを明確にすることが重要です。商品名や在庫数、入庫日、出庫日などの項目を統一し、関係者全員が一貫して運用できるようにします。
また、入力ミスを防ぐためにテンプレートやドロップダウンリスト、データ検証機能の活用も有効です。関数を適切に利用することで、データ入力の効率化と正確性を確保できます。

在庫管理表のバックアップを残しておく

エクセルを利用して在庫管理を行う場合、データが破損したり、誤って削除されたりしてしまう可能性があります。そのため、定期的に在庫管理表のバックアップを作成しておくことが不可欠です。
年度ごとや月単位でバックアップを保存することで、過去の在庫データを確認したいときにも迅速に対応できます。クラウドストレージや外付けハードディスクを活用してバックアップを二重化するのも安全性を高める方法です。

クラウド版のエクセルを使う

クラウド版のエクセル（Microsoft 365）を活用すると、複数の担当者が同時にデータを更新できるため、管理の効率が向上します。また、自動保存機能が備わっているため、万が一のデータ損失を防ぐことができます。さらに、アクセス権限を設定することで、不要な編集や誤操作を防ぐことも可能です。
ただし、クラウド版にはインターネット環境が必須であり、通信状況によっては作業が遅延することがあります。また、無料プランでは機能に制限がある場合もあるため、必要に応じて有料プランの利用を検討する必要があります。

効率的に在庫管理を行うためのポイント

ここまでエクセルを使った在庫管理についてご紹介してきましたが、在庫管理を効率化するためにはどのようなポイントに注意して行うべきなのでしょうか。エクセルでの在庫管理が最善なのかどうかもあわせて考えていきましょう。

定期的に棚卸を行う

効率的な在庫管理を行うためには、定期的に棚卸を実施することが大切です。棚卸を行うことで、実際の在庫と在庫データにズレが生じていないかを確認できます。これにより、入力ミスや記録漏れといった人的ミスを発見することが可能です。
また、在庫の過不足を把握できるため、無駄な在庫を減らし、管理コストを抑える効果も期待できます。特に商品数が多い場合は、スケジュールを立てて月次や四半期ごとなど周期的に棚卸を行う必要があります。

在庫管理システムを導入する

エクセルは手軽に在庫管理を行うことができるツールですが、データが複雑化してきた場合や、リアルタイム更新を必要とする場合には限界があります。より効率的な在庫管理を目指すなら、在庫管理専用のシステムを導入することを検討しましょう。
在庫管理システムでは、自動計算だけでなくリアルタイムの在庫更新、バーコードスキャンによる情報の即時反映などが可能です。また、仕入れや出庫など業務全体の管理が一元化されるため、業務効率が大幅に向上します。在庫のリアルタイム管理や自動発注機能など、エクセルにはない機能を活用することで、より精度の高い在庫管理が可能になります。
特に、規模が大きくなるほど在庫管理システムの導入メリットは大きいと言えます。事業の成長に応じて、より効率的な管理方法への移行を視野に入れることが重要です。

エクセルから在庫管理システムへの切り替え成功事例

化粧品の企画・販売を行うA社では、エクセルによる在庫管理を脱却し、在庫管理システム「アラジンオフィス」を導入しました。これにより、業務の一元管理が可能となり、システム連携を活用した自動入力で作業負担を大幅に削減できたとのお声をいただいています。
導入効果についての詳細は以下よりお読みいただけます。

まとめ

エクセルを活用した在庫管理は、コストを抑えつつ効率的に在庫を管理できる点が大きな利点です。しかし、一方で人的ミスやデータ量の増加に伴う動作遅延、リアルタイムでの更新が難しいといったデメリットがあることも理解しておく必要があります。

これらの課題を克服するためには、運用ルールの明確化や定期的なバックアップ、クラウド版エクセルの活用などがポイントとなります。
また、業務の規模感やデータ量が拡大した場合は、在庫管理システムの導入検討を視野に入れることをおすすめします。
在庫状況や事業規模に見合った適切なツールを活用しながら、在庫管理の精度と効率を高めていきましょう。

エクセルからの切り替え事例も多く持つ在庫管理システム「アラジンオフィス」の在庫管理機能については、以下より詳細をご確認いただけます。

エクセルから在庫管理システムへの切り替えにご興味をお持ちでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。