切削工具・電動工具・機械工具の総合問屋の導入事例｜滝川物産株式会社様　システム導入事例

見積・受注の管理をシステムで一元化。データの社内共有が可能になり、スピーディーな顧客対応を実現。

導入の背景

1946年創業、愛知県名古屋市に本社を構える滝川物産は、ヤスリを主体とする専門問屋として産声をあげた。創業から70余年を経て、今では時代の要請に応えるべく、切削工具、作業工具、電動工具、研磨布など、モノづくりに関するありとあらゆるアイテムを扱う問屋として、業界で無くてはならない存在となっている。

多くの商品を取り扱う同社では、業務管理にシステムを活用していたが、以前のシステムでは「問い合わせがつながりづらい」などサポート面に不安があり、契約更新のタイミングで「アラジンオフィス」の導入を検討した。

導入の決め手

属人化したExcelでの見積・受注管理が課題。データの共有化を目指す

数社のシステム会社を比較し、プレゼンテーションを受けたうえで、2021年に「アラジンオフィス」を選定した。サポート面での安心感や、自社の業務にあわせたカスタマイズができることが決め手となった。

矢野社長は、「見積・受注のデータを、社内でスムーズに共有できていないことが大きな課題でした」と振り返る。「以前は、社員が各自で担当営業先の見積をExcel管理していました。それぞれのパソコンにデータが格納されているため、それを第三者が確認したいときはその社員のデスクまで出向いてチェックしたり、紙で出力してもらってチェックしたり、アナログな対応による手間が発生していました」と話す。
「アラジンオフィス」の導入を機に、見積・受注をシステムに入力してデータを一元管理することで、社内でのスムーズな情報共有の実現を目指したという。

導入の効果

見積・受注データの共有化で、よりスムーズな顧客対応を実現

見積・受注データの共有化を目標としていた同社。「アラジンオフィス」導入後の効果について、矢野社長は、「『誰がどのお客さまへ、いくらでこの商品の見積を出しているのか』といった情報が、見積提示の段階から全社的に共有できるようになったので、とても便利になりました」と語る。

さらに、「お客さまから『こういう見積をもらったのですが・・・』と問い合わせがあった際に、担当者が不在でもすぐ対応できるようにしたいということも課題だったので、情報をスムーズに共有できる『アラジンオフィス』の導入は、当社にとって非常に大きなメリットでした」と笑顔をみせる。

カスタマイズ機能「単価問い合わせ」で、複雑な単価情報を一覧で参照可能に

同社向けにカスタマイズされた「単価問い合わせ」機能も、業務で欠かせない存在になっているという。
「工具卸業界の特性として、ひとつの商品にもさまざまな単価情報があります。各担当者がスムーズに参照できるよう、『商品』と『得意先』を入力すると、『定価・上代単価・得意先単価・仕入単価・在庫単価』などの情報を一覧で確認できる画面を、カスタマイズで作ってもらっています。拠点ごとの在庫数もあわせて確認でき、業務になくてはならない機能です」と語る。
標準パッケージの機能だけではカバーできない部分も、業務にあわせたカスタマイズができることによって、業務によりフィットする使い勝手になっているという。

データを活用し、適正な在庫数の指標に。スピーディーな納品を実現

また、システムに入力したデータを活用しやすいことで、在庫管理の面でも効果が出ているという。
「当社では、過去の売上データなどをもとに統計をとり、適正な在庫数を保つための指標にしています。以前のシステムでは、必要としていない項目もすべて出力されてしまい、データの集計をするたびに手間と時間がかかっていたことが課題でした」と振り返る。

「『アラジンオフィス』では、あらかじめ条件を設定しておけば、欲しい情報だけが、集計された状態で出力されるので、毎回スムーズに確認ができます。『今どの商品がどれだけ必要か』の指標にできるので、在庫切れを防ぐことができ、無駄な在庫を抱えることも減りました」と語る。システムで管理しているデータを分析に活用することにより、お客さまへのスピーディーな納品につながっているという。

アイテム数の多い工具卸業。商品名の「あいまい検索」で、検索が便利に

さらに、商品の「あいまい検索」機能も、便利に活用しているという。
矢野社長は、「以前のシステムは、メーカーを指定しないと、商品を検索することができませんでした。『アラジンオフィス』では、『どこのメーカーか忘れたけど、たしか登録していたはず』といった商品も、商品名の一部分だけで検索でき、とても便利でありがたいです」と話す。

「当社ではメーカー別に商品コードを登録しており、コードを指定しないといけないとなると、まずはメーカーの特定が必要です。しかし在庫は3~4万アイテム、商品コードの登録数は22万点ほどもあるため、商品を検索するのはとにかく大変だったんです」と実感を込める。

システム稼働後もつづく、サポート力を実感

アイルのサポート体制について、「以前のシステムは、問い合わせをしたくても担当の方と連絡をとりづらいことも多かったのですが、今は困ったらまずはサポートセンターに確実に問い合わせができるので、安心感があります」と話す。アイルでは全顧客のシステム情報を事業部内で共有しているため、直接の担当者が不在の場合でも、コールセンターで応対できる体制を整えている。

「サポートセンターの方もすごく勉強されていて、ある程度のことは窓口で解決していただいているので非常にありがたいです。また、業務の担当者も、分からないことがあれば自分から電話してその場で解決してもらっているようで、助かっています」と実感を込める。

今後の展望

今後の展望として、「次に実現したいのは、より正確な在庫の管理です。適正な在庫数を自動で発注し、入荷した商品を、倉庫管理の担当者が間違いなく所定の棚へ仕分けできる仕組みを模索していきたいです」と矢野社長は語る。
「アラジンオフィス」を活用し、より正確な在庫管理を実現することが、問屋業として肝心要となる“お客さまに正確かつスピーディーに商品をお届けできる体制”につながるという思いがあるという。

さらに「いずれ、当社もWebによる受注システムを活用することになると思います。24時間365日、パソコンやスマホさえあれば、いつでもどこでも当社の在庫や価格をチェックできるところまで持っていきたいと考えています」と語る。

同社は、今後もさらなるサービス向上をめざし、アイルと二人三脚で「アラジンオフィス」を活用して企業価値をいっそう高めていく。

アイル営業より

滝川物産さまでは、2021年より「アラジンオフィス」をご利用いただいております。元々は、現状ディーラーへのサポート面に不安を抱えているというところからご相談をいただき、お打合せがスタートしました。

工具業界は、同一商品でも商流によって単価が異なったり、リベートがあったりと、なかなかパッケージで対応できるシステムがなく、業界特有の対応が求められておりました。
また、ヒアリングを重ねていくなかで、担当者に属人化していた見積や受発注業務によって、お客さまからの問合せ対応にすごく時間がかかっていることが発覚しました。

そこで、業務全体を見直し、全員がシステムを使って、見積から売上までが一連の流れでつながるようにご提案させていただきました。
データの一元管理が実現され、お客さまへの対応もスピーディーにできるようになったとお聞きし、少しでも業務改善のお手伝いができたことを嬉しく思っています。

今後も、システム面で、在庫管理、WEB受注システムなど、業務効率化のお手伝いができるよう、関係者一同サポートさせていただきます。

（システムソリューション部/大橋）

※ 記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。

2023年6月3週号/名古屋機工新聞にて掲載