賞味期限管理を効率化する方法を課題や在庫管理システムの活用と合わせて解説

賞味期限管理の目的・重要性

賞味期限管理が適切におこなわれていないと、賞味期限切れのリスクが高まります。賞味期限切れの食品は廃棄するしかなく、食品ロスとなります。食品ロスは、食品事業者にとって直接的な利益損失となるだけでなく、地球環境に負荷をかける要因にもなります。
また、誤って賞味期限切れの商品を出荷、販売してしまうと、クレームや食中毒などの原因になる可能性があります。このような事故が明らかになると、取引先や消費者の信用を失い、経営は大きなダメージを受けるでしょう。利益を確保するとともに信用を守るため、また社会的責任を果たし環境負荷の低減に貢献するため、食品事業者には確かな賞味期限管理が求められます。

特に昨今の食品業界は、賞味期限管理に限らず、品質要求水準が高まっています。食品業界の課題については、以下の記事で詳しく解説しています。

賞味期限管理における課題

賞味期限管理における課題として、よく挙げられるのが以下の3点です。

• ヒューマンエラーの発生
• 作業負担の増大
• 在庫ロスの発生

ヒューマンエラーの発生

人手に頼った賞味期限管理をおこなっている食品事業者は少なくありません。しかし、賞味期限管理を人手に依存しすぎてしまうと、在庫管理表への日付の記入ミスや記入漏れ、日付の読み違いによる賞味期限切れ商品の見落とし、FIFO（先入れ先出し）の徹底不足やずさんな在庫管理による賞味期限切れなど、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。

さらに、賞味期限切れ商品が適切に廃棄されず、誤って出荷、販売されてしまうと大きなトラブルに発展する可能性があります。

作業負担の増大

人の手による賞味期限管理では、在庫として保管している商品の賞味期限表示を1点ずつ目視で確認する作業が発生します。広い倉庫にある商品の賞味期限を1点ずつチェックしていく作業は、決して少なくない時間と労力を要します。

また、取り扱っている商品が多い事業者ほど、賞味期限管理の作業負担は大きくなります。従業員の作業負担が大きくなることでヒューマンエラーが増加するなど、悪循環に陥っている食品事業者も少なくありません。

在庫ロスの発生

在庫ロスとは、過剰在庫や在庫不足が原因で、本来得られたはずの利益を失ってしまうことを言います。適切な賞味期限管理ができていないと、賞味期限切れの商品が発生しやすく、在庫ロスが生じやすくなります。また、品切れを防ぐために十分な在庫量を確保しようとすると、賞味期限切れによる在庫ロスのリスクが高くなります。

このように、賞味期限のある商品を扱う食品事業者は在庫ロスのリスクと隣り合わせです。賞味期限管理の精度によって、利益が左右されると言っても過言ではないでしょう。

賞味期限を効率良く管理する方法

賞味期限管理を効率的におこなう方法についてご説明します。一般的には、以下の4つの方法が挙げられます。

• 在庫管理のルールを設ける
• Excelの在庫管理表で管理する
• 賞味期限管理アプリで管理する
• 在庫管理システムで管理する

在庫管理のルールを設ける

在庫管理のルールを設けることで、賞味期限管理の効率化につながります。基本的なことですが、入庫時に古い商品を手前に出す、賞味期限によってラベルの色を変えるなど、古い商品から出庫するFIFO（先入れ先出し）を徹底するルールづくりは重要です。

また、賞味期限管理の状況を記録するルールや、賞味期限切れ商品の廃棄フローを定めたルールなども必要です。ルールとして規定することで、「やること」と「やらなくていいこと」が明確になるほか、従業員の意識向上も期待できます。

Excelの在庫管理表で管理する

Excel（エクセル）で在庫管理表を作成して、賞味期限管理をおこなう方法です。目視で商品の賞味期限をチェックして、賞味期限の日時をExcelの在庫管理表に入力していきます。入力の手間はかかりますが、Excelの並べ替え機能やフィルター機能を使うことで賞味期限切れの回避につながります。

ただし、Excelへの手入力が必須となるため、入力ミスや入力漏れが起きる可能性があります。また、データ量の増加やExcelのブック共有により動作が重くなるなど、Excelならではのデメリットもあります。

賞味期限管理アプリで管理する

賞味期限管理アプリとは、飲食店や食品販売店などの食品事業者が効率的に賞味期限を管理できるアプリです。スマートフォンやタブレットで商品の賞味期限を管理することができます。

機能はアプリによって差がありますが、一般的な賞味期限管理アプリは、商品のバーコードを読み取るだけで賞味期限を自動的に登録することができます。

在庫管理システムで管理する

賞味期限管理を効率的におこなうおすすめの方法が、在庫管理システムを活用することです。多くの在庫管理システムは、賞味期限管理機能を備えています。商品のバーコードを読み取るだけで、賞味期限をはじめとする商品情報が自動的に在庫情報として登録されるため、大幅な業務効率化につながるとともに、人手による入力ミスを削減できます。

また、賞味期限が近づくとアラートで通知したり、一覧表示したりする機能があるため、賞味期限切れ商品の発生や誤出荷を抑制できます。

食品業界向け販売・購買・在庫・生産管理パッケージシステム「アラジンオフィス for foods」は、前回出荷（入荷）した賞味期限よりも前の日付の古い賞味期限がを入力されすると自動的にアラートが発生するを発生させることが可能な生産日から賞味期限の期間を足した年月日を自動で算出できるので機能により、賞味期限管理の大幅な効率化と精度が向上しますが可能です。在庫管理システムをお探しの食品事業者様は、ぜひ「アラジンオフィス for foods」をご検討ください。

賞味期限管理に在庫管理システムを活用するメリット

一般的な在庫管理システムは、賞味期限管理機能を備えています。賞味期限管理に在庫管理システムを活用する主なメリットとしては、以下の3点が挙げられます。

• 適正在庫を保てる
• 業務効率化が促される
• ロット管理やロケーション管理がしやすくなる

適正在庫を保てる

在庫管理システムを導入すると、在庫の数量や賞味期限など、正確な在庫状況をリアルタイムで把握できるようになります。そのため、在庫の発注数や発注時期を適切に判断でき、適正在庫を保つことができます。

また、賞味期限が近付いている在庫を早期に発見し、販売促進や値下げなど、柔軟な意思決定によって在庫ロスを低減することも可能です。

業務効率化が促される

一般的な在庫管理システムは、ハンディターミナルを使用したバーコード活用が可能です。上述のとおり、在庫管理システムを導入すれば、入庫検品の際に商品のバーコードを読み取るだけで、賞味期限をはじめとする商品情報が自動的に在庫情報として登録されます。

アナログな賞味期限管理の場合、商品ごとにラベルを確認して賞味期限を手入力する必要があり、相当な作業負担がかかります。その点、在庫管理システムであれば目視チェックや手入力が不要になるため、業務効率の大幅な向上が期待できます。

ロット管理やロケーション管理がしやすくなる

在庫管理システムを導入することで、ロット管理やロケーション管理がしやすくなります。その結果、賞味期限管理だけでなく、入荷から出荷までの業務効率化を実現することができます。

ロット管理は、商品を特定のロットごとに追跡・管理することです。賞味期限が同じ商品や賞味期限が近い商品をまとめて管理できるため、古い在庫から優先的に出荷することができます。
ロケーション管理は、倉庫内の保管場所を管理することです。倉庫のどこに商品が保管されているかを把握できるため、賞味期限が近い商品を簡単に探せるようになります。

まとめ

食品製造業や小売業などの事業者が在庫ロスを防ぎ、利益を確保するためには、厳格な賞味期限管理が必要不可欠です。また、食の安全を守り環境保全に貢献するという意味でも、賞味期限管理は非常に重要な業務だと言えます。
人手不足の時代だからこそ、在庫管理システムを導入し、より効率的で正確な賞味期限管理をおこなっていきましょう。

在庫管理システムとはどのようなシステムなのか、特徴・機能について知りたい方向けの詳しい解説、および食品業界向けに特化した在庫・販売管理システム「アラジンオフィス for foods」については、以下よりご覧ください。